Kvalitet viktas 40 procent, men vad betyder det egentligen?

Många leverantörer läser viktningen i en upphandling som en arbetsplan: kvalitet 40 procent, alltså 40 procent av insatsen. Det är en rimlig tanke, men den fångar inte hela bilden. Viktningen säger hur mycket varje kriterium ska väga. Men hur stort utslag poängen faktiskt ger tycks påverkas minst lika mycket av utvärderingsmodellen, och den får du ofta inte se. Här förklarar vi skillnaden så som vi förstår den, och vad du kan göra med den.

Vad viktningen egentligen säger

Tilldelningskriterierna är det som den upphandlande myndigheten rangordnar anbuden efter. Huvudregeln i offentliga upphandlingar är att kontraktet går till anbudet med bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Att tilldela på lägsta pris eller kostnad enbart är fortfarande tillåtet enligt EU-direktivet, men artikel 67.2 låter medlemsstaterna begränsa eller förbjuda det, och flera har gjort just det.

För upphandlingar över EU:s tröskelvärde kräver artikel 67.5 i direktiv 2014/24/EU att den upphandlande myndigheten anger kriteriernas relativa vikt i upphandlingsdokumenten. Vikten kan anges inom ett intervall med en lämplig största spridning, och bara när det av objektiva skäl inte är möjligt att vikta får kriterierna i stället anges i fallande prioritetsordning. I Sverige följer detta av lagen om offentlig upphandling (LOU).

Så långt är allt bra: du ser att pris väger 60 procent och kvalitet 40, och du vet var du ska lägga tyngden. Problemet börjar när procenten ska bli poäng.

Viktning och utvärderingsmodell är två olika saker

En utvärderingsmodell är räknestycket som gör pris och kvalitet till jämförbara storheter. Den vanligaste typen är en poängmodell: varje kriterium ges poäng, poängen multipliceras med kriteriets vikt, och den med högst summa vinner. Alternativet är att prissätta kvalitet, där kvalitetsskillnaderna ges ett värde i kronor som justerar anbudspriset, och lägsta utvärderade pris vinner. Det är den modell som norska upphandlingsmyndigheten DFØ nu rekommenderar i första hand.

Här är det viktiga: upphandlingsreglerna innehåller inga bestämmelser om utvärderingsmodeller. Utgångspunkten är att den upphandlande myndigheten är fri att välja modell, och överprövningsinstanser har flera gånger slagit fast att valet ligger inom myndighetens upphandlingsmässiga bedömning och bara i begränsad omfattning kan överprövas.

EU-domstolen slog dessutom fast i mål C-6/15 (Dimarso) att den upphandlande myndigheten inte har någon skyldighet att upplysa om utvärderingsmodellen i upphandlingsdokumenten. Samtidigt satte domstolen några gränser som är värda att känna till: modellen kan inte ändra tilldelningskriterierna eller viktningen av dem, den ska som huvudregel vara beslutad innan anbuden öppnas, och har myndigheten en gång upplyst om vilken modell som ska användas är den bunden av den.

Med andra ord: du har rätt att få veta viktningen, men inte nödvändigtvis räknestycket.

Räknestycket som visar varför detta betyder något

Ta ett tänkt exempel med runda tal: en upphandling med pris 60 procent och kvalitet 40 procent, poängskala 0 till 10, och två anbud där det dyraste ligger 6 procent över det lägsta.

Modell A är den enkla linjära grundmodellen: 10 poäng till lägsta pris, 0 poäng till ett anbud som är dubbelt så dyrt. Det dyraste anbudet får då 9,4 poäng på pris. Skillnaden på 0,6 poäng, viktad med 60 procent, ger 0,36 poäng i totalen. För att hämta in det behöver det dyraste anbudet under en poäng mer på kvalitet.

Modell B är en stramare linjär variant, där vi för exemplets skull låter ett anbud 20 procent över lägsta pris få 0 poäng. Sådana modeller med brantare skala finns i många varianter. Nu får det dyraste anbudet 7 poäng på pris. Skillnaden är 3 poäng, viktad 1,8 poäng, och kvalitetsförsprånget måste vara 4,5 poäng på en skala från 0 till 10 för att väga upp.

Samma viktning. Samma priser. Helt olika utfall, i alla fall i detta tänkta exempel. DFØ visar samma sak i sin egen vägledning, där de kör samma exempelpriser genom fyra olika modeller och får fyra olika resultat.

Frågan dyker upp i överprövningar

Detta är inte bara en teoretisk finess. Frågan dyker upp regelbundet i klagomål och överprövningar, och två avgöranden från den norska klagonämnden KOFA illustrerar den från var sitt håll.

