Voittavat tarjoukset: Mitä näemme parhaiden tarjouspäälliköiden tekevän

Cobriefilla työskentelemme yli 2 500 toimittajan kanssa, jotka jättävät tarjouksia julkisissa hankinnoissa joka ikinen viikko. Näemme tarjouksia, jotka voittavat, ja tarjouksia, jotka häviävät. Ja näemme, että voittajilla on usein yhteisiä, tunnistettavia kuvioita. Ei välttämättä eniten sivuja, hienointa kieltä tai hienostuneinta tekoälyn käyttöä, vaan kuria itse prosessissa.

Pohjimmiltaan on kyse kolmesta asiasta: ymmärrä mitä hankintayksikkö oikeasti etsii ja vastaa siihen täsmällisesti, tee tarjousten parissa paljon ja systemaattista työtä, ja aloita ajoissa. Tässä artikkelissa jaamme kymmenen asiaa, joita näemme parhaiden tarjouspäälliköiden tekevän johdonmukaisesti, ja mitä voit ottaa heiltä mukaan omaan käytäntöösi.

1. He tietävät hankinnasta paljon ennen sen julkaisua

Aivan parhaat tarjouspäälliköt eivät aloita silloin, kun kilpailu on kuulutettu. He tietävät jo, mitkä sopimukset ovat tulossa markkinoille, mitkä hankintayksiköt harkitsevat heidän toimittamansa ostamista ja missä suurimmat mahdollisuudet ovat. Tämä tieto rakennetaan ajan myötä, markkinatuntemuksen ja suorien hankintayksikön kanssa käytyjen keskustelujen kautta jo ennen kilpailun käynnistymistä.

Näemme ammattilaisten käyttävän ennakkoilmoituksia, ohjeellisia ilmoituksia ja markkinavuoropuhelua aktiivisesti ymmärtääkseen tarpeen ennen kuin se virallisesti julkaistaan. Se antaa heille aivan toisenlaisen lähtökohdan, kun tarjouspyyntö lopulta tulee: he tuntevat kontekstin jo, ovat rakentaneet suhteen hankintayksikköön ja voivat käyttää ajan tarjouksen räätälöintiin sen sijaan, että joutuisivat opettelemaan perusasiat alusta.

Mukaan otettavaa: Rakenna rutiini, jolla seuraat markkinavuoropuhelua ja ennakkoilmoituksia niiden hankintayksiköiden osalta, joille haluatte toimittaa. Tärkein tarjoustyö alkaa usein ennen varsinaista kuulutusta.

2. Heillä on tiukka Go/No-go sen suhteen, mihin kilpailuihin käytetään aikaa

Parhaat tarjouspäälliköt sanovat kyllä niihin kilpailuihin, jotka he voivat tosiasiassa voittaa, ja ei muihin. Kun relevantti kilpailu ilmaantuu, he käyvät läpi jäsennellyn arvioinnin ennen osallistumispäätöstä: Täytämmekö soveltuvuusvaatimukset? Miten hankintayksikkö painottaa kriteereitä ja onko painotus meidän eduksemme? Mitä resursseja vaaditaan ja ovatko ne vapaina aikaikkunassa? Ketkä ovat todennäköisiä kilpailijoita ja onko meillä realistinen voittomahdollisuus?

Näemme hyvien tarjouskirjoittajien jättävän käyttämättä aikaa kilpailuihin, joissa voittomahdollisuus on pieni tai joissa on suuri riski, ettei hanke ole kannattava edes voitettuna. Hyvällä työkalulla voitte toki vastata useampiin kilpailuihin samanaikaisesti, joten kyse ei pääsääntöisesti ole siitä, että kieltäydytään useammin. Kyse on siitä, että kieltäydytään oikeista kilpailuista.

Mukaan otettavaa: Tee lyhyt Go/No-go-malli 5-7 kriteerillä, joihin vastaatte ennen uuden kilpailun aloittamista. Muista, että ei voi olla yhtä arvokas kuin kyllä.

