elektronische veiling

Een elektronische veiling is een digitaal proces dat wordt ingezet bij overheidsopdrachten om leveranciers in realtime te laten concurreren door prijzen of andere kwantificeerbare elementen van hun inschrijving aan te passen. Het werkt als een omgekeerde veiling: in plaats van dat prijzen stijgen, bieden leveranciers tegen elkaar door de prijzen te verlagen. De methode is ontworpen om aanbestedende diensten de best mogelijke prijs-kwaliteitverhouding te laten bereiken.

Hoe werkt een elektronische veiling?

Een elektronische veiling is geen zelfstandige aanbestedingsprocedure, maar een afsluitende fase binnen een reguliere procedure. Het proces begint met een openbare of niet-openbare procedure, waarbij de aanbestedende dienst eerst alle ingediende inschrijvingen beoordeelt aan de hand van de gunningscriteria. Vervolgens worden alle gekwalificeerde inschrijvers elektronisch uitgenodigd om deel te nemen aan de veiling.

Tijdens de veiling kunnen leveranciers prijzen en andere kwantificeerbare elementen van hun inschrijvingen aanpassen. De veiling kan in meerdere opeenvolgende rondes worden gehouden. Na elke ronde zien inschrijvers hun rangschikking in de mededinging, maar niet de identiteit van hun concurrenten of hun biedingen. Volgens de EU-regels mag de veiling op zijn vroegst twee werkdagen na verzending van de uitnodigingen beginnen.

Wanneer mag een elektronische veiling worden gebruikt?

Op grond van EU-Richtlijn 2014/24/EU (artikel 35) en de Nederlandse Aanbestedingswet 2012 mogen elektronische veilingen worden gebruikt in combinatie met diverse procedures:

• Openbare en niet-openbare procedures
• Mededingingsprocedure met onderhandeling
• Heropening van de mededinging binnen raamovereenkomsten
• Opdrachten binnen dynamische aankoopsystemen

Een voorwaarde is dat het voorwerp van de opdracht nauwkeurig kan worden omschreven in het bestek. De gunningscriteria moeten worden gewogen met een wiskundige formule die automatische rangschikking mogelijk maakt. De methode kan niet worden gebruikt voor diensten met een intellectueel karakter, zoals architectuurontwerp, omdat dergelijke inschrijvingen niet automatisch kunnen worden gerangschikt.

Hulpmiddelen zoals Cobrief kunnen ondernemers helpen om aanbestedingen te ontdekken die gebruikmaken van een elektronische veiling, zodat zij zich op het proces kunnen voorbereiden.

Elektronische veilingen bieden aanbestedende diensten een doeltreffend instrument om betere prijzen te verkrijgen door open concurrentie tussen leveranciers. Voor ondernemers schept het proces volledige transparantie over hun rangschikking en waarborgt het dat de opdracht wordt gegund op basis van objectieve, vooraf vastgestelde criteria.