Wat zijn
eForms
Ook bekend als: elektronische standaardformulieren, nieuwe aankondigingsformulieren
eForms zijn de gestandaardiseerde digitale formulieren van de Europese Unie voor het publiceren van aanbestedingen. De formulieren zijn vastgesteld bij Uitvoeringsverordening (EU) 2019/1780 van de Europese Commissie en vervangen de eerdere standaardformulieren uit 2015. Sinds 25 oktober 2023 zijn eForms verplicht voor alle aankondigingen op TED (Tenders Electronic Daily).
Hoe werken eForms?
Wanneer een aanbestedende dienst een opdracht wil publiceren, vult deze een eForms-formulier in via het nationale e-aanbestedingsplatform. In Nederland is dat TenderNed, het officiële publicatieplatform van de Nederlandse overheid. TenderNed valideert de aankondiging en stuurt deze voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden door naar TED, waar de aankondiging doorzoekbaar wordt in alle EU/EER-lidstaten.
De standaard omvat 46 verschillende formuliertypen die de gehele aanbestedingscyclus bestrijken, van vooraankondigingen en oproepen tot mededinging tot gunningsbeslissingen en resultaatmeldingen.
Wat is nieuw aan eForms?
eForms brengen diverse belangrijke verbeteringen ten opzichte van de oude standaardformulieren:
- Gestructureerde, herbruikbare data: Een gemeenschappelijke taxonomie en terminologie maken het eenvoudiger om aankondigingen over landsgrenzen heen te zoeken, filteren en analyseren
- Nieuwe verplichte velden: Gegevens over groene aanbestedingen, EU-financieringsbronnen, raamovereenkomsten en de Richtlijn Schone Voertuigen
- Machineleesbaar formaat: De eForms SDK (Software Development Kit) maakt het mogelijk dat aanbestedingsplatforms formulieren grotendeels automatisch invullen, wat de administratieve last voor inkopers aanzienlijk vermindert
- Betere datakwaliteit: Ingebouwde validatieregels zorgen ervoor dat aankondigingen alle vereiste informatie bevatten voordat ze worden gepubliceerd
Een belangrijke wijziging is dat eForms de begrippen «standaardregime» voor reguliere aanbestedingen en «vereenvoudigd regime» voor sociale en andere specifieke diensten (bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU) hanteren.
Hulpmiddelen zoals Cobrief benutten de verbeterde datastructuur van eForms om het voor ondernemers eenvoudiger te maken relevante aanbestedingen te ontdekken.
eForms vertegenwoordigen een belangrijke stap in de digitale transformatie van overheidsopdrachten in de EU/EER. Voor ondernemers betekent dit meer gestandaardiseerde en doorzoekbare informatie over zakelijke kansen. Voor aanbestedende diensten biedt het een sterker fundament voor datagedreven besluitvorming en meer transparantie.