Så gör AI upphandlingsdata till marknadsinsikt

Offentliga upphandlingar är inte bara en ström av enskilda upphandlingar. Det är en marknad, med upphandlare som har inköpsmönster över tid, leverantörer som vinner och förlorar, och kategorier som växer eller krymper. Ändå ser vi att många leverantörer fokuserar mest på de färskaste annonseringarna som dyker upp. AI gör det enklare att lyfta blicken och se hela bilden.

Marknadsinsikt från upphandlingsdata handlar inte om att hitta ett kontrakt att lämna anbud på. Det handlar om att förstå vilka kontrakt som finns, vem som vinner dem, och var det finns utrymme att vinna fler. Vi går igenom vad det betyder i praktiken.

Vad marknadsinsikt från upphandlingar egentligen betyder

Det är bra att skilja på två typer av insikt i upphandlingsvärlden. Den ena är operativ: vilken upphandling ska du kolla nu, när är fristen, vilka krav gäller. Det är nyttigt varje dag, och det är där bevakning och sökning kommer in.

Marknadsinsikt är något annat. Det handlar om att se marknaden över tid. Vilka upphandlare köper vad. Vilka leverantörer vinner vilka kontrakt. Hur mycket pengar som faktiskt byter ägare inom en kategori. Vilka trender som rör sig över månader och år.

Det vi ser hos våra kunder är att ju större leverantören blir, desto viktigare blir denna typ av marknadsinsikt. Den styr var företaget investerar i kompetens, vilka segment det satsar på, och var det väljer att inte delta.

Vad datan faktiskt kan visa dig

Upphandlingsdata består av tre huvudtyper information: planering, upphandlingar och resultat. Allt ligger öppet tillgängligt på Doffin för norska kontrakt, och i de svenska annonsdatabaserna (Visma TendSign, Mercell, e-Avrop) samt på Tenders Electronic Daily (TED) för kontrakt över EU:s tröskelvärden.

Förhandsannonseringar och vägledande annonseringar ger en tidig signal om vad som är på väg. De är strikt sett inte påkrävda att annonsera, men de flesta upphandlare gör det ändå. Upphandlingsannonseringarna visar vad som är efterfrågat just nu. Resultaten, eller kontraktstilldelningarna, visar vad som faktiskt köptes, av vem, och över hur lång tid.

Pris är som regel angivet i tilldelningen, men inte alltid. Det är heller inte alla upphandlare som publicerar tilldelningsdata, så bilden du får är ofta ofullständig. Samlat över tid ger det ändå en bild av marknaden: hur stor den är, var den växer, var den är koncentrerad till några få leverantörer, och var den är fragmenterad.

Det är denna typ av helhetsbild du sällan får genom att läsa en annonsering i taget.

Vilken insikt AI hjälper dig att dra ut

Det är mycket nyttig insikt upphandlingsdatan kan ge dig. Några av de vanligaste frågorna från leverantörerna vi pratar med är:

• Vilka upphandlare köper det vi levererar, och hur ofta?
• Vilka segment växer, och vilka är stabila eller fallande?
• Vilka kontrakt löper ut och ska annonseras på nytt?
• Vilken viktning och utvärderingsmodell använder upphandlare i vår kategori?

Frågorna ovan varierar i hur mycket data de kräver. Marknadssegments-tillväxt och kommande kontraktsåterannonseringar kan ofta läsas ut av enbart annonseringarna, medan frågor om vem som faktiskt vinner beror på hur komplett tilldelningsdatan är.

AI hjälper inte genom att hitta svaren på magiskt vis. Den hjälper genom att göra det mycket snabbare att dra ut struktur ur rörig data, så att du kan ställa frågor utan att vänta på en analytiker som har tid nästa vecka.

Konkreta exempel på marknadsinsikt i praktiken

Det är enklare att förstå vad marknadsinsikt betyder när det blir konkret. Låt oss titta på några hypotetiska exempel som illustrerar hur sådan insikt kan användas.

Tänk dig ett IT-konsultföretag som upptäcker att en bestämd regionkommun systematiskt väljer lokala leverantörer över de billigaste alternativen. Det kan ändra strategin: i stället för att konkurrera på pris kan företaget lägga tid på att etablera lokal närvaro i regionen.

Eller föreställ dig en leverantör av kontorstjänster som ser att ett ramavtal de aldrig kommit in på, vinns av samma tre företag gång efter gång. Det är kanske inte en upphandling de har verklig chans i. Eller kanske kan de inleda ett samarbete med någon för att öka sina chanser? Insikten kan ändra Go/No-go-bedömningen för framtida ramavtal i samma segment.

Ett tredje exempel: en leverantör av miljötjänster upptäcker att ett nytt segment inom klimat- och miljösanering växer snabbt bland kommunala upphandlare. Då kan de bygga kompetens i god tid innan upphandlingarna tar fart.

Vad AI inte kan göra på marknadssidan

Som vi har varit inne på tidigare är det fortfarande mycket AI inte gör. På marknadssidan är det viktigaste att komma ihåg att AI inte kan förutspå framtiden. Den kan visa vad som har hänt, och vad som till synes är på väg, men beslutet om att satsa eller låta bli ligger fortfarande hos människor.

AI kan heller inte ersätta direkt dialog om vad upphandlaren planerar, eller fånga upp det som diskuteras i marknadsundersökningar, leverantörsmöten och informella samtal. Vår AI-anbudsansvarig kan däremot väl simulera upphandlarens perspektiv på ett anbud som del av kvalitetssäkringen, något vi har skrivit mer om i vår artikel om AI-anbudsansvarig.

Det vi ser hos våra kunder är att AI ger den faktabaserade grunden. Det mänskliga lagret ovanpå är det som gör insikten användbar.

Vilket arbetsflöde det öppnar för

Marknadsinsikt fungerar bäst när den är en del av en rytm, inte en engångsrapport. Vi ser att de leverantörer som får mest värde ut av detta har byggt några fasta avstämningspunkter:

• Grundlig och regelbunden marknadsgenomgång för ledningen, med data över kontrakt, vinnare och trender
• Förhandsanalys innan företaget bestämmer sig för att satsa på en ny sektor eller geografi
• Löpande konkurrentbevakning, så att det inte kommer som en överraskning när en aktör rör sig in på samma fält

Det är denna typ av kontinuerligt arbetsflöde vår funktion för marknadsinsikter är byggd för. Du får samlad data, sökbara vyer och automatiska sammanfattningar som gör det möjligt att hålla marknadsöversikten uppe utan att ha en dedikerad analytiker.

Cobriefs AI-agent kan också jobba direkt med marknadsanalys för dig i samtalsform. Du kan fråga den om vem som vinner kontrakt i en kategori, vilka konkurrenter en specifik upphandlare brukar välja, eller vilka kontraktsvärden som är typiska i ett segment, och få svar med hänvisning till källdatan.

Avslutningsvis

Marknadsinsikt är inte bara en rapport som blir liggande. Det är en del av strategin för hur företaget jobbar med offentliga upphandlingar. När datan är på plats blir frågorna tydligare, och besluten mer faktabaserade.

Det fina med att ha marknadsinsikten och det dagliga anbudsarbetet i samma verktyg är att när du har identifierat en möjlighet, kan du gå direkt vidare till att jobba med den i samma agent. Mer om hur agenten stödjer själva anbudsarbetet kan du läsa i vår artikel om AI-anbudsansvarig.

Vi på Cobrief pratar gärna om hur marknadsinsikt kan passa in i hur du jobbar med offentlig upphandling i dag.