Miten tekoäly tekee hankintadatasta markkinanäkymiä

Julkiset hankinnat eivät ole vain yksittäisten kilpailujen virta. Kyse on markkinasta, jossa hankintayksiköillä on ostokäyttäytymistä ajan myötä, toimittajia voittaa ja häviää, ja kategorioita kasvaa tai supistuu. Silti näemme, että monet toimittajat keskittyvät enimmäkseen tuoreimpiin ilmaantuviin ilmoituksiin. Tekoäly tekee helpommaksi nostaa katse ja nähdä koko kuva.

Hankintadatasta saatavat markkinanäkymät eivät koske yhden sopimuksen löytämistä, johon jätetään tarjous. Ne koskevat sen ymmärtämistä, mitä sopimuksia on olemassa, kuka ne voittaa ja missä on tilaa voittaa useampia. Käymme läpi, mitä tämä käytännössä tarkoittaa.

Mitä hankintojen markkinanäkymät oikeastaan tarkoittavat

On hyvä erottaa kaksi näkymätyyppiä hankintamaailmassa. Yksi on operatiivinen: mikä kilpailu sinun pitää tarkistaa nyt, milloin määräaika on, mitkä vaatimukset koskevat. Sitä tarvitaan päivittäin, ja siihen tulevat mukaan hälytys ja haku.

Markkinanäkymät ovat jotain muuta. Ne koskevat markkinan näkemistä ajan yli. Mitkä hankintayksiköt ostavat mitäkin. Mitkä toimittajat voittavat mitkä sopimukset. Kuinka paljon rahaa tosiasiassa vaihtaa omistajaa kategorian sisällä. Mitkä trendit liikkuvat kuukausien ja vuosien yli.

Näemme asiakkaillamme, että mitä isommaksi toimittaja kasvaa, sitä tärkeämmäksi tämänkaltaiset markkinanäkymät muuttuvat. Ne ohjaavat sitä, mihin osaamiseen yritys investoi, mille segmenteille se panostaa ja missä se valitsee olla osallistumatta.

Mitä data oikeasti voi näyttää sinulle

Hankintadata koostuu kolmesta päätietotyypistä: suunnittelusta, kilpailuista ja tuloksista. Kaikki on avoimesti saatavilla Doffinissa Norjan sopimusten osalta ja Tenders Electronic Daily (TED) -palvelussa ETA-kynnyksen ylittäville sopimuksille. Suomessa vastaava kansallinen lähde on Hilma.

Ennakkoilmoitukset ja ohjeelliset ilmoitukset antavat varhaisen signaalin siitä, mitä on tulossa. Niitä ei ole tarkkaan ottaen pakko julkaista, mutta useimmat hankintayksiköt tekevät niin silti. Itse hankintailmoitukset näyttävät, mitä kysytään juuri nyt. Tulokset eli hankintapäätökset näyttävät, mitä todella ostettiin, keneltä ja kuinka pitkän aikaa.

Hinta on yleensä mainittu päätöksessä, mutta ei aina. Eivätkä kaikki hankintayksiköt julkaise hankintapäätöksiä, joten saamasi kuva on usein epätäydellinen. Ajan myötä koottuna se antaa kuitenkin kuvan markkinasta: kuinka suuri se on, missä se kasvaa, missä se on keskittynyt muutamalle toimittajalle ja missä se on hajaantunut.

Juuri tällaista kokonaiskuvaa ei usein saa lukemalla yhden ilmoituksen kerrallaan.

Millaisia näkymiä tekoäly auttaa nostamaan esiin

Hankintadatasta voi saada paljon hyödyllistä näkemystä. Joitakin yleisimpiä kysymyksiä, joita keskustelemiltamme toimittajilta tulee, ovat:

• Mitkä hankintayksiköt ostavat sitä, mitä me toimitamme, ja kuinka usein?
• Mitkä segmentit kasvavat ja mitkä ovat vakaita tai laskevia?
• Mitkä sopimukset ovat päättymässä ja on kilpailutettava uudelleen?
• Millaista painotusta ja arviointimalleja hankintayksiköt käyttävät meidän kategoriassamme?

Yllä olevat kysymykset vaihtelevat siinä, kuinka paljon dataa ne vaativat. Markkinasegmentin kasvu ja tulevat sopimusten uusinnat voi usein lukea ilmoituksista yksin, kun taas kysymys siitä, kuka tosiasiassa voittaa, riippuu siitä, kuinka kattavaa hankintapäätösten data on.

Tekoäly ei auta löytämällä vastauksia kuin taikaiskusta. Se auttaa tekemällä paljon nopeammaksi rakenteen poimimisen sotkuisesta datasta, niin että voit esittää kysymyksiä odottamatta analyytikkoa, jolla on aikaa ensi viikolla.

