Näin rakennat hyvän tarjoustiimin

Useimmilla toimittajilla, jotka työskentelevät julkisten hankintojen parissa, on jonkinlainen tarjoustiimi, virallinen tai epävirallinen. Näemme asiakkaillamme, että ero johdonmukaisesti voittavan tiimin ja keskinkertaisia tarjouksia toimittavan tiimin välillä koskee sitä, miten tiimi on organisoitu.

Roolit, rutiinit, vastuu ja tieto ovat rakennuspalikoita. Kun ne puuttuvat, jokainen tarjous muuttuu eräänlaiseksi tulipalon sammutukseksi. Tässä artikkelissa käymme läpi sen, minkä näemme toimivan keskustelemiemme toimittajien kohdalla.

Mikä tarjoustiimi oikeasti on

Tarjoustiimi ei ole välttämättä virallinen osasto. Monissa toimittajayrityksissä se on pikemminkin verkosto ihmisiä, jotka osallistuvat jokaiseen tarjoukseen: tarjouspäällikkö, joka koordinoi, sisältöä tuottavat ammattilaiset, toimitusjohtaja, joka tekee osallistumispäätöksen, ja laadunvarmistaja, joka lukee läpi ennen toimitusta.

Tärkeää ei ole, että on virallinen osasto. Tärkeää on, että on selkeä rakenne: kenellä on vastuu mistäkin, kuka tekee päätökset ja miten tieto kulkee heidän välillään.

Näemme, että parhaat tarjoustiimit ovat pieniä ja keskittyneitä. Se on harvoin suuri koneisto. Useimmiten se on tarjouspäällikkö selkeällä mandaatilla, joukko ammattiosaajia, jotka tietävät mitä heiltä odotetaan, ja päätöksentekijä, joka on tavoitettavissa kun tarvitaan.

Roolit, joiden pitää olla paikoillaan

Useimmat tarjoustiimit tarvitsevat muutamia ydinrooleja, riippumatta siitä kuinka monta henkilöä ne kattavat.

Tarjouspäällikkö. Se, joka ohjaa koko prosessia. Arvioi tarjouspyyntöjä, koordinoi työn, pitää määräajat ja varmistaa valmiin tarjouksen laadun. Pienissä yrityksissä se voi olla toimitusjohtaja, suuremmissa se on erillinen rooli.

Ammattiosaajat. Ne, joilla on paljon tietoa siitä, mitä toimitetaan. He kirjoittavat tekniset osiot, antavat esimerkkejä ja voivat puolustaa sitä, mitä kirjoitetaan. Ilman heitä tarjouksista tulee yleisluontoisia.

KAM (asiakasvastaava). Ammattimaisilla toimittajilla on usein asiakasvastaava eli KAM, jolla on suhde hankintayksikköön ajan yli. KAM voi antaa kontekstia ostajasta, historiaa aiemmista kilpailuista ja epävirallista dialogia, joka voi tukea strategiaa. KAM kirjoittaa harvoin itse tarjousta, mutta on tärkeä näkemyksen lähde.

Tarjouskirjoittaja. Kaikilla ei ole erillistä henkilöä tähän, mutta jonkun pitäisi vastata itse tekstityöstä eli rakenteesta, toimittamisesta ja punaisesta langasta. Se voi olla itse tarjouspäällikkö, tai oma rooli suuremmassa tiimissä.

Laadunvarmistaja. Joku, joka lukee tarjouksen tuorein silmin ennen toimitusta. Mieluiten ei sama henkilö, joka sen kirjoitti. Voi olla kollega, ulkopuolinen tai useiden yhdistelmä.

Päätöksentekijä. Se, jolla on mandaatti sanoa kyllä tai ei osallistumiseen, hyväksyä hinta ja allekirjoittaa tarjous. On tärkeää, että tämä henkilö on tavoitettavissa, kun päätöksiä pitää tehdä nopeasti.

Ei ole epätavallista, että sama henkilö kattaa useita rooleja, erityisesti pienemmissä yrityksissä. Mutta on tärkeää, että on selvää, kenellä on mikäkin vastuu kussakin kilpailussa.

