marktconsultatie

Een marktconsultatie is een open bijeenkomst waarbij een aanbestedende dienst potentiële leveranciers en andere belanghebbenden uitnodigt om een aankomende aanbesteding te bespreken. Het is een van de methoden binnen de voorbereidende marktverkenning en onderscheidt zich doordat meerdere partijen tegelijk bijeenkomen om kennis en inzichten uit te wisselen.

Hoe werkt een marktconsultatie?

Een marktconsultatie wordt doorgaans gehouden voordat de aankondiging van de opdracht wordt gepubliceerd op TenderNed. De aanbestedende dienst presenteert haar behoeften en uitdagingen, en leveranciers geven input over wat de markt kan bieden en hoe de procedure het best kan worden ingericht. De bijeenkomst volgt meestal dit patroon:

• Inleiding: Een vertegenwoordiger van de aanbestedende dienst presenteert het project, de behoeften en de planning
• Inhoudelijke presentaties: Toelichting op technische of functionele uitdagingen waarvoor marktinput nodig is
• Plenaire vraag-en-antwoordsessie: Leveranciers stellen open vragen en geven input
• Eén-op-éénsgesprekken: Na de bijeenkomst worden individuele gesprekken aangeboden waarin leveranciers vertrouwelijk informatie kunnen delen

De consultatie kan fysiek of volledig online plaatsvinden. Digitale marktconsultaties trekken doorgaans meer deelnemers, doordat leveranciers geen reistijd en -kosten hebben.

Belangrijke vereisten

Op grond van het EU-aanbestedingsrecht vallen marktconsultaties onder de voorbereidende marktverkenning zoals gedefinieerd in artikel 40 van Richtlijn 2014/24/EU. De Aanbestedingswet 2012 implementeert deze bepaling. De belangrijkste beginselen zijn:

• Openbaarheid: De consultatie moet openstaan voor alle leveranciers die willen deelnemen
• Gelijke behandeling: Informatie die met één leverancier wordt gedeeld, moet voor alle deelnemers beschikbaar worden gesteld
• Documentatie: De bijeenkomst dient te worden vastgelegd en het materiaal dient te worden gepubliceerd bij de latere aanbestedingsstukken
• Vertrouwelijkheid: Schriftelijke input van leveranciers in één-op-éénsgesprekken is vertrouwelijk

In Nederland worden marktconsultaties veelvuldig gebruikt en doorgaans aangekondigd via TenderNed of PIANOo. Hulpmiddelen zoals Cobrief kunnen leveranciers helpen marktconsultaties te ontdekken, zodat zij de kans niet missen om invloed uit te oefenen op toekomstige aanbestedingsstukken.

Een goed uitgevoerde marktconsultatie levert de aanbestedende dienst waardevolle input op voor betere specificaties en effectievere procedures, terwijl leveranciers vroegtijdig inzicht krijgen in komende behoeften en zich tijdig kunnen voorbereiden.