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Gib die Richtung vor, bevor du die KI loslässt
Mehr KI-Text bringt keine besseren Entscheidungen. Audun Wigum Arbo von Cobrief darüber, zuerst die Richtung vorzugeben, und sieben Fragen für jede Ausschreibung.
KI kann Vergabeunterlagen schnell lesen. Doch wenn du zu jeder Ausschreibung zehn Seiten Text zurückbekommst, bist du einer Entscheidung nicht näher. Dann hast du „nur die alte Bewertung, das manuelle Durchlesen, durch eine neue, KI-generierte Bewertung mit jeder Menge Rauschen ersetzt“, sagt Audun Wigum Arbo, Mitgründer und Leiter für KI und Entwicklung bei Cobrief. Sein Rat: Gib zuerst die Richtung vor, und lass die KI erst danach ran.
Halt inne und denk nach
„Es steckt viel, viel mehr Wert darin, einfach ab und zu innezuhalten und nachzudenken“, sagt Audun. Was wollt ihr eigentlich? Welche Aufträge wollt ihr haben, und welche lasst ihr liegen? „Wenn du das geklärt hast, kannst du die KI in den Prozess einbinden.“
Mach aus der Richtung feste Fragen
Steht die Richtung fest, weißt du, worauf du eine Antwort brauchst, bevor du dich entscheidest. Schreib die Fragen einmal auf und stell sie bei jeder neuen Ausschreibung. Manche tauchen fast jedes Mal auf:
- Sind Verhandlungen möglich?
- Werden bestimmte Kompetenzen gefordert?
- Gibt es ein wirtschaftliches Risiko, etwa eine Vertragsstrafe?
- Wo wird der Auftrag ausgeführt?
Lass dir zuerst eine kurze Antwort geben, etwa Ja, Nein oder eine Zahl, und danach eine ausführliche Antwort mit Verweis darauf, wo in den Unterlagen sie steht. So siehst du die Antwort schnell und kannst sie an der Quelle prüfen. In Cobrief heißt das eigene Bewertungskriterien. „Du musst nicht eine Woche mit Analysieren verbringen, wenn du eigentlich in einer halben Woche abgeben musst“, sagt Audun.
Sieben Fragen, die du bei jeder Ausschreibung stellen kannst
Audun ließ sich von Cobrief feste Fragen vorschlagen. Grundlage waren die Ratschläge von Thomas Tinnesand bei Inventura, den Auftraggeber aus seinen Anforderungen herauszulesen, und von Christian Martinsen bei Bonka Commercial Management, zu fragen, ob du gewinnen solltest. Heraus kamen diese sieben:
- Passen Bedarf und Bewertung zusammen?
- Werden unsere Stärken belohnt?
- Wie beeinflusst das Preismodell unsere Gewinnchancen?
- Welches Vertragsrisiko übernehmen wir?
- Was braucht es, um Abrufe zu bekommen?
- Sind Bedarf und Vertragsbetreuung klar beschrieben?
- Haben wir die Kapazität, um zu liefern?
Eine weitere Frage, die immer wieder auftaucht: Gegen wen tretet ihr an? Schau dir an, wer in euren Fachgebieten Aufträge gewonnen hat, dann bekommst du ein Bild davon, auf wen du wahrscheinlich triffst.
Die Antworten sind eine Entscheidungshilfe, keine automatische Go/No-Go-Entscheidung. Je mehr Text KI erzeugen kann, desto wichtiger ist es, dass du selbst die Richtung vorgegeben hast.
Audun Wigum Arbo ist Mitgründer und Leiter für KI und Entwicklung bei Cobrief. Die Ratschläge stammen aus dem Vortrag und der Podiumsdiskussion beim Frühstücksseminar von Cobrief „Wie wählst du Ausschreibungen, die zu dir passen?“ am 29. Oktober 2026.