Yleiskuva kaikista aktiivisista kilpailuista

Tarjoustiimillä, joka voittaa ajan myötä, on aina yleiskuva siitä, mitä on käynnissä ja mitä on tulossa. Hyvät tarjouspäälliköt eivät ole vain reaktiivisia kilpailuihin, jotka on jo kuulutettu. Heillä on myös hallinta siitä, mitä on tulossa: mitkä sopimukset ovat päättymässä nykyisillä toimittajilla, mitkä hankintayksiköt harkitsevat markkinoille menoa ja mihin segmentteihin kannattaa valmistautua. Reaktiiviset ja proaktiiviset tarjousprosessit kulkevat rinta rinnan.

Jokainen yksittäinen kilpailu on jossain vaiheessa: arvioinnissa, kirjoituksessa, toimitettu, neuvottelussa, voitettu tai menetetty.

Näemme onnistuneiden toimittajien kohdalla, että heillä on yhteinen yleiskuva siitä, missä kukin kilpailu on. Se voi olla taulukkolaskenta, taulu seinällä tai erillinen työkalu. Tärkeää ei ole teknologia, vaan että on yksi paikka, jossa nähdä, mikä on aktiivinen ja missä se on.

Ilman tätä yleiskuvaa kilpailut voivat unohtua, määräajat livahtaa ohi tai kaksi henkilöä työskennellä samassa tarjouksessa tietämättä toisistaan. Näemme, että pienetkin tiimit saavat paljon arvoa yksinkertaisesta yleiskuvasta, kunhan sitä päivitetään säännöllisesti.

Selkeä tehtävien jako

Kunkin yksittäisen kilpailun sisällä on monta tehtävää, jotka pitää tehdä: lukea tarjouspyyntö, arvioida soveltuvuus, kirjoittaa eri osia vastauksesta, hakea referenssit, tarkistaa hinta, varmistaa laatu, toimittaa.

Näemme parhaiten toimivaksi, että jokaisella tehtävällä on yksi vastuullinen ja määräaika. Ei "meidän pitää työskennellä tämän parissa", vaan "Pekka kirjoittaa ympäristöosion, valmis keskiviikkona". Kun vastuu on epäselvä, tehtävät tehdään viime hetkellä tai ei ollenkaan.

Suuremmissa tarjouksissa voi olla arvokasta jakaa työ tehtävälistaksi alusta loppuun, jota tiimi voi käydä läpi. Se vähentää loppuvaiheen stressiä ja tekee helpommaksi nähdä, missä se jumiutuu.

Määräaikakalenteri puskureilla

Kaikki tarjoustiimit työskentelevät määräaikoja vasten. Se on yksi asia, joka erottaa tarjoustyön monesta muusta. Mutta on suuri ero tiimillä, jolla on selkeä määräaikakalenteri sisäänrakennetuilla puskureilla, ja tiimillä, joka tekee jatkuvaa palonsammutusta.

Näemme toimivaksi kalenterin, joka näyttää ei vain toimitusmääräajan vaan myös sisäiset välitavoitteet: milloin ensimmäisen luonnoksen pitää olla valmis, milloin laadunvarmistus alkaa, milloin varsinainen toimitus tapahtuu. Mieluiten hyvällä marginaalilla ennen virallista määräaikaa.

Puskurit ovat aliarvostettuja. Kun jokin menee pieleen, kuten väärä tiedostomuoto, puuttuva liite tai jumittava palvelin, se on ero valmiin tarjouksen ja viime hetkellä peruuntuneen välillä.

Jäsennelty tietopohja, jolle tiimi voi rakentaa

Yksi suurimmista eroista tarjoustiimin välillä, joka kasvaa laadussa, ja sen, joka ei kehity, on se, miten tieto jaetaan ja käytetään uudelleen.

Jokainen kirjoittamanne tarjous sisältää arvokasta tietoa: hyviä muotoiluja siitä, mitä yritys toimittaa, päivitettyjä referenssihankkeita, valmiiksi laadunvarmistettuja kuvauksia siitä, miten käsittelette turvallisuutta, ympäristöä tai toimitusta. Jos tämä on hajallaan tiedostoissa ihmisten omilla kovalevyillä, se pitää kirjoittaa joka kerta uudelleen.

