Licitar es deporte de élite: así trabaja Christian Martinsen con las licitaciones públicas

Christian Martinsen dirige la consultora Bonka Commercial Management y trabaja con licitaciones públicas desde el lado del proveedor desde 1990. Nos sentamos con él para hacer un recorrido completamente práctico: desde que entra la primera alerta por la mañana hasta tener listo un borrador de oferta completo. Mira el recorrido entero aquí:

Tres reglas para licitar bien

Antes de meternos con las herramientas, conviene quedarse con las tres reglas básicas de Christian. Son sencillas, pero la mayoría de quienes pierden licitaciones incumplen al menos una.

1. Responde a lo que pide el cliente. Parece obvio, pero es la primera norma de la contratación pública. La oferta debe responder a los pliegos de contratación, no contar tu propia historia.

2. Licitar es deporte de élite. Hay que entrenarlo. Ganar licitaciones es una habilidad que se construye con el tiempo, no algo que se improvisa cuando se acerca el plazo.

3. Empieza pronto. «Yo mismo soy miembro de honor del club de los que lo dejan todo para el último sprint», admite Christian con una sonrisa. Sabe muy bien lo que es arrancar una semana antes del plazo: un estrés terrible y la sensación de perder el control. Y es justo aquí donde entra la ayuda de la IA. Tienes un primer borrador al instante y dedicas el resto del tiempo a lo que de verdad decide la licitación: el control de calidad.

El día de licitación empieza a las siete

Para Christian, el día empieza en el móvil. Cada mañana, a las siete, entra una alerta de licitación de Cobrief. La repasa por encima para ver si hay algo urgente y luego se sienta con la lista de puntuaciones.

Las licitaciones que mejor encajan aparecen arriba. La precisión la marcan los códigos CPV y las palabras clave que ha configurado, y un porcentaje de coincidencia en una esquina indica hasta qué punto cada licitación se ajusta a su perfil. Si encuentra algo interesante, lo manda directo a la carpeta de evaluación.

De la alerta a la evaluación en minutos

El ejemplo del día es un acuerdo marco que la Kriminalomsorgsdirektoratet (la Dirección de Servicios Penitenciarios de Noruega) publicó el 18 de mayo, con un importe de 620 millones de coronas noruegas. «Aquí hay dinero que ganar», constata Christian.

Los documentos se descargan directamente de la herramienta de contratación electrónica y se suben en segundos. Cobrief ofrece de inmediato una evaluación ampliada en la parte superior: de qué acuerdo se trata, qué cliente lo convoca, qué importe tiene y qué criterios de adjudicación aplican. Más abajo aparecen los requisitos de solvencia y las principales condiciones del contrato, resumidos de forma breve y concisa.

Criterios de evaluación personalizados

Aquí Christian no se queda en el análisis estándar. Ha creado sus propios criterios de evaluación en Cobrief, basados en las preguntas a las que necesita respuesta cada vez.

Arriba del todo tiene un sencillo análisis estratégico: ¿qué proporción del acuerdo marco corresponde en realidad a contratación de TI? El acuerdo tiene seis lotes paralelos, y la IA calcula el reparto a partir de las instrucciones que él ha introducido. «Que esto aparezca, pum, ahí en el acto, es algo enorme», dice.

Otra pregunta tiene que ver con el mecanismo de clasificación. Se trata de un acuerdo marco paralelo con entre dos y seis proveedores, y quien queda clasificado en primer lugar puede recibir una serie de adjudicaciones directas sin nueva licitación. Dicho de otro modo: sale a cuenta ser el número uno. Está en el documento, pero las instrucciones de Christian lo ponen en primer plano y de forma clara, con referencias que te llevan directo al apartado correcto.

Por último, ejecuta un análisis go/no-go. La IA concluye con un go condicionado: el acuerdo es atractivo, pero con ciertas condiciones. Deben tener capacidad suficiente de CV, deben ser capaces de fijar un precio correcto y sostenible frente a las posibilidades de ganar, y deben gestionar algunos aspectos de protección de datos. El siguiente paso recomendado es movilizar un equipo de oferta, empezar a recopilar CV y priorizar a qué lotes presentarse.

De la decisión al borrador de oferta

Una vez tomada la decisión, toca empezar con la oferta en sí y, como decía Christian al principio: tener pronto una primera versión.

Cobrief monta un plan de oferta de forma automática. Como gestor de licitaciones, Christian reparte las tareas entre el equipo y fija los plazos. Después entra en el espacio de oferta, donde una instrucción de IA en la parte superior aprovecha todo lo que ya ha cargado: CV (que también pueden importarse automáticamente desde Flowcase), referencias, descripciones de procesos, certificado fiscal, certificados ISO y otros documentos formales, todo reunido en una base de conocimiento.

El resultado es que puede tener un primer borrador a los pocos minutos de que se publique la licitación. Cobrief ha seleccionado los CV que mejor encajan con las tareas del plan de oferta, y la IA ha respondido a las preguntas. A partir de ahí sigue trabajando en un editor completo: edita, añade secciones y da formato. Si el cliente aporta su propia plantilla, la sube y la recibe ya cumplimentada, con precios por lote y un resumen de consultores. Cuando está todo listo, exporta el proyecto entero a archivos finales.

Un último punto de control con el agente de IA

Para terminar, Cobrief tiene un pequeño easter egg: un agente de IA al que puedes hacer preguntas. Christian pregunta sin rodeos: «¿Están respondidas todas las preguntas?».

La respuesta es útil. Las respuestas en sí y las plantillas cumplimentadas están listas, pero todavía faltan algunos documentos formales, entre ellos un certificado fiscal reciente y una evaluación de solvencia actualizada. Justo el tipo de detalle que es fácil olvidar, y caro de olvidar.

El oficio sigue siendo decisivo

Lo que Christian demuestra no es que la IA haga el trabajo por ti. Es que la IA elimina los ladrones de tiempo, de modo que puedes empezar pronto y dedicar el tiempo a lo que de verdad gana licitaciones. Como ya ha dicho antes: la IA puede ayudarte a escribir una oferta, pero no puede ganar la licitación por ti.

Christian Martinsen es CEO de Bonka Commercial Management (BCM) y asesora a empresas que quieren entrar en el mercado de la contratación pública.