innovatievriendelijke inkoop

Innovatievriendelijke inkoop is een benadering waarbij de aanbestedende dienst het aanbestedingsproces zo inricht dat innovatieve oplossingen worden verwelkomd en aangemoedigd, zonder dat innovatie een verplichte eis is. Standaard producten van de plank kunnen nog steeds aan de minimumeisen voldoen, maar de aanbestedende dienst neemt bewuste stappen om betere, creatievere oplossingen kans te geven.

Hoe werkt innovatievriendelijke inkoop?

Terwijl innovatieve inkoop gericht is op het kopen van iets geheel nieuws, gaat innovatievriendelijke inkoop over hoe de aanbesteding wordt ingericht. Op grond van EU-Richtlijn 2014/24/EU beschikken aanbestedende diensten over diverse instrumenten:

• Behoefteanalyse: Vertrek vanuit het onderliggende probleem in plaats van oude specificaties te hergebruiken. Stel de vraag "Welk resultaat willen we bereiken?" in plaats van "Welk product moeten we kopen?"
• Marktonderzoek: Voer voorafgaand aan de procedure marktconsultaties (artikel 40 van de Richtlijn) en leveranciersgesprekken uit om te begrijpen welke oplossingen de markt kan bieden.
• Functionele eisen: Beschrijf de gewenste prestaties en resultaten in plaats van een specifieke oplossing voor te schrijven. Dit geeft leveranciers de vrijheid om met nieuwe benaderingen te komen.
• Kwaliteitsgerichte gunningscriteria: Gebruik de beste prijs-kwaliteitverhouding (artikel 67) en weeg factoren als innovatiekenmerken en levenscycluskosten mee, zodat nieuwe oplossingen kunnen concurreren met gevestigde alternatieven.

Welke procedures kunnen worden gebruikt?

Innovatievriendelijke inkoop is niet gebonden aan een specifieke procedure. Een openbare procedure met functionele specificaties kan innovatievriendelijk zijn, maar procedures zoals de mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog bieden extra ruimte voor dialoog gedurende het proces. Wanneer de behoefte vereist dat een geheel nieuwe oplossing wordt ontwikkeld, kan een innovatiepartnerschap geschikter zijn.

Hulpmiddelen zoals Cobrief helpen leveranciers om innovatievriendelijke aanbestedingen vroegtijdig te ontdekken, zodat zij voldoende tijd hebben om een doordachte inschrijving voor te bereiden die optimaal gebruik maakt van de flexibiliteit die de aanbestedende dienst heeft ingebouwd.

Innovatievriendelijke inkoop vereist geen grote budgetten of bijzondere procedures; het draait om het maken van bewuste keuzes in de voorbereidingsfase. De Europese Commissie benadrukt in haar Innovation Procurement Guidance (2021) dat zelfs kleine aanpassingen in de specificatieaanpak en beoordelingscriteria de kans op innovatieve inschrijvingen aanzienlijk kunnen vergroten.