Laatu painaa 40 prosenttia, mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa?

Monet tarjoajat lukevat kilpailun painotusta työsuunnitelmana: laatu 40 prosenttia, siis 40 prosenttia panoksesta. Ajatus on ymmärrettävä, mutta se ei kerro koko kuvaa. Painotus kertoo, kuinka paljon kukin peruste painaa. Mutta se, kuinka suuren eron pisteet todella tekevät, näyttää riippuvan vähintään yhtä paljon vertailumallista, ja sitä et useinkaan pääse näkemään. Tässä selitämme eron niin kuin sen ymmärrämme, ja mitä voit sille tehdä.

Mitä painotus oikeastaan kertoo

Vertailuperusteet ovat se, minkä perusteella hankintayksikkö asettaa tarjoukset järjestykseen. Pääsääntö julkisissa hankinnoissa on, että sopimus tehdään tarjouksen kanssa, jolla on paras hinta-laatusuhde. Pelkkään halvimpaan hintaan tai kustannukseen perustuva valinta on EU-direktiivin mukaan yhä sallittu, mutta 67 artiklan 2 kohta antaa jäsenvaltioille mahdollisuuden rajoittaa tai kieltää sen, ja useat maat ovat niin tehneetkin.

EU:n kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa direktiivin 2014/24/EU 67 artiklan 5 kohta vaatii hankintayksikköä ilmoittamaan perusteiden suhteellisen painotuksen hankinta-asiakirjoissa. Painotus voidaan ilmoittaa vaihteluvälinä, jonka enimmäisero on kohtuullinen, ja vain silloin kun painottaminen ei objektiivisista syistä ole mahdollista, perusteet voidaan sen sijaan ilmoittaa tärkeysjärjestyksessä. Suomessa tämä seuraa hankintalaista.

Tähän asti kaikki on selvää: näet, että hinta painaa 60 prosenttia ja laatu 40, ja tiedät mihin kannattaa panostaa. Ongelma alkaa siitä, kun prosenteista pitää tehdä pisteitä.

Painotus ja vertailumalli ovat kaksi eri asiaa

Vertailumalli on se laskutapa, joka tekee hinnasta ja laadusta vertailukelpoisia suureita. Yleisin tyyppi on pisteytysmalli: kukin peruste pisteytetään, pisteet kerrotaan perusteen painolla, ja korkeimman summan saanut voittaa. Vaihtoehto on hinnoitella laatu, jolloin laatuerot saavat rahassa mitatun arvon, joka oikaisee tarjoushintaa, ja alin vertailuhinta voittaa. Tätä mallia Norjan hankintaviranomainen DFØ suosittelee nykyään ensisijaisesti.

Tässä on olennainen kohta: hankintasäännöksissä ei ole lainkaan määräyksiä vertailumalleista. Lähtökohta on, että hankintayksikkö saa vapaasti valita mallin, ja valvontaelimet ovat toistuvasti todenneet, että valinta kuuluu hankintayksikön hankinnalliseen harkintaan ja on vain rajoitetusti arvioitavissa jälkikäteen.

EU:n tuomioistuin totesi lisäksi asiassa C-6/15 (Dimarso), että hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta kertoa vertailumallista hankinta-asiakirjoissa. Samalla tuomioistuin asetti muutamia rajoja, jotka on hyvä tuntea: malli ei voi muuttaa vertailuperusteita eikä niiden painotusta, se on pääsääntöisesti päätettävä ennen tarjousten avaamista, ja jos hankintayksikkö on kertonut mitä mallia käytetään, se on siihen sidottu.

Toisin sanoen: sinulla on oikeus tietää painotus, mutta ei välttämättä laskutapaa.

Laskuesimerkki, joka näyttää miksi tämä merkitsee

Otetaan kuvitteellinen esimerkki pyörein luvuin: kilpailu, jossa hinta painaa 60 prosenttia ja laatu 40 prosenttia, pisteasteikko 0–10, ja kaksi tarjousta, joista kalliimpi on 6 prosenttia halvinta korkeampi.

