Artikkeli
Kirjoita tarjous sille, joka pisteyttää sen
Tarjouksesi arvioija ei etsi kauniita sanoja vaan vastauksia, joista voi antaa pisteitä. Näillä keinoilla tarjouksesta tulee helpompi lukea ja helpompi arvioida.
On helppo kuvitella, että hyvä tarjous on sellainen, joka kuulostaa vaikuttavalta. Mutta se, joka istuu arvioimassa tarjoustasi, ei etsi kauniita sanoja. Hän etsii vastauksia siihen, mitä kilpailussa kysytään, ja hänen on annettava pisteitä siitä, mitä tarjouksessa oikeasti lukee. Mitä helpommaksi teet tämän työn, sitä paremmin pärjäät. Käymme läpi, miksi näin on, ja jaamme muutaman keinon, joilla tarjouksesta tulee helpompi arvioida.
Tarjouksesi lukijalla on tarkistuslista ja kiire
Julkisen hankinnan tarjousta ei lueta kertomuksena. Sitä arvioidaan vertailuperusteita vasten, peruste kerrallaan, usein useamman ihmisen voimin, ja jokaisen on perusteltava pisteensä kirjallisesti. Olemme kirjoittaneet aiemmin siitä, miten hankintayksikkö muuttaa tarjouksesi pisteiksi, ja tuo prosessi kertoo paljon siitä, miten kannattaa kirjoittaa.
Arvioijan on löydettävä vastauksesi jokaiseen perusteeseen, ymmärrettävä se ja pystyttävä perustelemaan pistemäärä jälkikäteen. Vastaus, joka on haudattu syvälle jotain muuta käsittelevään kappaleeseen, on työläämpi löytää ja työläämpi pisteyttää.
Samalla tarjous tulee helposti kirjoitettua omilla ehdoilla: perusteellisesti ja ammatillisesti vahvasti, mutta rakennettuna niin kuin kirjoittaja ajattelee, ei niin kuin lukija etsii. Hyödyllinen lähtökohta voi olla päinvastainen. Ajattele, että lukijalla on tarkistuslista ja vähän aikaa, ja tee vastauksen löytämisestä ja rastittamisesta helppoa.
Epäselvä kieli on riski, aivan kirjaimellisesti
Kyse on muustakin kuin tyylistä. Koko ETA-alueella jako on sama: tarjoaja kantaa riskin oman tarjouksensa epäselvyyksistä, kun taas hankintayksikkö kantaa riskin tarjouspyynnön epäselvyyksistä. Tämä seuraa direktiivin 2014/24/EU 18 artiklan yhdenvertaisen kohtelun ja avoimuuden periaatteista, jotka on Suomessa pantu täytäntöön hankintalaissa, sekä vakiintuneesta oikeuskäytännöstä, jonka mukaan asiakirjat on laadittava niin, että kaikki kohtuullisen valistuneet ja tavanomaisen huolelliset tarjoajat voivat lukea ne samalla tavalla. Norjassa ensimmäinen puolisko on kirjattu hankinta-asetukseen sanatarkasti: ”Toimittaja kantaa riskin tarjouksen epäselvyyksistä.” Käytännön seuraus on kaikkialla sama. Hankintayksikkö ei voi ottaa arvioinnin pohjaksi muuta kuin sen, mitä tarjouksessasi todella lukee. Jos jokin on epäselvästi muotoiltu, se koituu sinun vahingoksesi, pisteinä tai pahimmassa tapauksessa hylkäämisenä.
Neljä keinoa, joilla tarjouksesta tulee helpompi arvioida
1. Noudata kilpailun rakennetta ja sanamuotoja
Jos sinua pyydetään kuvaamaan, miten ratkaiset jonkin asian, kannattaa aloittaa juuri siitä. Käytä samoja sanoja ja samaa järjestystä kuin hankintayksikkö käyttää perusteissa. Jos peruste on nimeltään ”Toimituskyky ja kapasiteetti”, sitä voi olla järkevää käyttää otsikkona myös tarjouksessa sen sijaan, että otsikko olisi ”Tietoa meistä”. Silloin lukijan on helpompi löytää perille, ja jokainen vastaus päätyy sinne, missä pisteet annetaan. Tämä on yksi niistä malleista, joita kuvasimme artikkelissa tarjoukset, jotka voittavat julkiset hankinnat. Tässä on kyse sen viemisestä itse tekstiin.
2. Johtopäätös ensin, perustelu perään
Asiantuntijat rakentavat mielellään päättelyketjun ja laskeutuvat pointtiin vasta lopuksi. Tarjouksessa kannattaa kääntää tämä toisin päin. Aloita jokainen osavastaus johtopäätöksestä, esimerkiksi ”Miehitämme toimeksiannon kolmella senioriasiantuntijalla ensimmäisestä päivästä alkaen”, ja anna perustelun tulla perässä. Näin lukija saa vastauksen heti ja voi lukea eteenpäin varmistuakseen siitä.
3. Konkreettinen voittaa yleisen
Lause kuten ”Meillä on pitkä kokemus ja korkea laatu” on vaikea arvioida, yksinkertaisesti siksi, ettei sitä voi todentaa. ”Olemme toimittaneet saman palvelun kolmelle kunnalle viimeisen kahden vuoden aikana, vasteaika alle kaksi tuntia” antaa lukijalle jotain konkreettista arvioitavaksi. Ole täsmällinen ja näytä sen sijaan, että väität. Yksinkertainen testi voi olla kysyä: voiko lauseen väitteen todentaa? Jos ei, kannattaa harkita sen kirjoittamista uusiksi tai poistamista.
4. Karsi täytesanat
Lyhyitä lauseita. Yksi asia kerrallaan. Otsikoita, jotka kertovat, mistä kappaleessa on kyse. Ole varovainen sisäisten lyhenteiden ja talon oman kielen kanssa, ja muista, ettei arvioija välttämättä jaa ammattikieltäsi. Jos sanan voi poistaa ilman että merkitys katoaa, sen voi yleensä turvallisesti poistaa.
Testaa tarjous niin kuin se tullaan lukemaan
Yksi asia, joka kannattaa tehdä ennen jättämistä: anna vastaus kollegalle, joka ei ole sitä kirjoittanut, yhdessä vertailuperusteiden kanssa. Pyydä kollegaa etsimään vastaus jokaiseen perusteeseen ja antamaan pistemäärä omin päin. Siellä missä kollega epäröi, etsii tai kysyy, on syytä olettaa, että arvioija kokee saman. Silloin tiedätte, missä tekstiä pitää työstää lisää.
Lopuksi
Selkeä kieli ei tarkoita tarjouksen tekemistä yksinkertaisemmaksi kuin se on, vaan sen tekemistä helpoksi lukea ja helpoksi pisteyttää. Ja koska tarjoaja kantaa riskin oman tarjouksensa epäselvyyksistä, selkeys on myös hyvää riskienhallintaa. Se lienee yksi edullisimmista tavoista nostaa tarjouksen tasoa: sinun ei tarvitse keksiä mitään uutta sanottavaa, vaan sanoa se selkeämmin.
Me Cobriefilla juttelemme mielellämme siitä, miten voit kirjoittaa tarjouksia, joita on helppo pisteyttää.