RFP

Een RFP (Request for Proposal) is een formeel document waarbij een aanbestedende dienst of opdrachtgever leveranciers uitnodigt om gedetailleerde voorstellen in te dienen voor goederen, diensten of oplossingen. In tegenstelling tot een eenvoudige prijsaanvraag (RFQ) worden voorstellen beoordeeld op meerdere criteria, waaronder aanpak, kwaliteit en prijs. De term wordt wereldwijd veel gebruikt in zowel publieke als private inkoop.

Hoe werkt een RFP?

Het proces begint wanneer de opdrachtgever een RFP-document opstelt dat de behoefte, reikwijdte, eisen en beoordelingscriteria beschrijft. Leveranciers worden vervolgens uitgenodigd om binnen een vastgestelde termijn hun voorstellen in te dienen. Een typische RFP bevat:

• Behoeftebeschrijving: Wat de opdrachtgever wil bereiken
• Reikwijdte en eisen: Technische en functionele specificaties
• Beoordelingscriteria: Hoe voorstellen worden gescoord en gewogen
• Tijdlijn: Belangrijke data voor vragen, indiening en besluitvorming
• Contractvoorwaarden: Randvoorwaarden voor de overeenkomst

Het kenmerkende van een RFP is dat leveranciers worden aangemoedigd om hun eigen oplossingen voor te stellen, en niet alleen een prijs te geven voor een vooraf gedefinieerde specificatie. Dit geeft de opdrachtgever toegang tot een breder scala aan benaderingen en innovaties.

RFP in EU-aanbestedingen

De EU-aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU gebruikt de term "RFP" niet als juridisch begrip. In plaats daarvan definieert de richtlijn formele procedures zoals de openbare aanbesteding, de niet-openbare procedure en de mededingingsprocedure met onderhandeling. De aanbestedingsdocumenten (met daarin de functionele specificatie, selectie-eisen en gunningscriteria) vervullen een vergelijkbare functie als wat in de private sector een RFP wordt genoemd.

Procedures zoals de concurrentiegerichte dialoog liggen bijzonder dicht bij het RFP-concept, aangezien leveranciers hierbij worden uitgenodigd om oplossingen voor te stellen in plaats van te reageren op strikte specificaties. Tools zoals Cobrief kunnen leveranciers helpen om relevante kansen te ontdekken (of ze nu worden gepubliceerd als RFP, aanbesteding of opdracht) en te beoordelen welke het waard zijn om na te streven.

Een RFP draait uiteindelijk om het vinden van de beste oplossing, niet alleen de goedkoopste. Door leveranciers uit te nodigen hun eigen aanpak voor te stellen, krijgt de opdrachtgever toegang tot innovatie en expertise die een rigide specificatie alleen niet zou opleveren.