Så bygger du en upphandlingsbevakning som träffar rätt

En bra upphandlingsbevakning ska göra arbetet med upphandlingsdatabaserna enklare, inte mer slitsamt. Ändå upplever vi att många leverantörer ger upp sin bevakning efter några veckor, inte för att den inte fungerar, utan för att den varnar om för mycket. Notiserna fyller inkorgen, och de relevanta möjligheterna drunknar i bruset.

Vi har sett många upplägg genom åren, både de som fungerar bra och de som tippar över. I den här artikeln delar vi det vi ser fungerar hos leverantörerna som har byggt en bevakning som faktiskt är användbar.

Vad en bra upphandlingsbevakning egentligen ska göra för dig

I motsats till upphandlingssökning, där ni själva går in och letar efter relevanta annonseringar när ni har tid, är bevakningen ett passivt verktyg som levererar det ni har bett om. Det är bra att vara tydlig på vad ni vill ha ut av den innan ni börjar konfigurera något.

En bra bevakning kombinerar oftast tre eller fyra filter: CPV-koder och nyckelord som fångar upp de aktuella annonseringarna, geografi där det är relevant, och en relevansbedömning baserad på företagsprofilen. Här är det bra att veta hur filtren spelar ihop: CPV-koder och nyckelord vidgar fångsten, för en upphandling notiseras om den matchar antingen någon av dina koder eller något av dina nyckelord. Geografi och relevanspoäng gör tvärtom och stramar åt. Det är samspelet mellan det som vidgar och det som stramar åt som ger träffsäkerhet, inte ett enskilt filter ensamt.

Börja med CPV-koderna, men stanna inte där

CPV-koderna (kallade "Inköpskoder" i Cobrief) är fundamentet i de flesta bevakningsupplägg, och det finns en orsak till det. De är standardiserade, och upphandlare använder dem på alla annonseringar. Men de är också "grövre" än du tror.

Det vi ser hos leverantörerna vi pratar med, är att de börjar med en eller två koder de "tror" passar, och så blir de överraskade över vad som faller utanför. Det finns runt tiotusen CPV-koder att välja mellan, och samma tjänst kan ligga under flera ganska olika grenar. En IT-säkerhetsleverantör kan hitta sina träffar både under konsulttjänster (72-koder) och företagstjänster (79-koder).

Det kan vara klokt att lägga lite tid på att bläddra runt i CPV-trädet. Titta på vad som ligger bredvid de koder ni först tänkte på, och testa om några av dessa också ger relevanta träffar.

Nyckelord och fritext är bra precisionsverktyg

Om CPV-koderna ger dig bredden, är nyckelorden det som ger precision. Det är här du kan fånga upp de specifika projekt som inte nödvändigtvis har fått en uppenbar kod.

Till exempel: om ni arbetar inom "smarta byggnader" eller "fastighetsautomation", kan ni fånga annonseringar som är CPV-taggade som rena byggentreprenader, men där innehållet faktiskt handlar om automation. Det är inget fel på upphandlarens kodning, men nyckelordet träffar ofta mer precist än koden ensam.

Det är värt att veta hur nyckelorden faktiskt fungerar, för det överraskar många. Varje nyckelord bedöms för sig, och en annonsering slår till om texten innehåller minst ett av era ord. Ni kan alltså inte kräva att både "automation" och "smart" ska stå i samma annonsering genom att lägga in dem som två nyckelord: då får ni tvärtom notiser om allt som nämner det ena eller det andra. Det betyder också att fler nyckelord vidgar bevakningen, de stramar inte åt den. Vill ni vara mer precisa är knepet att använda mer specifika ord eller uttryck, till exempel "fastighetsautomation" som ett enda nyckelord i stället för "smart" och "automation" var för sig (ett nyckelord som består av flera ord träffar när orden står bredvid varandra). Själva åtstramningen kommer från geografi och relevanspoäng, som vi kommer till nedan.

Geografi: hur mycket eller lite ska bevakningen filtrera?

