Escribe la oferta para quien tiene que puntuarla

Es fácil pensar que una buena oferta es la que suena impresionante. Pero quien se sienta a evaluar tu oferta no busca palabras bonitas. Busca respuestas a lo que pregunta la licitación, y tiene que dar puntos por lo que realmente está escrito ahí. Cuanto más fácil le pongas ese trabajo, mejor posicionado estarás. Repasamos por qué es así y compartimos algunas claves para que la oferta resulte más fácil de valorar.

Quien lee tu oferta tiene una lista de comprobación y poco tiempo

Una oferta en compras públicas no se lee como un relato. Se valora frente a los criterios de adjudicación, criterio a criterio, a menudo por varias personas que deben justificar sus puntuaciones por escrito. Ya escribimos antes sobre cómo el órgano de contratación convierte tu oferta en puntos, y ese proceso dice mucho sobre cómo conviene escribir.

Quien evalúa tiene que encontrar tu respuesta a cada criterio, entenderla y poder justificar la puntuación después. Una respuesta enterrada en medio de un párrafo que trata de otra cosa cuesta más de encontrar y cuesta más de puntuar.

Al mismo tiempo, es muy fácil escribir la oferta en tus propios términos: rigurosa y sólida en lo técnico, pero construida como piensa quien escribe y no como busca quien lee. Un punto de partida útil puede ser el contrario. Da por hecho que quien lee tiene una lista de comprobación y poco tiempo, y ponle fácil encontrar la respuesta y marcar la casilla.

El lenguaje confuso es un riesgo, y de forma bastante literal

Esto va más allá del estilo. En todo el EEE el reparto es el mismo: el licitador soporta el riesgo de las ambigüedades de su propia oferta, mientras que el órgano de contratación soporta el riesgo de las ambigüedades de los pliegos. Se desprende de los principios de igualdad de trato y transparencia del artículo 18 de la Directiva 2014/24/UE, traspuestos en España a la LCSP, y de una jurisprudencia consolidada según la cual los pliegos deben redactarse de modo que todos los licitadores razonablemente informados y normalmente diligentes puedan interpretarlos igual. En Noruega la primera mitad está recogida expresamente en el reglamento de contratación: «El proveedor soporta el riesgo de las ambigüedades de la oferta.» La consecuencia práctica es la misma en todas partes. El órgano de contratación no puede basar la valoración en nada distinto de lo que dice realmente tu oferta. Si algo está formulado de forma confusa, lo pagas tú, en puntos o, en el peor de los casos, con la exclusión.

Cuatro claves para que la oferta sea más fácil de valorar

1. Sigue la estructura y la terminología de la licitación

Si te piden describir cómo resuelves algo, conviene empezar precisamente por eso. Usa las mismas palabras y el mismo orden que emplea el órgano de contratación en los criterios. Si el criterio se llama «Capacidad de entrega y capacidad productiva», puede tener sentido usarlo también como encabezado en la oferta, en lugar de «Quiénes somos». Así quien lee se orienta antes, y cada respuesta cae donde se otorgan los puntos. Este es uno de los patrones que describimos en el artículo sobre ofertas que ganan licitaciones públicas. Aquí se trata de llevarlo al texto mismo.

2. Primero la conclusión, después la explicación

Los perfiles técnicos tienden a construir un razonamiento y aterrizar la idea al final. En una oferta conviene darle la vuelta. Empieza cada subrespuesta por la conclusión, por ejemplo «Asignamos al encargo tres consultores sénior desde el primer día», y deja que la justificación venga después. Así quien lee obtiene la respuesta de inmediato, y puede seguir leyendo para ganar confianza en ella.

3. Lo concreto gana a lo genérico

Una frase como «Tenemos amplia experiencia y alta calidad» es difícil de valorar, sencillamente porque no se puede comprobar. «Hemos prestado el mismo servicio a tres ayuntamientos en los dos últimos años, con tiempos de respuesta por debajo de dos horas» le da a quien lee algo concreto sobre lo que pronunciarse. Sé específico, y demuestra en lugar de afirmar. Una prueba sencilla es preguntarte: ¿se puede comprobar lo que afirma esta frase? Si no, merece la pena plantearse reescribirla o eliminarla.

4. Elimina el relleno

Frases cortas. Una idea cada vez. Encabezados que digan de qué trata el apartado. Ve con cuidado con las abreviaturas internas y la jerga de casa, y recuerda que quien evalúa no comparte necesariamente tu lenguaje técnico. Si una palabra se puede quitar sin que el significado desaparezca, casi siempre se puede quitar sin riesgo.

Prueba la oferta tal como se va a leer

Algo que puede tener sentido hacer antes de presentar: dale la respuesta a un compañero que no la haya escrito, junto con los criterios de adjudicación. Pídele que encuentre la respuesta a cada criterio y que ponga una puntuación por su cuenta. Allí donde dude, busque o pregunte, hay motivos para pensar que quien evalúa vivirá lo mismo. Entonces sabréis dónde hay que trabajar más el texto.

Para terminar

El lenguaje claro no consiste en hacer la oferta más simple de lo que es, sino en hacerla fácil de leer y fácil de puntuar. Y dado que es el licitador quien soporta el riesgo de las ambigüedades de su propia oferta, la claridad también es buena gestión del riesgo. Puede que sea una de las formas más baratas de elevar una oferta: no necesitas nada nuevo que decir, solo decirlo con más claridad.

En Cobrief hablamos encantados sobre cómo escribir ofertas a las que resulte fácil dar puntos.