Wat is
elektronisch factureren
Ook bekend als: e-facturering, e-invoicing, Peppol-facturering
Elektronisch factureren (e-facturering) is de digitale standaard voor het uitwisselen van handelsdocumenten tussen ondernemers en overheden. Het formaat maakt het mogelijk om documenten zoals facturen, orders en catalogi machineleesbaar te versturen tussen verschillende IT-systemen, zonder handmatige gegevensinvoer of kostbare systeemintegraties.
Hoe werkt elektronisch factureren?
Elektronische facturen zijn gestructureerde XML-bestanden die worden verzonden via het Peppol eDelivery-netwerk. Beschouw het als een gemeenschappelijke taal voor handelsdocumenten: ongeacht welk boekhoudsysteem de afzender en ontvanger gebruiken, kunnen de documenten automatisch worden geïnterpreteerd.
In Nederland is Peppol de standaard voor elektronisch factureren aan de overheid. De Europese norm EN 16931 vormt de basis, zoals voorgeschreven door EU-Richtlijn 2014/55/EU over elektronisch factureren bij overheidsopdrachten. Ondernemers die elektronische facturen willen versturen of ontvangen, registreren zich bij een Peppol-gecertificeerde access point provider.
Wettelijke vereisten
Alle aanbestedende diensten in de EU zijn verplicht elektronische facturen te kunnen ontvangen. In Nederland geldt sinds 2017 de verplichting voor rijksoverheidsorganisaties, en sinds 2019 voor alle aanbestedende diensten. Belangrijke mijlpalen:
- 2014: EU-Richtlijn 2014/55/EU vastgesteld, verplicht aanbestedende diensten om e-facturen te aanvaarden
- 2017: Nederlandse rijksoverheid verplicht tot ontvangst van e-facturen
- 2019: Verplichting uitgebreid naar alle Nederlandse aanbestedende diensten
- 2023: Steeds meer Europese landen verplichten ook de verzending van e-facturen
De geaccepteerde standaard is Peppol BIS Billing 3.0, gebaseerd op de Europese norm EN 16931. PIANOo (het Expertisecentrum Aanbesteden) biedt uitgebreide informatie en ondersteuning over e-facturering voor zowel overheden als ondernemers.
Meer dan alleen facturen
Hoewel e-facturering het bekendst is voor elektronische facturen, bestrijkt het Peppol-netwerk de gehele bestelling-tot-betaling-keten:
- Factuur en creditnota: het meest gebruikte formaat, conform Peppol BIS Billing 3.0
- Order en orderbevestiging: automatiseert het bestelproces tussen aanbestedende dienst en leverancier
- Catalogus: elektronische productcatalogi voor raamovereenkomsten
- Pakbon: bevestigt de levering van goederen
Hulpmiddelen zoals Cobrief kunnen ondernemers helpen om aanbestedingen te vinden waarin eisen voor elektronische documentuitwisseling zijn opgenomen in het bestek.
Elektronisch factureren is de ruggengraat van de digitale handel met de overheid in de EU. Met de toenemende verplichtstelling in steeds meer lidstaten moeten ondernemers die aan overheidsopdrachten willen deelnemen ervoor zorgen dat hun systemen de Peppol-standaard ondersteunen.