RFI

Een RFI (Request for Information), ofwel verzoek om informatie, is een schriftelijk document waarmee een aanbestedende dienst informatie verzamelt bij potentiële leveranciers voordat een aanbesteding formeel wordt gestart. Een RFI is geen inschrijving; het is een marktonderzoeksinstrument dat wordt ingezet om betere inkoopbeslissingen voor te bereiden.

Hoe werkt een RFI?

Een RFI wordt doorgaans verstuurd aan een breed scala aan leveranciers met gestandaardiseerde vragen over capaciteiten, oplossingen en ervaring. Zie het als een gestructureerd marktonderzoek: de inkoper schetst zijn behoeften op hoofdlijnen en vraagt leveranciers schriftelijk te reageren. De antwoorden worden gebruikt om betere programma's van eisen en aanbestedingsstukken op te stellen, niet om een winnaar te selecteren.

Op grond van EU-recht vallen RFI's onder artikel 40 van Richtlijn 2014/24/EU over voorafgaande marktconsultaties. Deze bepaling staat aanbestedende diensten uitdrukkelijk toe de markt te raadplegen voordat een aanbesteding wordt gestart, mits het proces de mededinging niet verstoort en de beginselen van non-discriminatie en transparantie worden gerespecteerd. RFI's kunnen worden gepubliceerd op TED of nationale aanbestedingsplatformen zoals TenderNed om brede marktdeelname te waarborgen.

RFI, RFP en RFQ: wat is het verschil?

Een RFI is een van de verschillende soorten verzoeken in het aanbestedingsproces:

• RFI (Request for Information): Verzamelt algemene informatie en marktinzicht. Wordt vroeg in het proces ingezet.
• RFP (Request for Proposal): Vraagt om gedetailleerde oplossingsvoorstellen met prijzen. Wordt gebruikt wanneer de behoeften zijn gedefinieerd.
• RFQ (Request for Quotation): Vraagt om prijsopgaven voor gespecificeerde goederen of diensten. Wordt gebruikt wanneer de eisen duidelijk zijn.

Een RFI gaat dus vooraf aan de RFP- en RFQ-fase en helpt de inkoper te bepalen wat er daadwerkelijk moet worden aanbesteed.

Waarom zouden leveranciers op een RFI reageren?

Reageren op een RFI biedt leveranciers de mogelijkheid hun expertise te etaleren en toekomstige eisen te beïnvloeden. Aanbestedende diensten onthouden vaak wie doordachte antwoorden gaf; dit kan een voorsprong opleveren wanneer de formele aanbestedingsprocedure wordt gestart. Tools zoals Cobrief kunnen leveranciers attenderen op nieuwe RFI's via aanbestedingssignalering, zodat zij geen vroegtijdige betrokkenheidskansen missen.

Een RFI is een essentieel onderdeel van effectieve marktdialoog: het geeft inkopers waardevolle inzichten en leveranciers de kans zich vroegtijdig te positioneren in het aanbestedingsproces.