Qué es un
expediente de contratación
También conocido como: informe de adjudicación, informe individual
Un expediente de contratación es un documento formal que recoge todos los asuntos significativos y las decisiones clave a lo largo de un proceso de contratación pública. Puede considerarse como un libro de registro donde el poder adjudicador documenta sistematicamente lo que se hizo, por que y que consideraciones informaron cada decisión.
¿Cómo funciona un expediente de contratación?
En la UE/EEE, el artículo 84 de la Directiva 2014/24/UE exige a los poderes adjudicadores elaborar un informe individual para cada contrato adjudicado por encima de los umbrales de contratación de la UE. El informe debe conservarse durante al menos tres años desde la fecha de adjudicación del contrato y estar disponible para los organismos de supervisión previa solicitud.
El nivel de detalle requerido se escala con el valor y la complejidad de la contratación. Para contratos por encima de los umbrales de la UE, los requisitos de documentación son exhaustivos y están expresamente definidos en la directiva. Por debajo del umbral, una documentación más ligera puede ser suficiente según las normas nacionales, pero el principio de transparencia sigue siendo aplicable.
¿Qué debe contener el expediente?
- El nombre y dirección del poder adjudicador
- El objeto y valor estimado del contrato
- La justificación del procedimiento de contratación elegido
- Los nombres de los candidatos o licitadores que presentaron ofertas
- Los nombres de los candidatos rechazados, con los motivos de rechazo
- La evaluación de las ofertas y las razones para seleccionar al ganador según los criterios de adjudicación
- Cualquier decisión significativa tomada durante el proceso
El expediente de contratación también desempeña un papel central en garantizar el acceso público a la información. Los ciudadanos y los licitadores no seleccionados pueden solicitar acceso al expediente. Herramientas como Cobrief pueden ayudar a los proveedores a supervisar los anuncios de licitación públicos y comprender los procesos de contratación detras de ellos.
Un expediente de contratación bien mantenido salvaguarda la transparencia y la rendición de cuentas en el gasto público. Protege tanto al poder adjudicador como a los proveedores al proporcionar una pista auditable de que el proceso se condujo conforme a la normativa aplicable, y sirve como punto de referencia crucial en caso de disputas o impugnaciones legales.