once only-principen

Once only-principen innebär att en leverantör bara ska behöva dokumentera uppgifter om sig själv en gång, och att dokumentationen återanvänds i alla upphandlingar i hela EU och EES. Principen är inbyggd i en ny elektronisk lämplighetstjänst i Europeiska kommissionens förslag till ny upphandlingsförordning (COM(2026) 590), som lades fram den 9 september 2026. Det är ett förslag, inte antagen lag, som behandlas av Europaparlamentet och rådet.

Dokumentationen gäller bland annat skatter, brottmålsdomar, konkurs, omsättning och certifikat. I dag dokumenterar du det i varje upphandling, ofta med ett ESPD-formulär först och bevis efteråt.

Hur fungerar once only-principen?

Kommissionen ska inrätta och driva den elektroniska lämplighetstjänsten (electronic eligibility service, artikel 133). Tjänsten kontrollerar uteslutningsgrunder, kvalificeringskrav och ursprung i varje förfarande. Det sker via European Business Wallets eller motsvarande lösningar, med digitala företagsintyg (digital business credentials). Leverantören delar en lämplighetsprofil i stället för att skicka in dokument.

Förslaget har två tidsfrister för att få detta på plats:

• EU-verktyget för digitala företagsintyg ska vara tekniskt klart i alla medlemsstater senast den 30 juni 2028 (artikel 133).
• Senast den 15 juni 2029 ska medlemsstaterna ge verktyget kostnadsfri åtkomst till brottsregister, företagsregister, skatte- och socialförsäkringsdatabaser, konkursregister och register över verkliga huvudmän (artikel 29).

Den upphandlande myndigheten ska kräva att tjänsten används som bevis, även för andra företag vars kapacitet åberopas och för underleverantörer (artikel 28). Automatisk verifiering är utgångspunkten. Egenförsäkran blir bara en reserv när verktyget inte är tillgängligt.

ESPD som dokument förs inte vidare. Kommissionen skriver att tjänsten ska återanvända moduler från e-Certis och ESPD, så kunskapen från dem tas tillvara. I Norge finns redan eBevis, en norsk tjänst som hämtar dokumentation direkt från offentliga register. Lämplighetstjänsten bygger på samma tanke, men över landsgränserna.

Vad betyder det för dig som leverantör?

Om förslaget antas slipper du samla in skatteintyg, registreringsbevis och omsättningsuppgifter på nytt för varje upphandling. I dag måste du registrera dig och dokumentera dina förhållanden i varje land och varje portal. Med once only har du en lämplighetsprofil som du delar. Det förutsätter att de svenska registren ansluts till tjänsten. Håll dina registeruppgifter uppdaterade, för det är de som blir beviset. Verktyg som Cobrief hjälper dig att i stället lägga tiden på själva anbudet.

Vanliga frågor

När gäller detta?

Inte ännu. Förslaget behandlas av Europaparlamentet och rådet. Förordningen ska tillämpas två år efter att den har trätt i kraft (artikel 149), realistiskt tidigast 2029. Den gäller då direkt i Sverige och övriga EU-länder. I EES/Efta-länder som Norge tillkommer ett införlivande i EES-avtalet. Fram till dess använder du ESPD och vanlig dokumentation.

Försvinner ESPD?

Ja, som dokument. Lämplighetstjänsten tar över, och den återanvänder moduler från ESPD och e-Certis.

Måste jag fortfarande uppfylla kvalificeringskraven?

Ja. Det som ändras är hur du styrker dem. Kraven försvinner inte.

Kort sagt: Once only-principen innebär att du dokumenterar ditt företag en gång, och att upphandlande myndigheter i hela EU och EES hämtar bevisen själva. Förslaget gör det till huvudregeln genom en gemensam elektronisk lämplighetstjänst.