Mikä on tekoäly-tarjouspäällikkö, ja mikä erottaa sen chatboteista kuten ChatGPT?

Chatboteja on nykyään kaikkialla. Yleisiä tekoälytyökaluja kuten ChatGPT ja vastaavia käytetään kaikkeen sähköpostiluonnoksista asiakaspalveluun. On luonnollista, että monet yrittävät käyttää niitä myös tarjoustyöhön. Näemme keskustelemiemme toimittajien kohdalla, että yleinen tekoälytyökalu ja erillinen tekoäly-tarjouspäällikkö ratkaisevat melko erilaisia ongelmia. Ero ei liity vain ulkoasuun, vaan siihen, mitä järjestelmä ymmärtää sinusta ja kilpailusta, jonka parissa työskentelet.

Mikä siis on tekoäly-tarjouspäällikkö, ja mikä erottaa sen tällaisista työkaluista?

Mitä tarjouspäällikkö tekee?

Tarjouspäällikkö on se, joka ohjaa toimittajan tarjousprosessia alusta loppuun. Siihen kuuluu sen arvioiminen, kannattaako kilpailuun osallistua, työn koordinoiminen, itse vastauksen kirjoittaminen ja laadunvarmistus, määräaikaan mennessä toimittaminen ja mahdollisten neuvottelujen tai BAFOn seuranta jälkeenpäin.

Perinteisesti se on rooli, jossa suuri osa arvosta syntyy useiden langanpäiden hallinnasta samanaikaisesti. Tarjouspäälliköllä on yleiskuva siitä, mitkä kilpailut ovat aktiivisia, missä vaiheessa ne ovat, mihin vaatimuksiin pitää vastata ja kuka vastaa mistäkin. Tunnistamme parhaat tarjouspäälliköt yhdistelmästä ammatillista ymmärrystä, prosessinäkemystä ja kyvystä saada tiimistä irti oikeat asiat.

Mikä tekoäly-tarjouspäällikkö oikeasti on

Tekoäly-tarjouspäällikkö ei ole uusi rooli. Se on työkalu (tunnetaan myös nimellä tekoälyagentti), joka käyttää tekoälyä tukemaan tarjouspäällikkötyötä arjessa.

Ero yleiseen kielimalliin on se, että tekoäly-tarjouspäällikkö on rakennettu nimenomaan tarjoustyötä varten. Se tuntee tarjouspyynnön, jonka parissa työskentelet, sillä on profiili siitä, mitä yritys toimittaa, ja se hakee tietopohjasta, jossa on aiempia vastauksia ja referenssejä. Yleinen chatbot aloittaa joka kerta tyhjästä, unohtaa kontekstin ja voi usein hallusinoida. Se voi olla sekä raskasta että riskialtista tarjoustyössä. Tekoäly-tarjouspäällikkö aloittaa siten, että koko konteksti on jo paikallaan.

Se ei ole työkalu, joka korvaa tarjouspäällikön. Se on työkalu, joka sekä yksinkertaistaa että vahvistaa tätä roolia hoitamalla aikaa vievimmät ja monimutkaisimmat tehtävät, ja antaa tarjouspäällikön käyttää aikansa ammatillisiin arvioihin.

Kontekstin ymmärrys on ydinero

Jos pyydät yleistä tekoälytyökalua kirjoittamaan vastauksen yhteen vertailuperusteeseen, sinun pitää liittää koko tarjouspyyntö, selittää mitä yritys tekee ja selittää, millaista tarjousta haet. Tulos on niin hyvä kuin onnistut liimaamaan kontekstia, ja se voi kadota, kun avaat uuden keskustelun.

Tekoäly-tarjouspäälliköllä on tämä konteksti jo. Se tietää, minkä kilpailun parissa työskentelet, millä alalla olet, mitä referenssejä ja hankkeita olet aiemmin toimittanut, ja miten yleensä muotoilet asiasi. Sinun ei tarvitse rakentaa kontekstia uudelleen joka ainoaa kriteeriä varten.

Prosessituki: se, mikä chatboteilta puuttuu

Yleisiä chatbotteja ei ole suunniteltu prosesseja varten. Ne voivat vastata siihen, mitä kysyt, mutta ne eivät usein muista, missä vaiheessa tarjousprosessia olet, mitä on jäljellä tai mihin vaatimuksiin on jo vastattu.

Tekoäly-tarjouspäällikkö on jäsennelty itse tarjousprosessin ympärille: Go/No-go-arviointi, vaatimusten poiminta tarjouspyynnöstä, vertailuperusteisiin vastaaminen, laadunvarmistus ja toimitus. Se auttaa tekemään arvioinnista yhtenäisen yli kilpailujen, niin että et arvioi yhtä kilpailua yhdellä tavalla ja seuraavaa aivan toisella.

Tässä erillinen tekoäly-tarjouspäällikkö erottuu keskustelupohjaisesta kielimallista. Arviointi on jäsennelty, tallennettu ja vertailtavissa ajan myötä. Siitä tulee sekä keskustelu että työasiakirja.