3. He lukevat tarjouspyynnön tulkintatilassa, ei lukutilassa

Tarjouspyynnön lukeminen on yksi asia, mutta sen tulkitseminen on aivan toinen vuori. Näemme parhaiden tarjouspäälliköiden käyttävän paljon aikaa asiakirjojen ensimmäiseen läpikäyntiin ja etsivän muutakin kuin sitä, mitä on kirjoitettu. He pyrkivät ymmärtämään, mitä hankintayksikkö tosiasiassa haluaa saavuttaa hankinnalla, mistä riskeistä se on huolissaan ja minkälaisia vastauksia se toivoo saavansa.

"Älykäs kaupunki" -kilpailu ei ehkä koskekaan teknologiaa, vaan kaupunkikehitystä. IT-konsulttikilpailu ei ehkä koskekaan tuntihintaa, vaan toimitusvarmuutta. Taustalla oleva tarkoitus on usein avain siihen, miten tarjous tulisi rakentaa.

Mukaan otettavaa: Merkitse jokainen vaatimus, kriteeri ja arviointimalli systemaattisesti. Kirjaa myös se, mitä ei ole kirjoitettu mutta mikä on rivien välissä. Tulkitse tarjouspyyntö ennen kuin alat kirjoittaa.

4. He esittävät hyviä kysymyksiä ennen kirjoittamisen aloittamista

Kysymys-vastaus-vaihe tarjouskilpailussa on aliarvostettu. Juuri siellä voitte huomata poikkeavuuksia, jotka johtaisivat hylkäämiseen, kriittisiä muotoiluja, jotka vaikuttavat Go/No-go-päätökseen, ja epäselvyyksiä, jotka tulisivat myöhemmin maksamaan teille pisteitä. Parhaat tarjouspäälliköt esittävät kysymyksiä aikaisin ja tietoisesti, eivätkä odota vastauksen kirjoittamisen puoliväliin.

Olemme oppineet keskustelemiltamme hankintayksiköiltä, että hyvät kysymykset ovat itse asiassa tapa asemoida itsensä ammattimaiseksi toimijaksi. Ostajat panevat merkille, kuka esittää harkittuja kysymyksiä, koska se osoittaa, että toimittaja on perehtynyt huolella, ymmärtää aiheen ja suhtautuu prosessiin vakavasti.

Moni epäröi kysyä, koska luulee paljastavansa kilpailuetua. Näemme päinvastaista: ne toimijat, jotka uskaltavat kysyä, ovat usein niitä, jotka voittavat. Kysymysten ja vastausten tulisi olla paikoillaan ennen kuin kirjoitatte yhtään riviä itse vastaukseen.

Mukaan otettavaa: Käytä aikaa prosessin alussa muotoillaksesi konkreettisia kysymyksiä tarjouspyynnöstä. Lähetä ne hyvissä ajoin ennen kysymysaikarajaa. Muista, että vastaukset ovat julkisia, joten niistä tulee osa tulkinta-aineistoa myös muille toimittajille.

5. He selvittävät soveltuvuusvaatimukset ennen vastauksen aloittamista

Monet toimittajat kirjoittavat ensin teknisen vastauksen ja huomaavat liian myöhään, että heiltä puuttuu sertifikaatti, referenssi tai jokin muodollinen asiakirja.

Parhaat tarjouspäälliköt siirtävät soveltuvuusvaatimukset prosessissa eteenpäin. He tarkistavat ESPD-lomakkeen, etsivät todistukset ja dokumentaation ja varmistavat, että kaikki pakolliset vaatimukset voidaan täyttää ennen kirjoittamisen aloittamista. Jos jotain olennaista puuttuu, se on osa Go/No-go-arviointia, ei ongelma, joka ilmenee jättöä edeltävänä yönä.

Mukaan otettavaa: Tee tarkistuslista kaikista tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimuksista. Merkitse jokainen "valmis", "vaatii toimenpiteitä" tai "estää osallistumisen". Tämä vie 20 minuuttia ja voi säästää 20 tuntia.

6. He rakentavat rakenteen, joka vastaa vertailuperusteita

Nopein tapa menettää pisteitä on, kun toimittaja toimittaa tarjouksen, joka on jäsennelty sen mukaan, mitä itse pitää tärkeänä, eikä sen mukaan, mitä hankintayksikkö tulee arvioimaan. Näemme selvästi, että parhaat tarjouspäälliköt rakentavat vastauksen suoraan vertailuperusteiden mukaan.

