optie

Een optie in overheidsopdrachten is een contractueel recht, maar geen verplichting, voor de aanbestedende dienst om een contract te verlengen of aanvullende leveringen te bestellen op vooraf vastgestelde voorwaarden. Opties bieden flexibiliteit om het contract aan te passen naarmate de behoeften veranderen, zonder een geheel nieuwe aanbestedingsprocedure te hoeven doorlopen.

Hoe werkt een optie?

Een optie wordt opgenomen in de aanbestedingsdocumenten en het contract voordat de procedure wordt gestart. Een gemeente kan bijvoorbeeld een driejarig contract voor schoonmaakdiensten afsluiten met een optie tot verlenging van één plus één jaar. Als de aanbestedende dienst tevreden is over de prestaties, kan zij ervoor kiezen de optie uit te oefenen, maar is daartoe niet verplicht.

De leverancier is daarentegen wel gebonden aan de optievoorwaarden. Op grond van artikel 72, lid 1, onder a) van Richtlijn 2014/24/EU worden opties beschouwd als toelaatbare contractwijzigingen, mits zij in duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige bewoordingen in de oorspronkelijke aanbestedingsdocumenten zijn opgenomen en de algehele aard van het contract niet wijzigen.

Belangrijke regels voor opties

• Opties moeten in de aanbestedingsdocumenten staan: zij kunnen niet achteraf worden toegevoegd
• De waarde van opties moet worden meegeteld bij de totale contractwaarde voor de berekening van drempelwaarden, zoals vereist door de aanbestedingsrichtlijnen
• De optieperiode telt mee voor de totale contractduur; een contract van 2 jaar met een optie van 2 jaar is een 4-jarig contract
• Raamovereenkomsten mogen in beginsel niet langer duren dan vier jaar, inclusief opties
• Een verlopen optie geeft geen recht om door te gaan met inkopen. Dit kan een onrechtmatige onderhandse gunning opleveren

Tools zoals Cobrief helpen leveranciers om contracttermijnen en opkomende aanbestedingskansen in de gaten te houden wanneer opties hun einddatum naderen.

Een optie is een belangrijk element in de contractstrategie dat beide partijen ten goede komt. Voor de aanbestedende dienst betekent het de mogelijkheid om een goed functionerende overeenkomst voort te zetten, terwijl de leverancier uitzicht krijgt op een langduriger zakelijke relatie, zij het zonder garantie dat de optie daadwerkelijk wordt uitgeoefend.