Qué es una
conferencia de diálogo
También conocido como: jornada de encuentro con proveedores
Una conferencia de diálogo es un evento abierto en el que un poder adjudicador invita a proveedores potenciales y otros actores relevantes a debatir sobre una próxima contratación pública. Es uno de los métodos dentro del diálogo con el mercado, y se distingue por reunir a múltiples actores para intercambiar conocimiento y aportaciones en un entorno plenario.
¿Cómo funciona una conferencia de diálogo?
La conferencia de diálogo se celebra normalmente antes de publicar el anuncio de licitación. El poder adjudicador presenta sus necesidades y desafíos, y los proveedores aportan información sobre lo que el mercado puede ofrecer y cómo debería estructurarse la licitación. La conferencia suele seguir este esquema:
- Introducción: un representante del poder adjudicador presenta el proyecto, las necesidades y el calendario
- Presentaciones técnicas: exposición de retos técnicos o funcionales donde se necesita aportación del mercado
- Turno de preguntas plenario: los proveedores plantean preguntas y aportan ideas abiertamente
- Reuniones individuales: tras la conferencia, se ofrecen reuniones individuales donde los proveedores pueden compartir información de forma confidencial
La conferencia puede celebrarse presencialmente o completamente en línea. Las conferencias de diálogo digitales suelen atraer a más participantes, ya que los proveedores evitan costes de desplazamiento.
Requisitos clave
En el marco de la legislación de contratación de la UE, las conferencias de diálogo se enmarcan en las consultas preliminares del mercado definidas en el artículo 40 de la Directiva 2014/24/UE. Los principios clave son:
- Apertura: la conferencia debe estar abierta a todos los proveedores que deseen participar
- Igualdad de trato: la información compartida con un proveedor debe ponerse a disposición de todos
- Documentación: la conferencia debe registrarse o documentarse en acta, y los materiales deben publicarse junto con los posteriores pliegos de contratación
- Confidencialidad: las aportaciones escritas de los proveedores en las reuniones individuales son confidenciales
Las conferencias de diálogo se anuncian habitualmente en los portales nacionales de contratación o mediante un anuncio de información previa. Herramientas como Cobrief pueden ayudar a los proveedores a descubrir conferencias de diálogo a través de alertas de licitaciones, asegurando que no pierdan la oportunidad de influir en las futuras especificaciones.
Una conferencia de diálogo bien llevada proporciona a los poderes adjudicadores aportaciones valiosas para mejores especificaciones y licitaciones más eficaces, mientras que los proveedores obtienen una visión anticipada de las próximas necesidades y pueden prepararse en consecuencia.