zelfrapportage

Zelfrapportage is een instrument voor contractbeheer waarbij leveranciers zelf rapporteren over de naleving van contractuele verplichtingen gedurende de uitvoering van een overheidsopdracht. Terwijl een eigen verklaring dient als voorlopig bewijs tijdens de aanbestedingsfase, vindt zelfrapportage plaats na gunning en contractsluiting, als onderdeel van het lopende contractmanagement.

Hoe werkt zelfrapportage?

De aanbestedende dienst stuurt een zelfrapportageformulier naar de leverancier, die vragen moet beantwoorden over de naleving van de contractuele eisen. Zelfrapportage heeft doorgaans betrekking op twee hoofdgebieden:

• Arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden: De leverancier rapporteert over de arbeidsvoorwaarden die hij zijn werknemers biedt. Op grond van de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Nederlandse Aanbestedingswet 2012 wordt van aanbestedende diensten verwacht dat zij adequate controles uitvoeren op de naleving, en zelfrapportage vormt een belangrijk onderdeel van dit toezicht.
• Mensenrechten in de toeleveringsketen: Voor producten met een hoog risico bevat het formulier vragen over de zorgvuldigheidsbeoordeling van de leverancier conform de OESO-richtlijnen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen, verdeeld over zes stappen.

Het wordt aanbevolen om het zelfrapportageformulier te versturen bij contractondertekening en binnen zes weken te laten invullen. Jaarlijks dient een nieuw formulier te worden ingediend gedurende de gehele contractperiode. De antwoorden vormen de basis voor een risicobeoordeling: worden rode vlaggen gesignaleerd, dan kan de aanbestedende dienst overgaan tot documentcontrole en inspectie ter plaatse.

Wanneer wordt zelfrapportage ingezet?

• Bij diensten- en werkenopdrachten waar regelgeving inzake arbeidsvoorwaarden van toepassing is
• Bij raamovereenkomsten met grote leveranciers voor producten met een hoog risico
• Wanneer internationale sociale voorwaarden systematische opvolging van arbeidsomstandigheden vereisen

Het aankondigen van zelfrapportageverplichtingen in de aankondiging kan op zichzelf een preventief effect hebben tegen overtredingen tijdens de contractperiode. Hulpmiddelen zoals Cobrief kunnen ondernemers helpen om rapportageverplichtingen en deadlines bij lopende contracten bij te houden.

Zelfrapportage is een essentieel instrument om te waarborgen dat overheidsopdrachten worden uitgevoerd zoals overeengekomen. In combinatie met dialoog en onafhankelijke verificatie draagt het bij aan een verantwoordelijke en transparante leveranciersmarkt.