Mikä on
tarjouskilpailu
Tunnetaan myös nimellä: kilpailutus, hankintakilpailu
Tarjouskilpailu on muodollinen menettely, jossa hankintayksikkö kutsuu useita toimittajia jättämään tarjouksia tavaroista tai palveluista. Tämä on erityisen yleistä julkisissa hankinnoissa, joissa tiukat säännöt ohjaavat kilpailutuksen toteuttamista kaikkien osallistujien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi.
Miten tarjouskilpailu toimii?
Valmistelu ja julkaiseminen
- Hankintayksikkö laatii tarjouspyynnön, jossa kuvataan hankintakohde
- Kilpailutus julkaistaan tyypillisesti HILMAssa (hankintailmoitukset.fi), Suomen julkisten hankintojen kansallisessa tietokannassa
- Tarjouspyynnössä määritellään soveltuvuusvaatimukset ja vertailuperusteet
Toteutus
- Soveltuvuusvaatimukset täyttävät toimittajat voivat osallistua
- Jokainen toimittaja jättää tarjouksensa ennen määräaikaa
- Hankintayksikkö arvioi tarjoukset vertailuperusteiden mukaisesti
- Paras toimittaja valitaan, minkä jälkeen seuraa odotusaika ennen sopimuksen tekemistä
Esimerkki tarjouskilpailusta
Oletetaan, että kunta tarvitsee uusia kalusteita kunnantaloonsa. Se laatisi tarjouspyynnön, jossa määritellään:
- Tarvittavat kalusteet (tyyppi, määrä, laatu)
- Toimittajaa koskevat vaatimukset (talous, kokemus, kapasiteetti)
- Tarjousten arviointiperusteet (hinta, laatu, toimitusaika)
- Määräajat ja käytännön tiedot
Toimittajat jättävät tarjouksensa, ja kunta arvioi kaikki tarjoukset valiten parhaan ilmoitettujen perusteiden mukaisesti.
Nykyaikaiset työkalut kuten Cobrief helpottavat toimittajia osallistumaan tarjouskilpailuihin automatisoimalla prosessin osia ja tarjoamalla paremman yleiskuvan relevanteista hankintamahdollisuuksista.
Tarjouskilpailu varmistaa, että hankintayksiköt saavat parhaat mahdolliset tarjoukset ja kaikilla toimittajilla on tasapuolinen mahdollisuus voittaa sopimus. Tämä on erityisen tärkeää julkisella sektorilla, jossa julkisia varoja on käytettävä viisaasti.