riskhantering

Riskhantering i offentlig upphandling är den systematiska processen att identifiera, bedöma, behandla och följa upp förhållanden som kan påverka en upphandling negativt. Tänk på det som en strukturerad genomgång av allt som kan gå fel, kombinerad med en plan för hur utmaningarna ska hanteras. Inom EU/EES betraktas riskhantering som en väsentlig del av upphandlingsplaneringen.

Hur fungerar riskhantering?

Riskhantering följer vanligtvis fyra steg. Först definieras målen för upphandlingen och kritiska framgångsfaktorer, utan tydliga mål är det omöjligt att bedöma vad som utgör en verklig risk. Därefter identifieras möjliga risker, till exempel försenad leverans, brist på kompetens i marknaden eller formella fel i upphandlingsdokumenten.

Nästa steg är att klassificera riskerna efter sannolikhet och konsekvens, gärna i en riskmatris. En risk med hög sannolikhet och allvarlig konsekvens kräver omedelbara åtgärder, medan en risk med låg sannolikhet kan accepteras eller övervakas. Slutligen utarbetas konkreta åtgärder och ansvariga utses för att följa upp riskerna genom hela upphandlingens livscykel.

Vanliga risker i offentlig upphandling

Risker kan uppstå i alla faser av en upphandling:

• Otydliga kravspecifikationer som leder till felaktiga leveranser eller oväntade kostnader
• Leverantörssvikt eller kapacitetsproblem hos underleverantörer
• Prisförändringar och valutasvängningar som påverkar kontraktsekonomin
• Formella fel som kan leda till avbrytande av upphandlingen eller rättsliga utmaningar
• Bristande efterlevnad av arbetsrättsliga krav eller mänskliga rättigheter i leveranskedjan

EU-direktiv 2014/24/EU föreskriver ingen specifik metodik, men riskbedömning genomsyrar direktivet. ISO 31000 och COSO ERM är vedertagna ramverk som många offentliga organisationer använder. Verktyg som Cobrief kan hjälpa leverantörer att förstå risklandskapet i kommande upphandlingar och anpassa sina anbud därefter.

Riskhantering är inte något man gör en gång och lägger åt sidan. Det är en löpande process som bör uppdateras vid väsentliga förändringar. Med systematisk riskhantering får den upphandlande myndigheten betydligt bättre förutsättningar att lyckas med sina inköp och undvika kostsamma misstag.