Malli A on yksinkertainen lineaarinen perusmalli: 10 pistettä halvimmalle hinnalle, 0 pistettä tarjoukselle, joka on kaksi kertaa kalliimpi. Kalliimpi tarjous saa tällöin hinnasta 9,4 pistettä. Ero 0,6 pistettä, painotettuna 60 prosentilla, tuottaa 0,36 pistettä kokonaissummaan. Kuroakseen sen kiinni kalliimman tarjouksen tarvitsee laadussa alle yhden pisteen enemmän.

Malli B on jyrkempi lineaarinen versio, jossa annamme esimerkin vuoksi 0 pistettä tarjoukselle, joka on 20 prosenttia halvinta korkeampi. Jyrkemmällä asteikolla varustettuja malleja on monta muunnelmaa. Nyt kalliimpi tarjous saa hinnasta 7 pistettä. Ero on 3 pistettä, painotettuna 1,8 pistettä, ja laatuedun on oltava 4,5 pistettä asteikolla 0–10, jotta se tasoittaa eron.

Sama painotus. Samat hinnat. Täysin eri tulos, ainakin tässä kuvitteellisessa esimerkissä. DFØ osoittaa saman asian omassa ohjeistuksessaan, jossa se ajaa samat esimerkkihinnat neljän eri mallin läpi ja saa neljä eri tulosta.

Kysymys nousee esiin valitusasioissa

Tämä ei ole vain teoreettinen hienous. Kysymys nousee säännöllisesti esiin valitusasioissa, ja kaksi Norjan hankintojen valituslautakunnan KOFAn ratkaisua valaisevat sitä kahdesta suunnasta.

• Asiassa KOFA 2024/214 (Venneslan kunta) lautakunta katsoi, että hankintayksikkö oli rikkonut sääntöjä käyttämällä lainvastaista vertailumenetelmää, mutta että rikkomus ei ollut vaikuttanut kilpailun lopputulokseen.
• Suuren jaoston asiassa KOFA 2021/1000 (Ørstan kunta) valittaja esitti, että vertailumenetelmä siirsi ilmoitettua vertailuperusteiden painoa. Yksikään väite ei menestynyt, ja lautakunta katsoi, ettei hankintayksikkö ole velvollinen normalisoimaan laadullisten vertailuperusteiden pisteitä, eli velvollisuutta korottaa pisteitä niin että paras tarjous saa täydet pisteet ei ole. Meidän tulkintamme seurauksesta: ilman normalisointia laadun pistevälit voivat jäädä pieniksi, ja silloin laatuperuste vetää kokonaissummassa vähemmän kuin paino yksinään antaa ymmärtää.

Norjalaiset ratkaisut eivät sido hankintayksiköitä muissa maissa, mutta ne ratkaistaan samasta direktiivistä tulevien sääntöjen pohjalta, joten päättely kantaa myös tänne. Niin kuin me nämä kaksi asiaa luemme, ne näyttävät saman kolikon kaksi puolta: malli voi olla lainvastainen ilman että tulos muuttuu, ja se voi olla laillinen, vaikka pisteiden erot käytännössä jäävät pienemmiksi kuin prosentit antavat ymmärtää.

Emme tarkoita, että sinun pitäisi valittaa enemmän. Oikeuskäytäntö antaa hankintayksikölle täällä paljon liikkumatilaa, ja mallin valinta on vain rajoitetusti arvioitavissa jälkikäteen. Tarkoitamme sitä, että kannattaa suunnitella siitä lähtökohdasta, että prosentit ja todellinen tuotto voivat olla kaksi eri asiaa.

