De eisen verraden met wie je te maken hebt

Veel mensen openen een nieuwe aanbesteding en gaan meteen naar het programma van eisen. Dan begin je aan de verkeerde kant, vindt Thomas Tinnesand, partner en CCO bij Inventura. De eisen vertellen je niet alleen wat je moet leveren, maar ook met wie je te maken hebt.

Lees alle aanbestedingsstukken

Achter de eisen zit een keuze: wat wil de aanbestedende dienst zelf in de hand houden, en wat laat die over aan de markt? Lees daarom alle onderdelen van de aanbestedingsstukken:

• De geschiktheidseisen laten zien hoe hoog de lat ligt.
• Het programma van eisen laat zien hoeveel speelruimte je krijgt.
• De gunningscriteria laten zien wat wordt beloond.
• De contractvoorwaarden laten zien hoe het risico is verdeeld.

Het contract sla je makkelijk over. "Heel vaak zie je een standaardcontract en denk je dat het wel goed zit. Maar er kunnen best wijzigingen in zitten", zegt Thomas.

Kijk ook naar de mate van detail. Een functioneel gespecificeerd programma van eisen laat ruimte voor aanpak en oplossing. Veel knock-outeisen betekenen vaak dat de prijs beslist.

Tegenstrijdige eisen zijn gevaarlijker dan strenge eisen

"Met strenge eisen weet je vaak heel goed waar je aan toe bent", zegt Thomas. "Wat onvoorspelbaar is, is als er inconsistentie zit in de manier waarop de eisen worden gesteld." Kijk naar deze drie zinnen, die zo in dezelfde aanbestedingsstukken hadden kunnen staan:

De aanbestedende dienst wil innovatie en flexibiliteit, maar de weging beloont een lage prijs, en het contract biedt geen ruimte om wijzigingen te beprijzen. Zulke tegenstrijdigheden betekenen vaak dat de behoefte niet is uitgekristalliseerd en dat het risico verborgen zit. "Dan wordt er eigenlijk de basis gelegd voor gesteggel nadat het contract is getekend."

Vraag de aanbestedende dienst daarom vroeg wat er echt wordt bedoeld, bijvoorbeeld met vragen voor de nota van inlichtingen, ruim voor het einde van de vragenronde. Geen antwoord is ook een antwoord.

Beoordeel hoe volwassen de aanbestedende dienst is

Een volwassen aanbestedende dienst kent de eigen behoefte en beschrijft het probleem goed, ook al kent die niet per se de oplossing. Er loopt een rode draad van de geschiktheidseisen tot het contract, en het risico ligt waar het kan worden beheerst.

Let op deze rode vlaggen:

• hoge ambities met onduidelijke prioriteiten
• risico dat steeds bij de leverancier wordt neergelegd
• weinig zicht op hoe het contractmanagement eruit gaat zien

Moet je onvolwassen aanbestedende diensten dan links laten liggen? Alleen als jullie daar niet klaar voor zijn, vindt Thomas. "Het is geen probleem om met een onvolwassen aanbestedende dienst te werken als je weet dat je dat tegenkomt. Het probleem is als je het niet weet en er naïef in stapt."

Thomas Tinnesand is partner en CCO bij het Noorse adviesbureau Inventura. De adviezen komen uit de presentatie en het panelgesprek op het ontbijtseminar van Cobrief "Hoe kies je aanbestedingen die bij je passen?" op 29 oktober 2026.