Wat is een
gemeenschappelijke overeenkomst
Ook bekend als: centrale raamovereenkomst, gezamenlijke inkoopovereenkomst
Een gemeenschappelijke overeenkomst is een raamovereenkomst die wordt afgesloten en beheerd door een inkoopcentrale namens meerdere aanbestedende diensten. Wat een gemeenschappelijke overeenkomst onderscheidt van een reguliere raamovereenkomst is dat zij centraal wordt beheerd en dat de aangesloten organisaties doorgaans verplicht zijn om haar te gebruiken wanneer de overeenkomst in hun behoefte voorziet.
Hoe werkt een gemeenschappelijke overeenkomst?
Op grond van artikel 37 van EU-Richtlijn 2014/24/EU kunnen inkoopcentrales raamovereenkomsten afsluiten die andere aanbestedende diensten mogen of moeten gebruiken. De inkoopcentrale voert de aanbestedingsprocedure uit, sluit de overeenkomst en beheert de levenscyclus ervan, terwijl de individuele aanbestedende diensten bestellingen plaatsen via nadere oproepen tot mededinging (minicompetities) of rechtstreekse afroepen.
In Nederland speelt de Rijksinkooporganisatie een centrale rol bij het afsluiten van rijksbrede inkoopcontracten. Daarnaast faciliteren organisaties zoals Stichting Inkoopbureau en samenwerkingsverbanden tussen gemeenten vergelijkbare gemeenschappelijke inkooptrajecten. Lidstaten kunnen het gebruik van dergelijke overeenkomsten verplicht stellen voor bepaalde categorieën aanbestedende diensten.
Belangrijke kenmerken
- Verplichte deelname: Aanbestedende diensten die onder de overeenkomst vallen, moeten deze gebruiken in plaats van een eigen parallelle aanbesteding te voeren voor dezelfde behoefte
- Vereenvoudigde naleving: Aanbestedende diensten die via een gemeenschappelijke overeenkomst inkopen, worden geacht te hebben voldaan aan de aanbestedingsregelgeving voor het deel dat de inkoopcentrale heeft uitgevoerd
- Gedeelde verantwoordelijkheid: Terwijl de inkoopcentrale de concurrentiefase verzorgt, blijft elke aanbestedende dienst zelf verantwoordelijk voor haar eigen afroepen en minicompetities
- Volumevoordelen: Gebundelde vraag leidt tot betere prijzen, hogere duurzaamheidsnormen en professioneler contractbeheer
De overeenkomsten worden doorgaans gesloten met meerdere leveranciers om marktwerking te behouden. Hulpmiddelen zoals Cobrief kunnen leveranciers helpen om gemeenschappelijke overeenkomsten en andere raamovereenkomstprocedures te ontdekken en te monitoren.
Een gemeenschappelijke overeenkomst biedt de overheid een doelmatig inkoopmechanisme dat schaalvoordelen combineert met professioneel contractbeheer. Voor leveranciers betekent het toegang tot een groot, gebundeld afzetgebied via één enkele aanbestedingsprocedure.