Artikel
Upphandling är elitidrott: Så jobbar Christian Martinsen med offentlig upphandling
Christian Martinsen har arbetat med offentlig upphandling i över 30 år. I den här genomgången visar han hur han går från en upphandlingsbevakning klockan sju på morgonen till ett färdigt anbudsutkast, och varför han menar att upphandling är elitidrott som du måste träna på.
Christian Martinsen driver konsultbolaget Bonka Commercial Management och har arbetat med offentlig upphandling från leverantörssidan sedan 1990. Vi satte oss ner med honom för en helt praktisk genomgång: från att den första bevakningen tickar in på morgonen, till att ett komplett anbudsutkast ligger klart. Se hela genomgången här:
Tre regler för bra anbudsarbete
Innan vi dyker ner i verktygen är det värt att ta med sig Christians tre grundregler. De är enkla, men de flesta som förlorar upphandlingar bryter mot minst en av dem.
1. Svara på det kunden ber om. Det låter självklart, men det är första budordet i offentlig upphandling. Anbudet ska besvara upphandlingsdokumenten, inte berätta din egen historia.
2. Upphandling är elitidrott. Träna på det. Att vinna upphandlingar är en färdighet du bygger upp över tid, inte något du improviserar dig igenom när deadline närmar sig.
3. Börja tidigt. "Jag är själv hedersmedlem i Slutspurtens Vänner", erkänner Christian med ett flin, alltså en av dem som drar igång först i sista stund. Han vet hur det är att börja en vecka före deadline: fruktansvärt stressigt, och du tappar överblicken. Det är just här AI-stödet kommer in. Du får upp ett första utkast direkt och lägger resten av tiden på det som faktiskt avgör upphandlingen, nämligen kvalitetssäkringen.
Anbudsdagen börjar klockan sju
För Christian börjar dagen i mobilen. Varje morgon klockan sju tickar en upphandlingsbevakning in från Cobrief. Han skummar snabbt igenom för att se om något brinner, och sätter sig sedan ner med poänglistan.
De upphandlingar som passar bäst ligger överst. Träffsäkerheten styrs av de CPV-koder och nyckelord han har lagt in, och en hit-rate i hörnet visar hur väl varje enskild upphandling matchar hans profil. Hittar han något intressant lägger han det direkt i bedömningsmappen.
Från bevakning till bedömning på minuter
Dagens exempel är ett ramavtal som Kriminalomsorgsdirektoratet annonserade ut den 18 maj, med en ram på 620 miljoner kronor. "Här finns det pengar att tjäna", konstaterar Christian.
Dokumenten hämtas direkt från upphandlingssystemet och laddas upp på sekunder. Cobrief ger genast en utökad bedömning högst upp: vilket avtal det handlar om, vilken kund, vilket värde, och vilka tilldelningskriterier som gäller. Längre ner ligger kvalificeringskraven och de viktigaste kontraktsvillkoren sammanfattade, kort och koncist.
Egendefinierade bedömningskriterier
Här stannar Christian inte vid standardanalysen. Han har byggt sina egna bedömningskriterier i Cobrief, baserade på de frågor han behöver svar på varje gång.
Överst ligger en enkel strategianalys: Hur stor andel av ramavtalet är egentligen IT-upphandling? Avtalet har sex parallella delområden, och AI:n räknar ut fördelningen utifrån de instruktioner han har lagt in. "Att få upp det här, pang, där och då, är jättestort", säger han.
En annan fråga gäller rangordningsmekanismen. Det här är ett parallellt ramavtal med mellan två och sex leverantörer, och den som rangordnas som nummer ett kan få en rad direkttilldelningar utan ny upphandling. Med andra ord: det lönar sig att bli nummer ett. Det står i dokumentet, men Christians instruktioner lyfter fram det i klartext, med hänvisningar som tar dig direkt in i rätt stycke.
Till sist kör han en go/no-go-analys. AI:n landar i ett villkorat go: avtalet är attraktivt, men på vissa villkor. De måste ha tillräcklig CV-kapacitet, de måste klara av att prissätta anbudet rätt och hållbart i förhållande till vinstchanserna, och de måste hantera ett antal dataskyddselement. Rekommenderat nästa steg är att mobilisera ett bid-team, dra igång CV-insamlingen och prioritera vilka delområden de ska gå för.
Från beslut till anbudsutkast
När beslutet är fattat handlar det om att börja på själva anbudet, och som Christian sa inledningsvis: få upp en första version tidigt.
Cobrief sätter upp en bid-plan automatiskt. Som anbudsansvarig fördelar Christian uppgifterna på teamet och sätter deadlines. Sedan går han in i anbudsrummet, där en AI-instruktion högst upp använder allt han redan har matat in: CV:n (som även kan hämtas automatiskt från Flowcase), referenser, processbeskrivningar, skattebevis, ISO-certifikat och andra formaliadokument, samlade i en kunskapsbas.
Resultatet är att han kan ha ett första utkast uppe några minuter efter att annonsen kom. Cobrief har plockat ut de CV:n som passar bäst till uppgifterna från bid-planen, och AI:n har besvarat uppgifterna. Därifrån jobbar han vidare i en fullständig editor: redigerar, lägger till sektioner och formaterar. Kommer kunden med en egen mall laddar han upp den och får den ifylld, med priser per delområde och konsultöversikt. När allt är klart exporterar han hela projektet till färdiga filer.
En sista kontrollpunkt med AI-agenten
Till sist har Cobrief ett litet easter egg: en AI-agent du kan ställa frågor till. Christian frågar rakt ut: "Är alla uppgifter besvarade?"
Svaret är användbart. Själva besvarelserna och de ifyllda mallarna är klara, men några formaliadokument saknas fortfarande, bland annat ett färskt skattebevis och en uppdaterad kreditbedömning. Precis den typ av detaljer som är lätta att glömma, och dyra att glömma.
Hantverket avgör fortfarande
Det Christian visar är inte att AI gör jobbet åt dig. Det är att AI tar bort tidstjuvarna, så att du kan börja tidigt och lägga tiden på det som faktiskt vinner upphandlingar. Som han har sagt tidigare: AI kan hjälpa dig att skriva ett anbud, men den kan inte vinna upphandlingen åt dig.
Christian Martinsen är CEO på Bonka Commercial Management (BCM) och rådgivare åt företag som vill in på den offentliga upphandlingsmarknaden.