7 asiaa, jotka kannattaa tarkistaa hankintailmoituksesta

Uusi hankintailmoitus ilmestyy sähköpostilaatikkoon, ja teillä ei oikeasti ole aikaa lukea koko tarjouspyyntöä heti. Mistä tiedätte, kannattaako edetä vai pitäisikö se siirtää syrjään? Näemme keskustelemiemme toimittajien kohdalla, että on muutama kohta, jotka ratkaisevat, kannattaako kilpailuun panostaa. Jos saatte niistä yleiskuvan aikaisin, säästätte paljon työtä myöhemmin prosessissa.

Tässä on seitsemän asiaa, jotka kannattaa tarkistaa, kun käytte läpi uutta hankintailmoitusta. Norjassa erityisesti ne julkaistaan Doffinissa, Suomessa Hilmassa, mutta tarkistuslistan logiikka pätee molemmissa.

1. Mitkä soveltuvuusvaatimukset koskevat

Soveltuvuusvaatimukset määräävät, voitteko edes osallistua. Tähän liittyvät ESPD-lomake, todistukset, liikevaihtoluvut, referenssit ja mahdolliset sertifikaatit. Ensimmäinen asia, joka teidän pitäisi selvittää, on, oletteko ylipäätään päteviä. Jos ette, useimmat muut seikat ovat merkityksettömiä.

Suosittelemme usein käymään listan läpi ennen muuta. Jos teiltä puuttuu pakollinen sertifikaatti tai tietty referenssityyppi, on parasta tietää se heti. Silloin voitte joko jättää kilpailun väliin tai käyttää aikaa puuttuvan hankkimiseen. On paljon ikävämpää huomata jotain puuttuvan, kun olette tehneet jo puolet vastauksesta.

Kolmas mahdollisuus on dialogi hankintayksikön kanssa. Jos tuotteenne tai palvelunne sopii tarpeeseen hyvin, mutta ette täytä kaikkia soveltuvuusvaatimuksia, voi olla arvokasta kysyä suoraan. Moni hankintayksikkö saa vähän tai ei lainkaan vastauksia kilpailuihinsa ja voi olla avoin keskustelulle siitä, vastaavatko vaatimukset oikeasti sitä, mitä he hakevat.

2. Mitä hankintayksikkö oikeasti aikoo ostaa

Kun olette varmistaneet, että olette päteviä, seuraava askel on ymmärtää, mitä hankintayksikkö oikeasti haluaa saavuttaa. Mikä on todellinen tarve kilpailun taustalla? CPV-koodit ja kategoriat antavat karkean suunnan, mutta itse tehtävänkuvaus ja taustatiedot kertovat enemmän siitä, mitä hankintayksikkö hakee.

Näemme usein, että toimittajat menevät suoraan vaatimusmäärittelyyn lukematta johdantokappaleita, jotka selittävät, miksi hankinta tehdään. Tämä on heikkous. Se, mitä hankintayksikkö oikeasti haluaa saavuttaa, vaikuttaa sekä vertailuperusteiden tulkintaan että siihen, miten tarjous tulisi rakentaa. Käytä muutama minuutti ymmärtääksesi, kuka tosiasiassa käyttää sitä, mitä toimitatte, ja millaista ongelmaa olette ratkaisemassa.

Niille, jotka haluavat mennä hieman syvemmälle, on muutama lisäkysymys, jotka antavat usein etua:

• Kuka omistaa sopimuksen tällä hetkellä ja miksi se on nyt markkinoilla?
• Ketkä hankintayksiköstä ovat mukana prosessissa ja mitkä ovat heidän roolinsa?
• Mitä tämä hankintayksikkö on aiemmin painottanut vastaavissa kilpailuissa?
• Onko meillä suhteita avainhenkilöihin, jotka voivat antaa kontekstia tai ammatillista panosta?

Vastauksia kaikkiin ei usein löydy tarjouspyynnöstä. Suuri osa tästä tiedosta pitää kerätä rinnalla: markkinaymmärryksellä, aiemmista hankintapäätöksistä ja keskusteluilla tutuilta alalla.

3. Mitä vertailuperusteet oikeasti painottavat

Vertailuperusteet eivät kerro vain, mitä hankintayksikkö aikoo arvioida, vaan myös sen, kuinka paljon kukin kriteeri painaa. Ero 60/40 laatu/hinta ja 40/60 välillä on usein ero sen suhteen, voitteko voittaa vai ei.

Kyse on rehellisyydestä itseänne kohtaan mahdollisuuksien suhteen. Jos olette vahvoja laadussa, mutta hinta on painotettu korkeammalle, kilpailu voi silti olla osallistumisen arvoinen. Kysykää itseltänne: onko painotus meidän eduksemme? Jos vastaus on ei, voi olla viisasta käyttää aika toisessa kilpailussa.

