e-Certis

e-Certis ist die kostenlose Online-Datenbank der Europäischen Kommission, die zeigt, welche Bescheinigungen, Zertifikate und sonstigen Nachweise jeder EU- und EWR-Staat bei öffentlichen Aufträgen verwendet. Sie erfahren dort, mit welchen Dokumenten ein Unternehmen belegt, dass es die Eignungskriterien erfüllt und kein Ausschlussgrund vorliegt, etwa gezahlte Steuern und Sozialabgaben, keine Vorstrafen, keine Insolvenz und gültiger Versicherungsschutz. Besonders nützlich ist die Datenbank, wenn Sie in einem anderen Land ein Angebot abgeben möchten.

Wie funktioniert e-Certis?

Drei Dinge werden leicht verwechselt:

• Die EEE ist die Eigenerklärung, die Sie mit dem Angebot einreichen. Sie ist ein vorläufiger Nachweis: Sie erklären, dass Sie die Anforderungen erfüllen.
• e-Certis ist der Katalog. Er zeigt, welche Dokumente in jedem Land als endgültiger Nachweis dienen und wer sie ausstellt.
• Die digitale Eignungsprüfung über Register, in Norwegen etwa der Dienst eBevis, lässt den Auftraggeber eine Steuerbescheinigung, Registerdaten und andere Angaben direkt aus den Registern abrufen.

Rechtsgrundlage ist Artikel 61 der Vergaberichtlinie (2014/24/EU). Die Mitgliedstaaten müssen die Angaben zu Bescheinigungen und Nachweisen in e-Certis aktuell halten, und Auftraggeber sollen vorrangig solche Nachweise verlangen, die in e-Certis erfasst sind. Die Europäische Kommission betreibt die Datenbank, und jeder Staat pflegt seine eigenen Einträge. Deutschland und Norwegen sind beide dabei.

Die Suche ist kostenlos und frei zugänglich. Sie wählen ein Land und den gewünschten Nachweis und sehen den Namen des Dokuments, die ausstellende Stelle und die Entsprechungen in anderen Ländern.

Ein Beispiel: Ein deutsches Bauunternehmen möchte ein Angebot für einen Straßenbauauftrag einer norwegischen Kommune abgeben. Zu Hause legt es eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts und einen Handelsregisterauszug vor. Als deutsches Unternehmen weist es seine Eignung in der Regel auch in Norwegen mit deutschen Dokumenten nach, doch der norwegische Auftraggeber kennt sie nicht. In e-Certis sieht es, was norwegische Bieter üblicherweise vorlegen, zum Beispiel die skatteattest der Steuerverwaltung und die firmaattest aus den Brønnøysund-Registern, und welche deutschen Dokumente dem entsprechen. So kann es die richtigen Unterlagen rechtzeitig beschaffen und dem Auftraggeber erklären, was sie belegen.

Warum ist e-Certis für Bieter wichtig?

Bescheinigungen zu beschaffen kostet Zeit, und in einem anderen Land wissen Sie oft nicht, was der Auftraggeber erwartet. e-Certis liefert die Antwort, bevor Sie Ihr Angebot abgeben, und nicht erst, wenn Sie gewonnen haben und die Nachweise in kurzer Frist nachreichen müssen. Wollen Sie sich an Vergaben nach dem schwedischen LOU, dem dänischen udbudsloven oder dem finnischen hankintalaki beteiligen, ist die Datenbank ein guter erster Anlaufpunkt.

Sie hilft auch im Gespräch mit dem Auftraggeber. Verlangt er ein Dokument, das es in Deutschland nicht gibt, können Sie die deutsche Entsprechung zeigen. Werkzeuge wie Cobrief helfen Ihnen zu erkennen, welche Anforderungen und Nachweise eine Ausschreibung verlangt, damit Sie wissen, wonach Sie suchen müssen.

Häufige Fragen

Muss ich e-Certis nutzen, um ein Angebot abzugeben?

Nein. e-Certis ist ein Nachschlagewerk. Sie reichen dort nichts ein, und der Auftraggeber verlangt keine Bestätigung aus der Datenbank.

Sind deutsche und norwegische Dokumente in e-Certis enthalten?

Ja. Deutschland ist als EU-Mitgliedstaat und Norwegen als EWR-Staat vertreten, sodass Sie Nachweise aus beiden Ländern mit Angaben zur ausstellenden Stelle finden.

Ist e-Certis dasselbe wie die EEE?

Nein. Die EEE ist das Formular, das Sie ausfüllen und mit dem Angebot einreichen. e-Certis zeigt, mit welchen Dokumenten Ihre Angaben in der EEE belegt werden.

Kurz gesagt: e-Certis ist Europas Landkarte der Bescheinigungen und Nachweise. Schauen Sie dort nach, bevor Sie in einem anderen Land anbieten, dann erleben Sie keine Überraschungen, wenn der Auftraggeber Nachweise anfordert.