Jos vertailuperusteet ovat "Laatu", "Ympäristö" ja "Hinta", tarjouksessa on luvut juuri näillä otsikoilla. Alikriteereistä tulee alilukuja. Arviointimallia seurataan järjestyksessä. Ostajalle pitää olla helppoa löytää vastaus kuhunkin kriteeriin ja antaa pisteet.

Mukaan otettavaa: Kirjoita otsikot ennen itse tekstiä. Käytä arviointimallin sanamuotoa sanasta sanaan. Jos kriteerin nimi on "Toimituskyky ja kapasiteetti", se on otsikko, joka tulee tarjoukseen, ei "Meistä" tai "Lähestymistapamme". Tee ostajan työ niin helpoksi kuin mahdollista.

7. He vastaavat tarpeeseen konkreettisesti ja todistein, eivät yleisluontoisesti

"Meillä on laaja kokemus vastaavista hankkeista" antaa nolla pistettä. "Olemme toteuttaneet 23 vastaavaa hanketta kunnille viimeisen kolmen vuoden aikana, joista 18 toimitettiin sovitussa ajassa ja budjetissa, sivun 14 referenssilistan mukaisesti" antaa pisteitä.

Ero ei ole kielessä, vaan todisteluvelvollisuuden täyttämisessä. Näemme parhaiden tarjouspäälliköiden käsittelevän jokaista tarjouksen väitettä kuin heidän pitäisi puolustaa sitä ostajan edessä: mikä todiste tukee tätä? Jos vastaus on ei mikään, he muotoilevat lauseen uudelleen tai poistavat sen.

Mukaan otettavaa: Kysy jokaisesta vastauksen väitteestä: mikä konkreettinen todiste meillä on tästä? Käytä numeroita, päivämääriä, referenssejä, nimiä, summia, esimerkkejä. Muista, että yleisluontoinen kieli vetää alas, ei ylös.

8. He varmistavat laadun kolmessa kerroksessa: sisältö, fakta, muodolliset vaatimukset

Voittajilla on kurinalainen laadunvarmistusprosessi ennen jättöä, ja se koostuu kolmesta eri läpikäynnistä, joita ei tulisi tehdä samanaikaisesti saman henkilön toimesta.

Ensin joku käy läpi sisällön: pitääkö argumentaatio kutinsa, onko rakenne oikea, onko se ammatillisesti vakuuttava? Sitten toinen tekee faktatarkistuksen: ovatko luvut, päivämäärät, nimet ja referenssit oikein? Lopuksi tehdään muodollinen tarkistus: ovatko kaikki liitteet mukana, onko ESPD-lomake täytetty oikein, ovatko kaikki pakolliset asiakirjat allekirjoitettu, ovatko tiedostomuodot oikeat?

Mukaan otettavaa: Älä anna kaikkea vastuuta samalle henkilölle. Varaa aikaa ja jaa vastuu. Mieluiten eri henkilöille ja mieluiten vähintään vuorokausi ennen määräaikaa.

9. He toimittavat hyvissä ajoin ja valmistautuvat BAFOon ja neuvotteluihin

Parhaat tarjouspäälliköt eivät toimita koskaan viime sekunnilla. Heillä on aikapuskuri lopussa yllätysten varalta: väärä tiedostomuoto, jumittava palvelin, puuttuva allekirjoitus. Näemme, että ne, jotka toimittavat vähintään kaksitoista tuntia ennen määräaikaa, harvoin saavat ongelmia itse toimituksen kanssa.

Lisäksi he valmistautuvat siihen, mikä tulee toimituksen jälkeen. Kilpailuissa, jotka sallivat neuvottelut tai BAFO:n, valmistelu alkaa ennen kuin itse tarjous on lähetetty. Mitkä ovat neuvottelutavoitteemme? Mitkä kohdat ovat periaatteessa kiinteät ja mitkä joustavia? Ketkä osallistuvat mahdolliseen BAFO-kierrokseen ja onko heillä mandaatti?

