Artikel
Aanbesteden is topsport: Zo werkt Christian Martinsen aan openbare aanbestedingen
Christian Martinsen werkt al meer dan 30 jaar met openbare aanbestedingen. In deze doorloop laat hij zien hoe hij van een aanbestedingsmelding om zeven uur 's ochtends naar een volledige conceptinschrijving gaat, en waarom aanbesteden volgens hem topsport is waarvoor je moet trainen.
Christian Martinsen leidt het adviesbureau Bonka Commercial Management en werkt sinds 1990 vanuit de leverancierskant met openbare aanbestedingen. We gingen met hem om de tafel zitten voor een volledig praktische doorloop: van het eerste signaal dat 's ochtends binnentikt tot een compleet inschrijvingsconcept dat klaarligt. Bekijk hier de hele doorloop:
Drie regels voor goed aanbestedingswerk
Voordat we in de tools duiken, is het de moeite waard om Christians drie basisregels mee te nemen. Ze zijn eenvoudig, maar de meeste mensen die aanbestedingen verliezen, overtreden er minstens één.
1. Geef antwoord op wat de klant vraagt. Het klinkt vanzelfsprekend, maar het is de eerste les bij openbare aanbestedingen. Je inschrijving moet de aanbestedingsstukken beantwoorden, niet jouw eigen verhaal vertellen.
2. Aanbesteden is topsport. Train ervoor. Aanbestedingen winnen is een vaardigheid die je in de loop van de tijd opbouwt, niet iets wat je improviseert wanneer de deadline nadert.
3. Begin op tijd. "Ik ben zelf erelid van de Vrienden van de Eindsprint", geeft Christian met een grijns toe, oftewel het type dat altijd op het laatste moment begint. Hij weet hoe het is om een week voor de deadline te starten: vreselijk stressvol, en je verliest het overzicht. En juist daar komt de AI-ondersteuning om de hoek kijken. Je krijgt meteen een eerste concept, en besteedt de rest van je tijd aan wat de aanbesteding daadwerkelijk beslist, namelijk de kwaliteitsborging.
De aanbestedingsdag begint om zeven uur
Voor Christian begint de dag op zijn mobiel. Elke ochtend om zeven uur tikt er een aanbestedingsmelding van Cobrief binnen. Hij scant er snel doorheen om te zien of er iets dringend is, en gaat daarna aan de slag met de scorelijst.
De aanbestedingen die het best passen, staan bovenaan. De trefzekerheid wordt bepaald door de CPV-codes en trefwoorden die hij heeft ingevoerd, en een hit-rate in de hoek vertelt hoe goed elke afzonderlijke aanbesteding bij zijn profiel past. Vindt hij iets interessants, dan zet hij het meteen in de beoordelingsmap.
Van melding naar beoordeling in enkele minuten
Het voorbeeld van vandaag is een raamovereenkomst die Kriminalomsorgsdirektoratet (de Noorse reclasserings- en gevangenisdienst) op 18 mei heeft uitgeschreven, met een omvang van 620 miljoen Noorse kronen. "Hier valt geld te verdienen", stelt Christian vast.
De documenten worden rechtstreeks uit het e-aanbestedingssysteem opgehaald en in enkele seconden geüpload. Cobrief levert meteen een uitgebreide beoordeling bovenaan: om welke overeenkomst het gaat, welke klant, welke waarde, en welke gunningscriteria van toepassing zijn. Verderop staan de geschiktheidseisen en de belangrijkste contractvoorwaarden samengevat, kort en bondig.
Eigen beoordelingscriteria
Christian stopt hier niet bij de standaardanalyse. Hij heeft zijn eigen beoordelingscriteria in Cobrief opgebouwd, op basis van de vragen waarop hij telkens weer antwoord nodig heeft.
Bovenaan staat een eenvoudige strategieanalyse: welk aandeel van de raamovereenkomst betreft eigenlijk IT-inkoop? De overeenkomst kent zes parallelle percelen, en de AI berekent de verdeling op basis van de instructies die hij heeft ingevoerd. "Dat dit zomaar verschijnt, pang, daar en dan, is enorm waardevol", zegt hij.
Een andere vraag betreft het rangschikkingsmechanisme. Dit is een parallelle raamovereenkomst met twee tot zes leveranciers, en wie als nummer één wordt gerangschikt, kan een reeks nadere opdrachten zonder nieuwe aanbesteding krijgen. Met andere woorden: het loont om nummer één te worden. Het staat in het document, maar Christians instructies halen het in heldere taal naar voren, met verwijzingen die je rechtstreeks naar de juiste passage brengen.
Tot slot voert hij een go/no-go-analyse uit. De AI concludeert met een voorwaardelijke go: de overeenkomst is aantrekkelijk, maar onder een aantal voorwaarden. Ze moeten over voldoende cv-capaciteit beschikken, ze moeten de inschrijving juist en houdbaar weten te prijzen ten opzichte van de winkansen, en ze moeten een aantal privacyaspecten afhandelen. De aanbevolen vervolgstap is om een bid-team te mobiliseren, te beginnen met het verzamelen van cv's en prioriteit aan te brengen in de percelen waarop ze zullen inzetten.
Van beslissing naar inschrijvingsconcept
Zodra de beslissing is genomen, is het zaak om aan de inschrijving zelf te beginnen, en zoals Christian aan het begin al zei: zorg op tijd voor een eerste versie.
Cobrief stelt automatisch een bid-plan op. Als bid-manager verdeelt Christian de taken over het team en stelt hij deadlines. Vervolgens gaat hij de inschrijvingsruimte in, waar een AI-instructie bovenaan alles benut wat hij al heeft ingevoerd: cv's (die ook automatisch uit Flowcase kunnen worden opgehaald), referenties, procesbeschrijvingen, een belastingverklaring, ISO-certificaten en andere formaliteitsdocumenten, gebundeld in een kennisbank.
Het resultaat is dat hij enkele minuten na publicatie van de aanbesteding al een eerste concept klaar kan hebben. Cobrief heeft de cv's geselecteerd die het best bij de taken uit het bid-plan passen, en de AI heeft de taken beantwoord. Vanaf daar werkt hij verder in een volledige editor: bewerken, secties toevoegen en opmaken. Komt de klant met een eigen sjabloon, dan upload hij dat en krijgt hij het volledig ingevuld terug, met prijzen per perceel en een consultantoverzicht. Als alles klaar is, exporteert hij het hele project naar kant-en-klare bestanden.
Een laatste controle met de AI-agent
Tot slot heeft Cobrief een klein easter egg: een AI-agent waaraan je vragen kunt stellen. Christian vraagt het ronduit: "Zijn alle taken beantwoord?"
Het antwoord is nuttig. De beantwoording zelf en de invulsjablonen zijn klaar, maar enkele formaliteitsdocumenten ontbreken nog, waaronder een verse belastingverklaring en een actuele kredietbeoordeling. Precies het soort details dat je makkelijk vergeet, en duur is om te vergeten.
Het vakmanschap geeft nog steeds de doorslag
Wat Christian laat zien, is niet dat AI het werk voor je doet. Het is dat AI de tijdvreters wegneemt, zodat je op tijd kunt beginnen en je tijd kunt besteden aan wat aanbestedingen daadwerkelijk wint. Zoals hij eerder al zei: AI kan je helpen een inschrijving te schrijven, maar de aanbesteding voor je winnen kan hij niet.
Christian Martinsen is CEO van Bonka Commercial Management (BCM) en adviseur voor bedrijven die de markt van openbare aanbestedingen willen betreden.