4. Tarjousten jättöaika ja kuinka paljon aikaa teillä on

Tarjousten jättöaika ei koske vain sitä, milloin teidän pitää toimittaa, vaan myös sitä, kuinka paljon aikaa teillä realistisesti on kirjoittaa hyvä tarjous. Lyhyt määräaika tarkoittaa yhtä paljon kilpailua ajasta ja ihmisistä kuin ammatillisesta vahvuudesta.

Tarkistakaa myös, milloin tietoiskut tai mahdolliset kysymysaikarajat ovat. Ne ovat usein aikaisemmin kuin luulisi, ja jos teillä on kysymyksiä hankintayksikölle, niiden pitää tulla sisään ennen kysymysaikarajaa. Näemme toimivan hyvin, että asetatte sisäisen määräajan hyvissä ajoin ennen virallista, jotta teillä on puskuri viime hetken teknisten yllätysten varalta.

5. Mitkä liitteet ja asiakirjat ovat pakollisia

Tarjouspyyntö luettelee, mitä tarjouksen mukana pitää toimittaa. Sitä voi olla enemmän kuin alkuun luulee: ESPD, todistukset, referenssilistat, CV:t, piirustukset, hintalomakkeet ja toisinaan melko spesifejä lomakkeita, jotka hankintayksikkö haluaa täytettyinä.

Kuulemme usein toimittajien huomaavan puuttuvia liitteitä lähellä jättömääräaikaa. Se on tarpeeton stressitilanne. Tehkää lyhyt tarkistuslista kaikista pakollisista liitteistä heti, kun olette päättäneet osallistua. Silloin tiedätte, mitä pitää kerätä, ja kuka vastaa kustakin asiakirjasta.

6. Sopimuskausi, optiot ja volyymi

Ei riitä, että voitatte tarjouskilpailun. Teidän pitää myös voittaa sopimus, joka on työn arvoinen. Ilmoituksessa ilmoitetaan tyypillisesti sopimuskausi (esimerkiksi kaksi vuotta optiolla kahdesta lisävuodesta), arvioitu volyymi tai arvioitu sopimusarvo, sekä onko kyseessä puitesopimus vai kiinteä sopimus.

Näemme, että monet toimittajat keskittyvät niin paljon itse kilpailuun, että unohtavat arvioida, onko sopimus tosiasiassa houkutteleva. Pieni puitesopimus ilman taattua volyymia voi olla vähemmän kannattava kuin keskikokoinen kiinteähintainen sopimus selkeällä toimituksella. Arvioikaa sopimus ikään kuin olisitte sen jo voittaneet, ennen kuin alatte kirjoittaa tarjousta.

7. Erityiset vaatimukset ja varaumat, jotka voivat ratkaista osallistumisen

Monissa ilmoituksissa on yksityiskohtia, jotka jäävät helposti huomaamatta mutta voivat olla ratkaisevia. Esimerkkejä: turvallisuusselvitysvaatimukset, paikalla läsnäolovelvoite, alihankkijoiden käytön rajoitukset, yksinoikeusehdot tai erityiset tietosuojajärjestelyt.

Näemme, että juuri nämä pienet yksityiskohdat usein ratkaisevat sen, voitteko osallistua ylipäätään. Käykää tarjouspyynnön kohdat läpi ja huomioikaa kaikki, mikä vaikuttaa epätavalliselta tai rajoittavalta. Jos jokin on epäselvää, lähettäkää kysymys hankintayksikölle ennen kysymysaikarajaa. On parempi selvittää aikaisin kuin huomata pysäyttävä este keskellä vastauksen kirjoittamista.

Lopuksi

Nämä seitsemän kohtaa eivät kata kaikkea, mitä ilmoituksessa lukee, mutta ne ovat hyvän ensiarvioinnin kulmakiviä. Näemme, että toimittajat, joilla on yksinkertainen tarkistuslista, käyttävät Go/No-go:hon vähemmän aikaa kuin ne, jotka lukevat kaiken päästä päähän.

Niille, jotka haluavat auttavan käden näiden kohtien poimimiseen tarjouspyynnöstä, tekoälyllä tarjouspyyntöjä arvioiva toimintomme tekee suuren osan manuaalisesta työstä. Lisää siitä, mikä erottaa voittavat tarjoukset muista, voit lukea artikkelistamme voittavat tarjoukset julkisissa hankinnoissa.

Me Cobriefilla keskustelemme mielellämme siitä, miten voitte arvioida ilmoituksia tehokkaammin. Otathan vain yhteyttä, jos jokin askarruttaa.