I KOFA 2024/214 (Vennesla kommun) kom nämnden fram till att den upphandlande myndigheten hade brutit mot regelverket genom att använda en olaglig utvärderingsmetod, men att bristen inte hade påverkat utfallet av upphandlingen.
I stornämndsärendet KOFA 2021/1000 (Ørsta kommun) anförde klaganden att utvärderingsmetoden försköt den angivna vikten av tilldelningskriterierna. Ingen av invändningarna vann framgång, och nämnden kom fram till att en upphandlande myndighet inte är skyldig att normalisera poängen på kvalitativa tilldelningskriterier, alltså ingen skyldighet att justera upp så att bästa anbud får full poäng. Vår läsning av konsekvensen: utan normalisering kan poängskillnaderna på kvalitet bli små, och då drar kvalitetskriteriet mindre i totalen än vikten isolerat antyder.

Norska avgöranden binder inte myndigheter i andra länder, men de avgörs på regler som kommer från samma direktiv, så resonemanget bär även här. Så som vi läser de två ärendena visar de var sin sida av samma mynt: modellen kan vara olaglig utan att det ändrar resultatet, och den kan vara laglig även om poängutslagen i praktiken blir mindre än procenten ger intryck av.

Vår poäng är inte att du bör klaga mer. Praxis ger den upphandlande myndigheten stort utrymme här, och valet av modell kan bara i begränsad omfattning överprövas. Poängen är att du bör planera utifrån att procenten och den faktiska utdelningen kan vara två olika saker.

Vad du bör göra

Detta är råd och bedömningar från oss, inte krav i regelverket:

Leta efter modellen innan du läser kraven. Står den beskriven i upphandlingsdokumenten har du långt på väg facit, och myndigheten är bunden av den.
Fråga om den inte står där. Ställ frågan i god tid före frågefristen: vilken modell används, vilken poängskala, och var sätts nollpunkten på pris? Svaren delas med alla anbudsgivare, och en fråga om modellen avslöjar ingenting om innehållet i ditt anbud.
Fråga vad som skiljer 8 från 10. Vägledningarna är tydliga med att poängskillnaderna ska spegla myndighetens faktiska betalningsvilja. Då är det enligt vår mening rimligt att fråga vad som verkligen ger full utdelning.
Se efter maxvärdet när kvalitet prissätts. Använder myndigheten en modell som prissätter kvalitet, och modellen med maxvärden är angiven, ser du svart på vitt hur många kronor kvaliteten är värd. Det är förmodligen den mest precisa informationen du kan få om betalningsvilja.
Bedöm prisspridningen på marknaden. Är fältet tätt prissatt kan en hög prisvikt betyda mindre i praktiken än procenten antyder. Är spridningen stor kan den betyda mer.
Hoppa inte av bara för att pris viktas högt. 70 procent pris med en tät prisbild kan i praktiken avgöras på kvalitet.

Gäller detta i hela Europa?

Långt på väg, ja. Regeln om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och skyldigheten att ange relativ vikt följer av EU:s upphandlingsdirektiv (2014/24/EU), och Dimarso-domen läggs till grund i hela EU och EES. Själva tankesättet, läs viktningen, hitta modellen, räkna på vad det betyder, bör därför fungera lika bra i en dansk eller nederländsk upphandling som i en svensk, även om nationell praxis varierar.

Det som varierar är de nationella tilläggen. Norge kräver till exempel att klimat- och miljöhänsyn viktas med minst 30 procent i annonseringspliktiga upphandlingar där kriterierna viktas. I andra länder kan miljöviktningen se helt annorlunda ut, så kontrollera vad ditt eget nationella regelverk kräver.

Avslutningsvis

Viktningen är en av de viktigaste upplysningarna i en annons, men den är inte hela svaret. Utvärderingsmodellen är en stor del av resten, och den måste du ofta hämta in själv. Det är en billig övning: en fråga före frågefristen kan ändra hela prioriteringen av arbetet.

Som alltid är detta våra bedömningar och vår förståelse av regelverket, inte juridisk rådgivning. Reglerna ändras, praxis utvecklas, och varje upphandling måste bedömas konkret, så ta gärna det du finner här som en utgångspunkt snarare än ett facit.

Detta är ett naturligt nästa steg efter de sju sakerna du bör kolla i en annons, och det hänger tätt samman med hur du bygger strukturen i svaret, som vi har skrivit om i anbud som vinner offentliga upphandlingar.

Vi på Cobrief tar gärna ett samtal om hur du kan läsa viktning och utvärderingsmodeller mer träffsäkert i de anbud ni överväger.