Vad är en AI-anbudsansvarig, och vad skiljer den från chatbottar som ChatGPT?

Chatbottar är överallt nu. Generella AI-verktyg som ChatGPT och liknande används till allt från e-postutkast till kundservice. Det är naturligt att många försöker använda dem också till anbudsarbete. Det vi ser hos leverantörerna vi pratar med är att ett generellt AI-verktyg och en dedikerad AI-anbudsansvarig löser ganska olika problem. Skillnaden handlar inte bara om utseendet, utan om vad systemet förstår om dig och om upphandlingen du jobbar med.

Så vad är egentligen en AI-anbudsansvarig, och vad skiljer den från sådana verktyg?

Vad gör en anbudsansvarig?

En anbudsansvarig är den som styr en leverantörs anbudsprocess från start till slut. Det innebär att bedöma om en upphandling är värd att delta i, koordinera teamet som ska bidra, skriva och kvalitetssäkra själva anbudssvaret, leverera inom frist, och följa upp eventuella förhandlingar eller BAFO efteråt.

Traditionellt är det en roll där mycket av värdet ligger i att hålla många trådar i huvudet samtidigt. Anbudsansvarig har översikt över vilka upphandlingar som är aktiva, var de står i processen, vilka krav som måste adresseras, och vem som har ansvar för vad. De bästa anbudsansvariga känner vi igen på kombinationen av sakkunskap, processöversikt och förmåga att få ut de rätta sakerna av ett team.

Vad en AI-anbudsansvarig faktiskt är

En AI-anbudsansvarig är ingen ny roll. Det är ett arbetsverktyg (även känt som en AI-agent) som använder artificiell intelligens för att stödja arbetet som anbudsansvarig i vardagen.

Skillnaden från en generell språkmodell är att en AI-anbudsansvarig är byggd specifikt för anbudsarbete. Den känner upphandlingsdokumenten du jobbar med, har en profil av vad företaget levererar, och hämtar från en kunskapsbas med tidigare anbudssvar och referenser. En generell chatbot startar blank varje gång, glömmer kontext och kan ofta hallucinera. Det kan vara både tungrott och riskabelt i anbudsarbete. En AI-anbudsansvarig startar med hela kontexten redan på plats.

Det är inte ett verktyg som ersätter den anbudsansvarige. Det är ett verktyg som både förenklar och förstärker denna roll genom att ta hand om de mest tidskrävande och komplexa uppgifterna, och i stället låta den anbudsansvarige använda sin tid på de fackmässiga bedömningarna.

Kontextförståelse är kärnskillnaden

Om du ber ett generellt AI-verktyg att skriva ett anbudssvar på ett tilldelningskriterium, måste du klistra in hela upphandlingsdokumenten, förklara vad företaget håller på med, och förklara vilken typ av anbud du är ute efter. Resultatet blir så bra som den kontext du klarar av att klistra in, och det kan försvinna när du öppnar en ny konversation.

En AI-anbudsansvarig har denna kontext redan. Den vet vilken upphandling du jobbar med, vilken bransch du är i, vilka referenser och projekt du levererat tidigare, och hur du brukar formulera dig. Du slipper bygga kontexten på nytt för varje enskilt kriterium.

Processtöd: det chatbottarna saknar

Generella chatbottar är inte designade för processer. De kan svara på det du frågar om, men de kommer ofta inte ihåg var du står i en anbudsprocess, vad som återstår, eller vilka krav som redan är adresserade.

En AI-anbudsansvarig är strukturerad runt själva anbudsprocessen: Go/No-go-bedömning, att dra ut krav ur upphandlingsdokumenten, anbudssvar på tilldelningskriterier, kvalitetssäkring och leverans. Den hjälper till att göra bedömningen konsekvent över upphandlingar, så att du inte bedömer en upphandling på ett sätt och nästa på ett helt annat.

Det är här en dedikerad AI-anbudsansvarig skiljer sig från en samtalsbaserad språkmodell. Bedömningen är strukturerad, sparad och jämförbar över tid. Det blir både en konversation och ett arbetsdokument.

