stuurparameter

Een stuurparameter is een meetbare indicator die aangeeft in hoeverre een organisatie haar doelstellingen bereikt op het gebied van aanbestedingen. Het begrip is in de praktijk synoniem met KPI (Key Performance Indicator). Door stuurparameters te meten en te rapporteren kunnen inkoopafdelingen de waarde van goed inkoopbeleid aantonen aan het management.

Hoe werken stuurparameters?

Stuurparameters vormen de schakel tussen de strategische doelen van een organisatie en het dagelijkse inkoopwerk. Het proces begint met het identificeren van de organisatiedoelen, bijvoorbeeld een hogere contractdekking, lagere inkoopkosten of betere milieuresultaten. Vervolgens worden concrete indicatoren gekozen die meetbaar zijn met een formule, zoals "aantal aanbestedingen met milieucriteria gedeeld door het totaal aantal aanbestedingen."

De OESO heeft vier kerngebieden geïdentificeerd voor het meten van inkoopprestaties: efficiëntie van het inkoopproces, openheid en transparantie, professionaliteit van het personeel en contractbeheer. In Nederland heeft PIANOo (het Expertisecentrum Aanbesteden) richtlijnen ontwikkeld die organisaties helpen bij het opstellen van passende stuurparameters.

Veelgebruikte stuurparameters voor aanbestedingen

• Contractdekking: Aandeel inkopen dat plaatsvindt op bestaande raamovereenkomsten
• Kostenbesparing: Gedocumenteerde kostenreductie ten opzichte van eerdere contractperiodes
• Duurzaamheid: Aandeel procedures met klimaat- en milieuoverwegingen in de eisen
• Marktconsultatie: Mate van marktconsultatie voorafgaand aan de aanbesteding
• Contractbeheer: Mate van systematische opvolging tijdens de contractperiode

Tools zoals Cobrief kunnen leveranciers helpen begrijpen welke stuurparameters aanbestedende diensten doorgaans meten, zodat inschrijvingen beter kunnen worden afgestemd op wat daadwerkelijk wordt gewogen.

In de praktijk blijkt dat veel aanbestedende diensten stuurparameters nog onvoldoende benutten. Organisaties die wel systematisch meten, beschikken vaak over een goed verankerde inkoopstrategie. Stuurparameters zijn daarmee niet alleen een rapportagetool; ze zijn een voorwaarde om inkoop van een administratieve naar een strategische functie te tillen.