Mitä ihminen edelleen omistaa

Hyvästäkin kontekstin ymmärryksestä ja prosessituesta huolimatta on paljon, mitä tekoäly-tarjouspäällikkö ei tee. Se ei voi tehdä strategista arviointia siitä, pitäisikö teidän osallistua kilpailuun, vaikka voikin olla hyvä sparrauskumppani. Se vaatii liiketoimintaymmärrystä, kilpailijoiden tuntemusta ja usein vaistoa siitä, minkä position teidän tulisi ottaa.

Se ei voi argumentoida neuvotteluissa tai puolustaa tarjousta seurantakokouksessa. Se ei voi ottaa vastuuta siitä, mitä toimitetaan, juridisesti tai liiketoiminnallisesti. Eikä se voi lukea rivien välistä tarjouspyynnössä samalla tavalla kuin kokenut tarjouspäällikkö.

Hyvä tekoäly-tarjouspäällikkö voi kuitenkin hyvin simuloida hankintayksikön näkökulmaa valmiiseen tarjoukseen osana laadunvarmistusta, esimerkiksi näkemällä, miltä tarjous näyttää ostajan silmin. Mutta strateginen arvio siitä, mitä siellä todella tulee olla, on edelleen ihmisen tehtävä.

Näemme asiakkaillamme, että tekoäly-tarjouspäälliköstä tulee arvokkain silloin, kun ympärillä olevat ihmiset tietävät, mitä itse omistavat: strategian, priorisoinnit ja argumentaation.

Mikä muuttuu työarjessa

Tyypillinen viikko tarjouspäällikölle ennen kuin tekoäly tuli osaksi työkalupakkia kului etsimiseen, lukemiseen ja vaatimusten poimimiseen tarjouspyynnöistä. Loppuaika kului ensimmäisten luonnosten kirjoittamiseen, tiimin koordinoimiseen ja laadunvarmistukseen.

Tekoäly-tarjouspäällikön kanssa tasapaino siirtyy. Suuri osa siitä ajasta, joka ennen meni etsimiseen ja lukemiseen, menee nyt arvioimiseen ja parantamiseen. Hyvä tekoäly-tarjouspäällikkö tekee ensimmäisen luonnoksen kilpailun, yritysprofiilin ja aiempien vastausten pohjalta. Tarjouspäällikkö menee sitten parantamaan, hienosäätämään ja lisäämään sen, mikä vaatii liiketoimintaymmärrystä.

Se tarkoittaa, että tarjouspäällikkö voi käsitellä useampia kilpailuja viikossa, tai käyttää enemmän aikaa niihin kilpailuihin, jotka ovat oikeasti tärkeitä.

Tyypillinen työnkulku tekoäly-tarjouspäällikön (agentin) kanssa

Käytännössä tekoäly-tarjouspäällikön vaiheet kytkeytyvät yhteen keskusteluksi, ei erillisiksi työkaluiksi. Cobriefissa virta toimii näin:

Se alkaa usein siitä, että saat hälytyksen relevantilta vaikuttavasta kilpailusta. Avaat sen Cobriefissa, ja agentti (tekoäly-tarjouspäällikkö) on valikossa valmiina auttamaan sinua aloittamaan tarjoustyön.

Voit pyytää agentilta Go/No-go-arviointia: täytättekö soveltuvuusvaatimukset, mitkä vaatimukset ovat pakollisia, millaista painotusta hankintayksikkö käyttää. Agentti poimii asiakirjoista olennaisimman, ja teet päätöksen tosiasiapohjalta sen sijaan, että luottaisit pelkkään vaistoon.

Jos etenette, agentti kirjoittaa vastauksen ensimmäisen luonnoksen tarjouspyynnön, yritysprofiilin ja tietopohjaan tallennettujen aiempien tarjousten pohjalta. Se voi täyttää hintalomakkeen, hakea CV:t kirjastosta ja tehdä lyhyen yhteenvedon bid/no-bid-kokoukseen.

Kun olet valmis parantamaan ja sovittamaan, agentti varmistaa valmiin tarjouksen laadun. Se voi muun muassa simuloida, miltä tarjous näyttää ostajan näkökulmasta, tarkistaa, että kaikki vaatimukset on katettu, ja katsoa, ovatko hinta ja toimitusaika linjassa.

Koko ajan työ tapahtuu dialogissa agentin kanssa, ja paneeli seuraa sinua riippumatta siitä, millä Cobriefin sivulla olet. Juuri vaiheiden välinen yhteys, ei yksittäinen työkalu, tekee eron arjessa.

Lopuksi

Nopein tapa kokea ero chatbotin ja tekoäly-tarjouspäällikön välillä on kokeilla molempia oikeassa kilpailussa. Voit kokeilla tekoäly-tarjouspäällikköämme ilmaiseksi täältä. Ota mielellään yhteyttä, jos haluat keskustella siitä, mitä tämä tarkoittaa sille, miten työskentelet tarjouskilpailujen parissa tänään.