Rédigez l'offre pour la personne qui doit la noter

On croit facilement qu'une bonne offre est celle qui sonne impressionnante. Mais la personne installée devant votre offre ne cherche pas de belles formules. Elle cherche des réponses à ce que la consultation demande, et doit attribuer des points à ce qui est réellement écrit. Plus vous lui facilitez ce travail, mieux vous êtes placé. Nous revenons sur les raisons de cet état de fait, et partageons quelques gestes qui rendent une offre plus facile à évaluer.

La personne qui lit votre offre a une liste de contrôle et peu de temps

Une offre dans les achats publics ne se lit pas comme un récit. Elle est appréciée au regard des critères d'attribution, critère par critère, souvent par plusieurs personnes qui doivent motiver leurs notes par écrit. Nous avons déjà écrit sur la manière dont l'acheteur convertit votre offre en points, et ce processus en dit long sur la façon dont il faut écrire.

La personne qui évalue doit trouver votre réponse à chaque critère, la comprendre et pouvoir justifier la note ensuite. Une réponse enfouie au milieu d'un paragraphe qui traite d'autre chose est plus difficile à trouver et plus difficile à noter.

Dans le même temps, on écrit vite l'offre à ses propres conditions : rigoureuse et solide sur le fond, mais construite comme pense celui qui rédige, et non comme cherche celui qui lit. Un point de départ utile peut être l'inverse. Partez du principe que le lecteur a une liste de contrôle et peu de temps, et facilitez-lui la tâche de trouver la réponse et de cocher la case.

Un langage flou est un risque, au sens propre

Cela dépasse la question du style. Dans tout l'EEE, la répartition est la même : le candidat supporte le risque des ambiguïtés de sa propre offre, tandis que l'acheteur supporte le risque des ambiguïtés des documents de la consultation. Cela découle des principes d'égalité de traitement et de transparence de l'article 18 de la directive 2014/24/UE, transposés en France dans le code de la commande publique, ainsi que d'une jurisprudence constante selon laquelle les documents doivent être rédigés de manière que tous les soumissionnaires raisonnablement informés et normalement diligents puissent les interpréter de la même façon. En Norvège, la première moitié figure expressément dans le règlement sur les marchés publics : « Le fournisseur supporte le risque des ambiguïtés de l'offre. » La conséquence pratique est partout la même. L'acheteur ne peut fonder son évaluation sur autre chose que ce que dit réellement votre offre. Si quelque chose est formulé de façon floue, c'est vous qui en payez le prix, en points ou, au pire, par le rejet.

Quatre gestes qui rendent une offre plus facile à évaluer

1. Suivez la structure et les termes de la consultation

Si l'on vous demande de décrire comment vous résolvez quelque chose, il peut être judicieux de commencer précisément par cela. Reprenez les mêmes mots et le même ordre que l'acheteur emploie dans les critères. Si le critère s'intitule « Capacité de livraison et capacité de production », il peut être pertinent de l'utiliser aussi comme titre dans l'offre, plutôt que « Qui sommes-nous ». Le lecteur s'y retrouve plus vite, et chaque réponse atterrit là où les points sont attribués. C'est l'un des schémas que nous avons décrits dans notre article sur les offres qui remportent les marchés publics. Il s'agit ici de le mettre en œuvre dans le texte lui-même.

2. La conclusion d'abord, l'explication ensuite

Les spécialistes aiment construire un raisonnement et poser l'idée à la fin. Dans une offre, il peut être judicieux d'inverser. Commencez chaque sous-réponse par la conclusion, par exemple « Nous affectons trois consultants seniors à la mission dès le premier jour », et laissez la justification suivre. Le lecteur obtient la réponse tout de suite, et peut poursuivre sa lecture pour s'en assurer.

3. Le concret l'emporte sur le général

Une phrase comme « Nous avons une longue expérience et une qualité élevée » est difficile à évaluer, tout simplement parce qu'elle ne peut pas être vérifiée. « Nous avons fourni le même service à trois communes ces deux dernières années, avec des délais de réponse inférieurs à deux heures » donne au lecteur quelque chose de concret à apprécier. Soyez précis, et montrez plutôt que d'affirmer. Un test simple consiste à se demander : l'affirmation contenue dans cette phrase peut-elle être vérifiée ? Sinon, il vaut la peine d'envisager de la réécrire ou de la supprimer.

4. Coupez le remplissage

Des phrases courtes. Une idée à la fois. Des titres qui disent de quoi traite la section. Méfiez-vous des abréviations internes et du jargon maison, et rappelez-vous que la personne qui évalue ne partage pas nécessairement votre vocabulaire métier. Si un mot peut être retiré sans que le sens disparaisse, on peut généralement le retirer sans risque.

Testez l'offre telle qu'elle sera lue

Une chose qu'il peut être utile de faire avant de déposer : confiez la réponse à un collègue qui ne l'a pas rédigée, avec les critères d'attribution. Demandez-lui de trouver la réponse à chaque critère et d'attribuer une note de son côté. Là où votre collègue hésite, cherche ou pose une question, il y a tout lieu de penser que la personne qui évalue vivra la même chose. Vous savez alors où le texte doit encore être travaillé.

Pour conclure

Le langage clair ne consiste pas à rendre l'offre plus simple qu'elle n'est, mais à la rendre facile à lire et facile à noter. Et puisque c'est le candidat qui supporte le risque des ambiguïtés de sa propre offre, la clarté relève aussi d'une bonne gestion du risque. C'est sans doute l'un des moyens les moins coûteux de rehausser une offre : vous n'avez pas besoin de dire quelque chose de nouveau, seulement de le dire plus clairement.

Chez Cobrief, nous discutons volontiers de la façon d'écrire des offres auxquelles il est facile d'attribuer des points.