Mitä sinun kannattaa tehdä

Nämä ovat meidän neuvojamme ja arvioitamme, eivät säännösten vaatimuksia:

• Etsi malli ennen kuin luet vaatimukset. Jos se on kuvattu tarjouspyynnössä, sinulla on pitkälti vastaus valmiina, ja hankintayksikkö on siihen sidottu.
• Kysy, jos sitä ei ole kerrottu. Esitä kysymys hyvissä ajoin ennen kysymysten määräaikaa: mitä mallia käytetään, mikä pisteasteikko, ja mihin hinnan nollapiste asetetaan? Vastaukset jaetaan kaikille tarjoajille, eikä kysymys mallista paljasta mitään oman tarjouksesi sisällöstä.
• Kysy, mikä erottaa kahdeksikon kymppisestä. Ohjeistuksissa todetaan selvästi, että pistevälien pitää heijastaa hankintayksikön todellista maksuhalukkuutta. Silloin on mielestämme perusteltua kysyä, mikä käytännössä tuottaa täydet pisteet.
• Katso enimmäisarvoa, kun laatu hinnoitellaan. Jos hankintayksikkö käyttää laatua hinnoittelevaa mallia ja enimmäisarvot on ilmoitettu, näet mustaa valkoisella, kuinka paljon rahaa laatu on arvoltaan. Se on todennäköisesti tarkin tieto, jonka maksuhalukkuudesta voi saada.
• Arvioi hintahajontaa markkinalla. Jos hinnat ovat tiiviisti samassa haarukassa, korkea hintapaino voi merkitä käytännössä vähemmän kuin prosentti antaa ymmärtää. Jos hajonta on suuri, se voi merkitä enemmän.
• Älä jättäydy pois siksi, että hinta painaa paljon. 70 prosentin hintapaino tiiviissä hintakuvassa voi käytännössä ratketa laadulla.

Päteekö tämä koko Euroopassa?

Pitkälti kyllä. Sääntö kokonaistaloudellisesti edullisimmasta tarjouksesta ja velvollisuus ilmoittaa suhteellinen painotus seuraavat EU:n hankintadirektiivistä (2014/24/EU), ja Dimarso-tuomiota sovelletaan koko EU:ssa ja ETA-alueella. Itse ajattelutapa, lue painotus, etsi malli, laske mitä se tarkoittaa, toimii siis yhtä hyvin tanskalaisessa tai hollantilaisessa kilpailussa kuin suomalaisessa, vaikka kansallinen käytäntö vaihtelee.

Vaihtelua on kansallisissa lisäyksissä. Norja esimerkiksi vaatii, että ilmoitusvelvollisissa hankinnoissa ilmasto- ja ympäristönäkökohtia painotetaan vähintään 30 prosentilla silloin kun perusteita painotetaan. Muissa maissa ympäristöpainotus voi näyttää täysin toisenlaiselta, joten tarkista mitä oma kansallinen sääntely vaatii.

Lopuksi

Painotus on yksi hankintailmoituksen tärkeimmistä tiedoista, mutta se ei ole koko vastaus. Vertailumalli on suuri osa loppua, ja se pitää usein hankkia itse. Se on halpa harjoitus: yksi kysymys ennen kysymysten määräaikaa voi muuttaa koko työn priorisoinnin.

Kuten aina, nämä ovat meidän arvioitamme ja ymmärrystämme säännöksistä, eivät oikeudellista neuvontaa. Säännökset muuttuvat, käytäntö kehittyy, ja jokainen kilpailu on arvioitava tapauskohtaisesti, joten ota tämä mieluummin lähtökohtana kuin valmiina vastauksena.

Tämä on luonteva jatko sille, mitä kirjoitimme seitsemästä asiasta jotka kannattaa tarkistaa hankintailmoituksesta, ja se liittyy tiiviisti siihen, miten rakennat vastauksen rungon, josta kirjoitimme artikkelissa tarjoukset jotka voittavat julkiset hankinnat.

Me Cobriefilla juttelemme mielellämme siitä, miten painotuksia ja vertailumalleja voi lukea tarkemmin niissä tarjouskilpailuissa joita harkitsette.