Näemme parhaiden tiimien kohdalla, että he ovat rakentaneet jäsennellyn ja laadunvarmistetun tietopohjan, johon valmiit tekstit, asiakirjat, referenssit, casetit ja asiakastiedot on koottu yhteen paikkaan. Käytännössä siitä tulee yksi luotettava paikka, josta hakea faktoja siitä, mitä yritys osaa, on tehnyt ja voi taata. Tällaista pohjaa kutsutaan usein tietopohjaksi.

Se ei tarkoita, että jokaisesta vastauksesta tulisi samanlainen. Se tarkoittaa, että tiimi aloittaa jokaisen kilpailun vankalta pohjalta ja käyttää aikaa sovittamiseen sen sijaan, että kirjoittaisi kaiken uudelleen.

Juuri tästä syystä tekoälyllä tarjouksia kirjoittava toimintomme saa suuren osan arvostaan: se työskentelee tietopohjaa vasten ja voi poimia relevanttia sisältöä jokaiseen kilpailuun, niin että tiimi ei aloita tyhjältä paperilta.

Rytmi: viikoittaiset ja kuukausittaiset rutiinit

Hyvällä tarjoustiimillä on hyvä rytmi. Tätä rytmiä ei aseteta kerran ja unohdeta; se vaatii säännöllistä huoltoa.

Näemme toimiviksi muutamia kiinteitä rutiineja: lyhyt viikoittainen aktiivisten kilpailujen läpikäynti, kuukausittainen uusien mahdollisuuksien arviointi ja perusteellisempi markkinakartoitus johdolle säännöllisin väliajoin. Kuulostaa paljolta, mutta juuri tämä saa aikaan sen, että mikään ei putoa kuuluisien tuolien väliin.

Lisäksi kannattaa olla muutamia rutiineja itse hankintaprosessin ympärillä, joita tiimi seuraa. Miten aloitatte uuden tarjouksen? Miten Go/No-go ratkaistaan? Kuka allekirjoittaa minkä, ja milloin? Rutiinit antavat ennakoitavuutta ja saavat aikaan sen, että ette aloita tyhjältä paperilta joka kerta.

Tekoäly vahvistajana, ei korvaajana

Hyvin organisoitu tarjoustiimi vankoilla rutiineilla saa irti paljon enemmän tekoälystä kuin tiimi ilman rakennetta. Tämä johtuu siitä, että tekoäly vahvistaa olemassa olevaa osaamista. Se ei korvaa sitä. Tekoäly toimii parhaiten, kun se saa rakentaa olemassa olevalle prosessille, jossa on selkeät roolit, hyviä asiakirjoja ja kurinalaista laadunvarmistusta.

Tiimille, jolla on tietopohja ja rutiinit paikoillaan, tekoäly voi hoitaa paljon aikaa vievästä työstä: poimia vaatimukset tarjouspyynnöstä, tehdä ensimmäisiä luonnoksia, arvioida kilpailuja Go/No-go-vaiheessa ja varmistaa, että kaikkiin vaatimuksiin on vastattu.

Lisää siitä, miten tekoäly sopii tarjouspäällikön rooliin, voit lukea tekoäly-tarjouspäällikkö-artikkelistamme. Olemme myös kirjoittaneet siitä, mikä erottaa voittavat tarjoukset muista.

Mutta tiimi voittaa edelleen, ei tekoäly. Edelleen ihmiset tekevät strategiset päätökset ja omistavat liiketoimintaymmärryksen.

Lopuksi

Hyvä tarjoustiimi rakennetaan ajan myötä. Roolit, rutiinit, tieto ja rytmi vahvistavat toisiaan, kun ne ovat paikoillaan, ja tältä pohjalta jokaisesta yksittäisestä tarjouksesta tulee parempi.

Näemme, että toimittajat, jotka pärjäävät parhaiten julkisissa hankinnoissa, organisoituvat hyvin ensin. Sen jälkeen he keskittyvät työkaluihin.

Me Cobriefilla otamme mielellämme keskustelun kanssanne siitä, miten tekoäly-tarjouspäällikkömme voi olla hyvä ratkaisu teidän tarjousprosesseissanne.