Konkreettisia esimerkkejä markkinanäkymistä käytännössä

Markkinanäkymien merkitys on helpompi ymmärtää, kun se muuttuu konkreettiseksi. Katsotaanpa muutamaa hypoteettista esimerkkiä, jotka havainnollistavat, miten tällaista näkemystä voi käyttää.

Kuvittele IT-konsulttiyritys, joka huomaa, että tietty maakunta valitsee systemaattisesti paikallisia toimittajia halvempien vaihtoehtojen sijaan. Se voi muuttaa strategian: hintakilpailun sijaan yritys voi käyttää aikaa paikallisen läsnäolon luomiseen alueella.

Tai kuvittele toimistopalvelutoimittaja, joka näkee puitejärjestelyn, johon ei ole koskaan päässyt sisälle, menevän samojen kolmen yrityksen voittamaksi kerta toisensa jälkeen. Ehkä se ei ole kilpailu, jossa heillä olisi realistinen mahdollisuus. Vai voivatko he ehkä rakentaa yhteistyötä jonkun kanssa kasvattaakseen mahdollisuuksiaan? Näkemys voi muuttaa Go/No-go-arvioinnin tuleville puitejärjestelyille samassa segmentissä.

Kolmas esimerkki: ympäristöpalveluiden toimittaja huomaa, että uusi ilmasto- ja ympäristökorjaussegmentti kasvaa nopeasti kuntahankintayksiköiden joukossa. Silloin he voivat rakentaa osaamista hyvissä ajoin ennen kuin kilpailu vilkastuu.

Mitä tekoäly ei voi tehdä markkinapuolella

Kuten olemme aiemmin maininneet, on edelleen paljon, mitä tekoäly ei tee. Markkinapuolella tärkein muistettava asia on, että tekoäly ei voi ennustaa tulevaisuutta. Se voi näyttää, mitä on tapahtunut ja mikä on näennäisesti tulossa, mutta päätös panostaa tai jättää panostamatta on edelleen ihmisillä.

Tekoäly ei myöskään voi korvata suoraa dialogia siitä, mitä hankintayksikkö suunnittelee, tai napata sitä, mistä keskustellaan markkinakartoituksissa, toimittajatapaamisissa ja epävirallisissa keskusteluissa. Tekoäly-tarjouspäällikkömme voi kuitenkin hyvin simuloida hankintayksikön näkökulmaa tarjoukseen osana laadunvarmistusta, mistä olemme kirjoittaneet enemmän tekoäly-tarjouspäällikkö-artikkelissamme.

Näemme asiakkaillamme, että tekoäly antaa faktaperustaisen pohjan. Ihmisen kerros sen päällä tekee näkemyksestä käyttökelpoisen.

Mitä työnkulkuja se mahdollistaa

Markkinanäkymät toimivat parhaiten, kun ne ovat osa rytmiä, eivät kertaraportti. Näemme, että ne toimittajat, jotka saavat tästä eniten arvoa, ovat rakentaneet muutamia kiinteitä tarkistuspisteitä:

• Perusteellinen ja säännöllinen markkinakatsaus johdolle, datalla sopimuksista, voittajista ja trendeistä
• Ennakkoanalyysi ennen kuin yritys päättää panostaa uudelle sektorille tai alueelle
• Jatkuva kilpailijaseuranta, niin että ei tule yllätyksenä, kun toimija liikkuu samalle kentälle

Juuri tämänkaltaiseen jatkuvaan työnkulkuun markkinanäkymät-toimintomme on rakennettu. Saat koottua dataa, haettavia näkymiä ja automaattisia yhteenvetoja, jotka mahdollistavat markkinakatsauksen ylläpidon ilman erillistä analyytikkoa.

Cobriefin tekoälyagentti voi myös työskennellä suoraan markkinakartoituksessa puolestasi keskustelumuodossa. Voit kysyä siltä, kuka voittaa kategorian sopimuksia, mitä kilpailijoita tietty hankintayksikkö yleensä valitsee, tai millaiset sopimusarvot ovat tyypillisiä segmentissä, ja saada vastaukset lähdedataan viittaamalla.

Lopuksi

Markkinanäkymät eivät ole vain raportti, joka jää pöydän nurkalle. Ne ovat osa strategiaa siitä, miten yritys työskentelee julkisten hankintojen parissa. Kun data on paikoillaan, kysymykset tarkentuvat ja päätökset perustuvat enemmän faktoihin.

Hyvä puoli markkinanäkymien ja päivittäisen tarjoustyön pitämisessä samassa työkalussa on, että kun olet tunnistanut mahdollisuuden, voit jatkaa saman tien sen parissa työskentelyä samalla agentilla. Lisää siitä, miten agentti tukee itse tarjoustyötä, voit lukea tekoäly-tarjouspäällikkö-artikkelistamme.

Me Cobriefilla otamme mielellämme keskustelun siitä, miten markkinanäkymät voivat sopia siihen, miten teet työtä julkisten hankintojen parissa tänään.