RFQ

Een RFQ (Request for Quotation) is een formeel inkoopverzoek waarbij leveranciers worden uitgenodigd om concurrerende prijsoffertes in te dienen voor specifieke, duidelijk omschreven goederen of diensten. In tegenstelling tot een RFP (Request for Proposal), waarbij leveranciers oplossingen voorstellen, richt een RFQ zich uitsluitend op de prijs, waardoor het een van de meest eenvoudige inkoopinstrumenten is.

Hoe werkt een RFQ?

De aanbestedende dienst of opdrachtgever stelt een document op waarin precies wordt beschreven wat er nodig is: hoeveelheden, technische specificaties, levertijden en overige relevante voorwaarden. Dit document wordt naar een selecte groep leveranciers gestuurd die worden uitgenodigd een prijsofferte in te dienen. Na de indieningstermijn beoordeelt de opdrachtgever alle offertes en selecteert doorgaans de leverancier met de beste prijs.

In de EU/EER is de RFQ geen formele procedure onder Richtlijn 2014/24/EU, die procedures definieert zoals de openbare, niet-openbare en onderhandelingsprocedure voor opdrachten boven de Europese drempelwaarde. RFQ's worden het vaakst gebruikt voor opdrachten onder de drempelwaarde, die vallen onder nationale regelgeving, hoewel de EU-verdragsbeginselen van transparantie en gelijke behandeling nog steeds van toepassing zijn.

Wanneer gebruik je een RFQ?

Een RFQ is het meest effectief wanneer:

• De eisen duidelijk gedefinieerd zijn: De specificaties zijn gedetailleerd genoeg zodat leveranciers alleen een prijs hoeven te geven, geen oplossingsvoorstel.
• Prijs het belangrijkste criterium is: De beoordeling richt zich op kosten in plaats van gewogen gunningscriteria die kwaliteit en prijs afwegen.
• Goederen of diensten gestandaardiseerd zijn: De producten zijn vergelijkbaar tussen leveranciers, waardoor inschrijvingen eenvoudig tegen elkaar kunnen worden beoordeeld.

Voor complexe aanbestedingen die op maat gemaakte oplossingen vereisen, is een RFP ondersteund door uitgebreide aanbestedingsdocumenten meer geschikt. Tools zoals Cobrief kunnen leveranciers helpen om RFQ's en andere openbare aanbestedingsmogelijkheden te ontdekken, zodat ze op tijd met concurrerende offertes kunnen reageren.

Een RFQ is een praktische en efficiënte manier om concurrerende prijzen te verkrijgen voor duidelijk omschreven behoeften, zowel bij openbare aanbestedingen onder de drempelwaarde als bij inkoop in de private sector.