hankinnan ratkaisu

Hankinnan ratkaisu on päätös siitä, mikä toimittaja voittaa julkisen tarjouskilpailun. EU-direktiivin 2014/24/EU mukaan hankintayksikkö tekee ratkaisun sen jälkeen, kun tarjoukset on arvioitu ennalta määriteltyjä vertailuperusteita vasten, ja ennen kuin sopimus voidaan allekirjoittaa. Ratkaisuvaihe on tarkasti säänneltyä koko EU- ja ETA-alueella, jotta voittaja valitaan objektiivisin ja jälkikäteen tarkistettavin perustein.

Katso ajankohtaiset hankintapäätökset Cobriefista.

Miten hankinnan ratkaisu etenee?

Itse ratkaisu syntyy jäsennellyn prosessin tuloksena:

1. Tarjousten arviointi: Hankintayksikkö arvioi kaikki saapuneet tarjoukset vaatimusmäärittelyä ja vertailuperusteita vasten.
2. Järjestäminen arviointimallin mukaan: Tarjoukset pisteytetään tai hinnoitellaan ennen tarjousten avaamista vahvistetun menetelmän mukaisesti.
3. Voittajan valinta: Sopimus tehdään sen toimittajan kanssa, jonka tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin (MEAT, most economically advantageous tender).
4. Hankintapäätös: Kaikki osallistujat saavat kirjallisen tiedon päätöksestä ja sen perusteluista.
5. Odotusaika: Lakisääteinen odotusaika (vähintään 10 päivää EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, oikeussuojadirektiivin 89/665/ETY mukaisesti), jonka aikana asianosaiset toimittajat voivat valittaa ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Mihin ratkaisu perustuu?

Hankinnan ratkaisun on noudatettava sitä, mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa on ilmoitettu. Vertailuperusteet ja niiden painotus on ilmoitettava selkeästi ennen tarjousten määräaikaa, eikä hankintayksikkö voi muuttaa niitä kesken menettelyn. Neuvottelumenettelyissä hankintayksikkö voi pyytää lopullisen tarjouksen, niin sanotun BAFO:n (best and final offer), ennen ratkaisua.

Yleisiä vertailuperusteita ovat:

• Hinta tai elinkaarikustannukset
• Laatu (tekninen arvo, toiminnallisuus, toimitusaika)
• Ympäristö- ja ilmastonäkökulmat
• Palvelu ja jälkihoito

Virheiden seuraukset ratkaisuvaiheessa

Ratkaisuvaiheen virheet ovat yleisimpiä syitä valittaa kansallisille muutoksenhakuelimille (kuten Suomen markkinaoikeudelle, Norjan KOFA:lle tai Saksan Vergabekammern-elimille). Säännösten rikkominen voi johtaa siihen, että hankintapäätös kumotaan, sopimus julistetaan tehottomaksi tai hankintayksikkö joutuu maksamaan vahingonkorvauksia. Vasta kun odotusaika on päättynyt ja mahdolliset valitukset on käsitelty, hankintayksikkö voi edetä sopimuksen tekemiseen.

Toimittajille hankintapäätökset ovat tärkeä markkinatiedon lähde. Cobrief-kaltaiset työkalut, kuten Cobrief, seuraavat uusia hankintapäätöksiä ja ilmoittavat olennaisista mahdollisuuksista tarjouskilpailussasi, jotta voit analysoida, mitkä tarjoukset voittavat sopimuksia ja mitä kilpailijasi tarjoavat.