e-Certis

e-Certis on Euroopan komission maksuton verkkotietokanta todistuksista, sertifikaateista ja muista selvityksistä, joita kukin EU- ja ETA-maa käyttää julkisissa hankinnoissa. Siitä näet, millä asiakirjoilla toimittaja osoittaa täyttävänsä soveltuvuusvaatimukset ja ettei sitä koske mikään poissulkemisperuste, esimerkiksi verot ja maksut on maksettu, rikostuomioita ei ole, yritys ei ole konkurssissa ja vakuutukset ovat voimassa. Tietokannasta on eniten hyötyä, kun haluat jättää tarjouksen toiseen maahan.

Miten e-Certis toimii?

Kolme asiaa menee helposti sekaisin:

• ESPD on oma ilmoitus, jonka jätät tarjouksen mukana. Se on alustava näyttö: vakuutat täyttäväsi vaatimukset.
• e-Certis on luettelo. Siitä näet, mitä asiakirjoja kussakin maassa käytetään lopullisena näyttönä ja kuka ne myöntää.
• Kansalliset rekisteripalvelut, kuten Norjan eBevis, antavat hankintayksikön hakea verotodistuksen, kaupparekisteritiedot ja muut tiedot suoraan rekistereistä.

Oikeudellinen perusta on hankintadirektiivin (2014/24/EU) 61 artikla. Jäsenvaltioiden on huolehdittava siitä, että e-Certisin tiedot todistuksista ja selvityksistä pidetään ajan tasalla, ja hankintayksiköiden on ensisijaisesti vaadittava sellaisia selvityksiä, jotka sisältyvät e-Certisiin. Euroopan komissio ylläpitää tietokantaa, ja kukin maa syöttää ja päivittää omat tietonsa. Mukana ovat sekä Suomi että Norja.

Haku on maksuton ja avoin. Valitset maan ja sen, mihin tarvitset näyttöä, ja näet asiakirjan nimen, myöntäjän ja sen, mitä asiakirjaa se vastaa muissa maissa.

Esimerkki: Suomalainen rakennusyritys haluaa jättää tarjouksen norjalaisen kunnan tieurakkaan. Kotimaassa se toimittaa verovelkatodistuksen Verohallinnolta ja kaupparekisteriotteen PRH:lta. Suomalaisena yrityksenä se esittää yleensä suomalaiset todistukset myös Norjassa, mutta norjalainen hankintayksikkö ei tunne niitä. e-Certisistä yritys näkee, mitä norjalaiset toimittajat tavallisesti toimittavat, kuten skatteattest-todistuksen Norjan veroviranomaiselta ja firmaattest-otteen Brønnøysundin rekisterikeskuksesta, ja mitkä suomalaiset asiakirjat vastaavat niitä. Näin se ehtii hankkia oikeat paperit ajoissa ja selittää hankintayksikölle, mitä ne osoittavat.

Miksi e-Certis on tärkeä sinulle toimittajana?

Todistusten hankkiminen vie aikaa, eikä toisessa maassa aina tiedä, mitä hankintayksikkö odottaa. e-Certis antaa vastauksen ennen kuin jätät tarjouksen, ei vasta voiton jälkeen, kun selvitykset on toimitettava lyhyessä ajassa. Jos aiot osallistua kilpailutuksiin Ruotsin LOU:n, Tanskan udbudslovenin tai Norjan sääntöjen mukaan, e-Certis on hyvä ensimmäinen pysäkki.

Tietokannasta on apua myös keskustelussa hankintayksikön kanssa. Jos se pyytää asiakirjaa, jota Suomessa ei ole, voit näyttää suomalaisen vastineen. Työkalut kuten Cobrief auttavat näkemään, mitä vaatimuksia ja asiakirjoja kilpailutuksessa pyydetään, joten tiedät, mitä etsiä.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö minun käyttää e-Certisiä tarjouksen jättämiseen?

Ei. e-Certis on hakuteos. Et toimita sinne mitään, eikä hankintayksikkö pyydä vahvistusta tietokannasta.

Löytyykö e-Certisistä suomalaisia ja norjalaisia asiakirjoja?

Kyllä. Suomi on mukana EU-maana ja Norja ETA-maana, joten löydät molempien maiden selvitykset ja tiedon niiden myöntäjästä.

Onko e-Certis sama asia kuin ESPD?

Ei. ESPD on lomake, jonka täytät ja jätät tarjouksen mukana. e-Certis kertoo, millä asiakirjoilla ESPD:ssä ilmoittamasi tiedot vahvistetaan.

Lyhyesti: e-Certis on Euroopan kartta todistuksista ja selvityksistä. Tarkista sieltä ennen kuin jätät tarjouksen toiseen maahan, niin vältät yllätykset, kun hankintayksikkö pyytää selvityksiä.