Mukaan otettavaa: Aseta sisäinen määräaika 24 tuntia ennen virallista. Kirjoita lyhyt BAFO-strategia samassa työkokouksessa kuin toimitatte.

10. He käyttävät tekoälyä koko prosessissa, eivät kertaluonteisena työkaluna

Parhaat tarjouspäälliköt käyttävät tekoälyä useissa vaiheissa ja antavat sille erilaisia rooleja eri vaiheissa.

Ensin he käyttävät tekoälyä ymmärtämiseen. Useita satoja sivuja pitkä tarjouspyyntö ei ole hyvä kehys ymmärtää, mitä ostaja oikeasti etsii. Tekoälyä käytetään nopeasti pääasiallisten vaatimusten, painotusten ja kriittisen tiedon sijainnin esiin nostamiseen.

Sitten he käyttävät tekoälyä relevanttien sisäisten materiaalien löytämiseen. Mitkä aiemmat referenssit sopivat parhaiten? Mitä tietopohjasta voi käyttää uudelleen? Mitkä CV:t ovat ajankohtaisia? Tekoäly auttaa yhdistämään tarjouspyynnön yrityksen omaan historiaan.

Sen jälkeen he käyttävät tekoälyä ensimmäisen luonnoksen kirjoittamiseen. Sen kanssa voi työstää eteenpäin, sekä manuaalisesti että tekoälyn tuella. Sitä mukaa kuin tarjousta kirjoitetaan, nousee usein esiin tarve useammille referenssilähteille, markkinatiedolle tai CRM-tiedolle. Myös tähän tekoälyä voi käyttää.

Lopuksi he käyttävät tekoälyä laadunvarmistukseen. Juuri siellä varmistetaan, että kaikkiin vaatimuksiin on vastattu selkeästi, että ei ole muotovirheitä, jotka diskvalifioisivat, ja että yrityksen tuotteista tai palveluista relevantein on todella mukana.

Tämä eri vaiheiden välinen yhteys tekee eron. Cobriefissa pääsette käsiksi tekoäly-tarjouspäällikköön, jolla on kilpailun konteksti ja yritysprofiili koko ajan, niin että vaiheet kytkeytyvät yhdeksi virraksi sen sijaan, että olisivat erillisiä työkaluja. Tämä on sama havainto, jonka Thomas Tinnesand Inventurasta jakaa: tekoälyn pitää kirjoittaa kanssasi, ei puolestasi. Ja kuten Christian Martinsen Bonka Commercial Managementista sanoo: tekoäly voi auttaa sinua kirjoittamaan tarjouksen, mutta ei voittamaan kilpailua puolestasi.

Mukaan otettavaa: Käytä tekoälyä analyysiin, rakenteeseen, ensimmäisiin luonnoksiin ja laadunvarmistukseen, mutta pidä strategia, tulkinta ja argumentaatio itse. Toiminnot kuten arvioi tarjouspyyntöjä tekoälyllä ja kirjoita tarjouksia tekoälyllä on rakennettu tämän periaatteen ympärille.

Lopuksi

Nämä kymmenen havaintoa eivät ole taikakaava, vaan älykkäitä asioita pitää mielessä, kun työskentelet tarjousten parissa. Suomessa erityisesti hankintalain mukainen kuri prosessissa palkitsee samalla tavalla kuin Norjassa. Näemme asiakkaillamme, että juuri näiden kuvioiden yhdistelmä, ei yksittäinen kikka, erottaa voittavat tarjoukset muista. Kun suhteiden rakentaminen, Go/No-go, tulkinta, kysymykset, rakenne, todistelu, laadunvarmistus ja toimitus kytkeytyvät yhteen, tekoäly vahvistaa hyvää pohjatyötä. Muuten tarjouksesta tulee keskinkertainen, tekoälyn kanssakin.

Me Cobriefilla työskentelemme jatkuvasti yksinkertaistaaksemme ja parantaaksemme tarjousprosessianne. Jos pohdit, miten työkalumme voisi auttaa teitä toimittamaan parempia tarjouksia, otathan vain yhteyttä.