aanbestedingsprocedure met inschrijving

Een aanbestedingsprocedure met inschrijving is een procedure voor overheidsopdrachten waarbij de aanbestedende dienst na ontvangst van de inschrijvingen de mogelijkheid heeft om in dialoog of onderhandeling te treden met leveranciers. In Nederland is deze flexibiliteit ingebouwd in procedures zoals de mededingingsprocedure met onderhandeling, terwijl de openbare aanbesteding in beginsel geen onderhandelingsruimte biedt.

Hoe werkt deze procedure?

De aanbestedende dienst stelt aanbestedingsstukken op en publiceert de opdracht op TenderNed en, bij overschrijding van de Europese drempelwaarden, ook op TED. Leveranciers dienen hun inschrijvingen in voor de deadline, waarna de aanbestedende dienst deze beoordeelt aan de hand van de gunningscriteria. Na de sluitingsdatum kan de aanbestedende dienst ervoor kiezen om de opdracht direct te gunnen, of om in dialoog te treden met een of meer leveranciers. Deze dialoog kan varieren van eenvoudige verduidelijkingen tot volwaardige onderhandelingen, mits het beginsel van gelijke behandeling wordt nageleefd.

Als de aanbestedende dienst van plan is om te onderhandelen, moet dit in de aanbestedingsstukken worden vermeld. De dienst kan echter na de sluitingsdatum alsnog besluiten om af te zien van onderhandeling als dat niet nodig blijkt.

Openbaar en niet-openbaar

• Openbare variant: Alle geïnteresseerde leveranciers mogen een inschrijving indienen. Geschikt wanneer het opstellen en beoordelen van inschrijvingen niet te arbeidsintensief is.
• Niet-openbare variant: Alle leveranciers mogen een verzoek tot deelname indienen, maar alleen degenen die aan de geschiktheidseisen voldoen worden uitgenodigd om een inschrijving in te dienen. Het minimumaantal uit te nodigen gegadigden is drie.

Wanneer wordt deze procedure gebruikt?

Binnen de EU-aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU kunnen aanbestedende diensten de mededingingsprocedure met onderhandeling toepassen wanneer aan specifieke voorwaarden is voldaan, bijvoorbeeld bij complexe opdrachten of wanneer de markt innovatieve oplossingen kan bieden. In Nederland regelt de Aanbestedingswet 2012 de toepassing van deze procedures.

Tools zoals Cobrief kunnen leveranciers helpen om relevante aanbestedingen vroegtijdig te signaleren, zodat er voldoende tijd is om een kwalitatief goede inschrijving op te stellen.

De aanbestedingsprocedure met inschrijving biedt aanbestedende diensten de ruimte om via dialoog de beste oplossing te vinden, binnen de kaders van gelijke behandeling en transparantie.