Det människan fortfarande äger

Även med bra kontextförståelse och processtöd är det mycket en AI-anbudsansvarig inte gör. Den kan inte göra den strategiska bedömningen om du ska delta i en upphandling, även om den kan vara en bra sparringpartner. Det kräver affärsförståelse, kännedom om konkurrenter, och ofta en magkänsla för vilken position du bör ta.

Den kan inte argumentera i förhandlingar eller försvara ett anbud i ett uppföljningsmöte. Den kan inte ta ansvar för det som levereras, juridiskt eller affärsmässigt. Och den kan inte läsa mellan raderna i upphandlingsdokumenten på samma sätt som en erfaren anbudsansvarig kan.

En bra AI-anbudsansvarig kan däremot väl simulera upphandlarens perspektiv på ett färdigt anbud som del av kvalitetssäkringen, till exempel genom att visa hur anbudet ser ut från upphandlarens ögon. Men den strategiska bedömningen om vad som faktiskt ska stå där, ligger fortfarande hos människan.

Det vi ser hos våra kunder är att en AI-anbudsansvarig blir mest värdefull när människorna runt vet vad de själva äger: strategin, prioriteringarna och argumentationen.

Vad som ändras i arbetsvardagen

En typisk vecka för en anbudsansvarig innan AI blev en del av verktygslådan användes till att leta, läsa, och dra ut krav ur upphandlingsdokument. Resten av tiden gick till att skriva första utkast, koordinera team, och kvalitetssäkra.

Med en AI-anbudsansvarig flyttas balansen. Mycket av tiden som tidigare gick till att leta och läsa, går nu till att bedöma och förbättra. En bra AI-anbudsansvarig gör ett första utkast baserat på upphandlingen, företagsprofilen och tidigare anbudssvar. Den anbudsansvarige går sedan in och förbättrar, justerar och lägger till det som kräver affärsförståelse.

Det betyder att en anbudsansvarig kan hantera fler upphandlingar per vecka, eller använda mer tid på de upphandlingar som verkligen betyder något.

Ett typiskt arbetsflöde med AI-anbudsansvarig (agenten)

I praktiken hänger stegen i en AI-anbudsansvarig ihop som en konversation, inte som separata verktyg. På Cobrief fungerar detta flöde så här:

Det börjar gärna med att du får en notis om en upphandling som ser relevant ut. Du öppnar den i Cobrief, och agenten (AI-anbudsansvarige) ligger klar i menyn för att hjälpa dig komma igång med anbudsarbetet.

Du kan be agenten om en Go/No-go-bedömning: uppfyller ni kvalificeringskraven, vilka krav är obligatoriska, vilken viktning använder upphandlaren. Agenten drar ut det viktigaste ur dokumenten, och du fattar beslutet på faktagrund i stället för enbart magkänsla.

Om ni går vidare, skriver agenten ett första utkast på anbudssvaret baserat på upphandlingsdokumenten, företagsprofilen och det du har sparat i kunskapsbasen från tidigare anbud. Den kan fylla i prisformuläret, hämta CV:n från biblioteket, och göra ett kort sammandrag till bid/no-bid-mötet.

När du är klar med att förbättra och anpassa, kvalitetssäkrar agenten det färdiga anbudet. Den kan bland annat simulera hur anbudet ser ut från upphandlarens perspektiv, kontrollera att alla krav är täckta, och se om pris och leveranstid hänger ihop.

Hela vägen sker arbetet i dialog med agenten, och panelen följer dig oavsett vilken sida i Cobrief du står på. Det är sammanhanget mellan stegen, inte ett enskilt verktyg, som gör skillnaden i vardagen.

Avslutningsvis

Det snabbaste sättet att uppleva skillnaden mellan en chatbot och en AI-anbudsansvarig är att pröva båda på en faktisk upphandling. Du kan pröva vår AI-anbudsansvarig gratis här. Hör gärna av dig till oss om du vill prata om vad det här betyder för hur du jobbar med upphandlingar i dag.