Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier: to spørsmål du ikke må blande

«Vi hadde det beste tilbudet, men ble avvist.» Det er en erfaring mange leverandører kjenner seg igjen i, og den svir. Slik vi ser det, er en vanlig forklaring at leverandøren har blandet sammen to ting som ligner, men som avgjør helt forskjellige spørsmål: kravene til deg som leverandør, og kriteriene som kårer vinneren. Her rydder vi opp i forskjellen, og viser hvordan du bruker den til din fordel.

To porter, to spørsmål

Et anbud har i praksis to porter. Den første er kvalifikasjonskravene: minstekrav til deg som leverandør, for eksempel økonomi, erfaring, kompetanse og systemer. De svarer på spørsmålet «er denne leverandøren i stand til å levere?». Den andre porten er tildelingskriteriene: pris, kvalitet, miljø og annet som poengsettes og vektes. De svarer på «hvilket tilbud er best?».

Logikken er fast. Oppfyller du ikke kvalifikasjonskravene, skal du avvises, uansett hvor godt tilbudet ditt er. Og motsatt: å være overkvalifisert gir ingen ekstrapoeng i tildelingen. Kvalifikasjon er i hovedsak bestått eller ikke bestått, mens konkurransen avgjøres av kriteriene.

Ett unntak er verdt å kjenne til. I konkurranser med prekvalifisering, der innkjøperen begrenser hvor mange som får levere tilbud, rangeres de kvalifiserte søkerne etter egne utvelgelseskriterier. Da må du først være kvalifisert, deretter blant de utvalgte, og først så konkurrerer tilbudet ditt på kriteriene.

Hvorfor skillet finnes

Skillet kommer fra EU-direktivene som ligger under reglene om offentlige anskaffelser i hele EØS. På engelsk heter det «selection criteria» og «award criteria». Tanken er ryddighet: først siles leverandørene som kan gjøre jobben, deretter konkurrerer tilbudene deres på like vilkår.

Betyr det at samme forhold aldri kan dukke opp begge steder? Nei. Regelverket åpner for at samme dokumentasjon, for eksempel referanseprosjekter, brukes både i kvalifikasjonen og i tildelingen, så lenge det som vurderes er forskjellig. I kvalifikasjonen handler det om firmaet er i stand til å levere. I tildelingen må kriteriet handle om kvaliteten på det du faktisk skal levere i denne kontrakten, ikke om firmaet generelt.

Det tydeligste eksempelet er folkene. Organiseringen, kvalifikasjonene og erfaringen til bemanningen du tilbyr på oppdraget kan være et tildelingskriterium, forutsatt at kvaliteten på bemanningen har stor betydning for hvordan kontrakten blir utført. Da er det ikke firmaets historikk som teller, men laget du stiller med. Les konkurransegrunnlaget nøye, så ser du hvor innkjøperen har lagt hva.

Der mange snubler

• De gjenbruker firmapresentasjonen. Kvalifikasjonsdelen fylles med salgstekst, og svarene på tildelingskriteriene fylles med generell skryt av firmaet. Begge deler bommer.
• De dokumenterer minstekrav med entusiasme og kriterier med slurv. Kreftene brukes der det ikke deles ut poeng.
• De ser ikke hva som er hva. Et krav om «erfaring fra tilsvarende oppdrag» kan være et minstekrav, et tildelingskriterium, eller begge deler med ulikt innhold. Står det uklart i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, spør innkjøperen.
• De undervurderer skjemaene. Over EØS-terskelverdiene erklærer du kvalifikasjonene i ESPD-skjemaet, og feil der skaper fort trøbbel. Innkjøperen har lov til å be deg ettersende eller rette opp, men ikke plikt til det.

Slik disponerer du kreftene riktig

Les konkurransegrunnlaget i to runder. Første runde med ett spørsmål: hva må vi oppfylle for i det hele tatt å være med? Sjekk hvert kvalifikasjonskrav, og vær ærlig. Mangler dere noe, er det bedre å oppdage det nå. Andre runde: hva gir poeng, og hvor mye? Disponer tilbudet etter tildelingskriteriene og vektingen, og bruk mest plass der det er flest poeng å hente.

Erfaringen vår er at de flinkeste tilbudsskriverne gjør dette nesten mekanisk. Minstekrav besvares kort, presist og dokumenterbart. Poengene jaktes der de faktisk deles ut.

Kort oppsummert

Kvalifikasjonskrav avgjør om du får delta. Tildelingskriterier avgjør om du vinner. Hold dem fra hverandre, så slipper du både å bli avvist på en formalitet og å kaste bort de beste argumentene dine der ingen teller poeng.

Denne artikkelen er Cobriefs vurdering av regelverket og praksis, ikke juridisk rådgivning. Er du i tvil i en konkret konkurranse, bør du sjekke konkurransegrunnlaget og gjerne rådføre deg med en fagperson.

Vil du ha flere blikk på hvordan dere disponerer tilbudene? Vi i Cobrief tar gjerne en prat.