För många leverantörer är region viktig. Om ni ska leverera fysiskt på plats, är det föga meningsfullt att få notiser om regioner ni inte verkar i. Då är det bra att sätta geografiskt filter direkt.

Här finns en poäng som är lätt att missförstå: det geografiska filtret i Cobrief utgår från plats för genomförande, alltså var leveransen faktiskt ska ske, inte var upphandlaren har sin kontorsadress. En upphandlare i Stockholm kan annonsera ett kontrakt som ska levereras i Umeå, och tvärtom. Det är platsen för leveransen ni väljer, inte var upphandlaren sitter.

För andra är geografi nästan irrelevant. Digitala tjänster, konsultbistånd och nationella ramavtal bör inte filtreras bort. Sådana annonseringar är ofta inte knutna till en bestämd plats, så då måste ni komma ihåg att ta med valet "Inte platsbundet" i det geografiska filtret, annars försvinner de. Det är en av de vanligaste fallgroparna vi ser: ett företag avgränsar till sin egen region, glömmer de platslösa annonseringarna, och upptäcker först flera månader senare att de missade ett nationellt ramavtal.

En bra utgångspunkt är att vara rymlig med geografi i början, och hellre strama åt efter att ni sett vad ni faktiskt får för träffar.

Det vi ser som vanliga fallgropar

När vi går igenom bevakningsupplägg tillsammans med leverantörer, går samma saker igen.

Den ena är för många CPV-koder. När listan blir väldigt lång blir bevakningen så bred att den tappar sitt syfte. Ni får notiser om allt möjligt som ligger i samma generella kategori, och det viktiga drunknar.

Den andra är det motsatta: bara en eller två koder. Det känns tryggt, men det betyder nästan alltid att ni missar verkliga möjligheter som är kodade på ett lite annat sätt än ni antog.

Den tredje är att filtren aldrig blir uppdaterade. En leverantör som har lanserat en ny tjänst, eller expanderat till ett nytt geografiskt område, har ofta en bevakning som fortfarande speglar var de var för en bra stund sedan.

Och den fjärde, kanske mest underskattade: de testar aldrig filtren innan de startar. Det kan vara värt att titta på den senaste tidens annonseringar som skulle matchat, innan ni låter bevakningen rulla. Då ser ni snabbt om filtren är för breda, för smala, eller bara lite sneda.

Så blir bevakningen bättre över tid

Du kommer aldrig få filtren perfekta på första försöket, och det ska du heller inte. Det vi upplever fungerar bäst är att se på bevakningen som något som finjusteras över tid.

Ett enkelt grepp är att kort notera vilka träffar ni öppnar och lägger tid på, och vilka ni slänger med en gång. Efter en period med faktisk användning har ni ett litet dataunderlag som berättar var filtren träffar bra och var de bommar. Då blir justeringarna konkreta.

För er som vill ha en lättare väg dit, är upphandlingsbevakningen i Cobrief byggd runt en företagsprofil. Den ger varje upphandling en relevanspoäng baserat på hur väl den passar er profil, alltså CPV-koderna, nyckelorden och upphandlarna ni har prioriterat. Poängen kan användas på två sätt: för att sortera upphandlingarna med de mest relevanta överst, och för att sätta en nedre gräns så att upphandlingar under en viss poäng inte notiseras alls. Då kan ni dämpa bruset utan att behöva ändra på själva koderna och orden.

På motsvarande sätt har vår upphandlingssökfunktion samma filter som bevakningen, så att ni kan testa upplägg mot historiska data innan ni sätter bevakningen i drift.

Avslutningsvis

En välbyggd upphandlingsbevakning är en av de få investeringar i anbudsarbete som betalar tillbaka varje vecka under lång tid. Det krävs bara lite arbete att sätta upp ordentligt, och lite finjustering under vägen. För övrigt: I Norge specifikt har Cobrief gratis anbudsbevakning från Doffin, och mer om hur Doffin hänger ihop med resten av upphandlingslandskapet kan du läsa i vår artikel om Doffin.

Vi på Cobrief sparrar gärna med er som vill gå igenom upplägget tillsammans. Bara ta kontakt om ni undrar över något.