7 saker du bör kolla i upphandlingsannonseringar

En ny annonsering dyker upp i inkorgen, och ni har egentligen inte tid att läsa hela upphandlingsdokumenten på en gång. Hur vet ni om det är värt att gå vidare, eller om den ska läggas åt sidan? Det vi ser hos leverantörerna vi pratar med, är att det är några få punkter som avgör om en upphandling är något att satsa på. Om ni får överblick över dem tidigt, sparar ni mycket arbete senare i processen.

Här är sju saker det är värt att titta efter när ni går igenom en ny upphandlingsannonsering, oavsett om den kommer från en svensk annonsdatabas eller från Doffin i Norge.

1. Vilka kvalificeringskrav som gäller

Kvalificeringskraven är det som avgör om ni överhuvudtaget kan delta. Det är här ESPD-formuläret, intyg, omsättningstal, referenser och eventuella certifieringar kommer in. Det första ni bör ta reda på är om ni är kvalificerade över huvud taget. Om inte, är det mesta annat oväsentligt.

Det vi ofta rekommenderar är att gå igenom listan innan ni gör något annat. Om ni saknar en obligatorisk certifiering eller en bestämd referenstyp, är det bäst att veta det direkt. Då kan ni antingen avstå från upphandlingen, eller använda tiden till att skaffa fram det som saknas. Det är mycket värre att upptäcka att något saknas efter att ni gjort halva anbudssvaret.

En tredje möjlighet är dialog med upphandlaren. Om er produkt eller tjänst passar behovet bra, men ni inte uppfyller alla kvalificeringskrav, kan det vara värt att fråga direkt. Många upphandlare får få eller inga svar på sina upphandlingar, och kan vara öppna för ett samtal om huruvida kraven faktiskt speglar det de är ute efter.

2. Vad upphandlaren faktiskt ska köpa

När ni har bekräftat att ni är kvalificerade, är nästa steg att förstå vad upphandlaren egentligen vill uppnå. Vad är det egentliga behovet bakom upphandlingen? CPV-koder och kategorier ger en grov riktning, men själva uppdragsbeskrivningen och bakgrundsinformationen säger mer om vad upphandlaren är ute efter.

Det vi ofta ser är att leverantörer går rakt till kravspecifikationen utan att läsa de inledande avsnitten som förklarar varför anskaffningen görs. Det är en svaghet. Vad upphandlaren egentligen vill uppnå påverkar både hur tilldelningskriterierna ska tolkas och hur anbudet bör byggas upp. Lägg några minuter på att förstå vem som faktiskt ska använda det ni ska leverera, och vilken typ av problem ni ska lösa.

För de som vill gå lite djupare, finns det några extra frågor som ofta ger ett försprång:

• Vem äger kontraktet i dag, och varför är det ute på marknaden nu?
• Vem från upphandlarsidan är involverad i processen, och vad är deras roller?
• Vad har den här upphandlaren historiskt viktat i liknande upphandlingar?
• Har vi någon relation till nyckelpersoner som kan ge kontext eller fackmässiga inspel?

Det är sällan ni hittar alla svar i upphandlingsdokumenten. Mycket av denna insikt måste hämtas in parallellt, genom marknadsinsikt, tidigare kontraktstilldelningar och dialog med människor ni känner i branschen.

3. Vad tilldelningskriterierna faktiskt viktar

Tilldelningskriterierna säger inte bara vad upphandlaren ska bedöma, utan också hur mycket varje kriterium räknas. Skillnaden mellan 60/40 kvalitet/pris och 40/60 är ofta skillnaden på om ni kan vinna eller inte.

Det handlar om att vara ärliga med er själva om chanserna. Om ni är starka på kvalitet, men priset är viktat högre, kan det fortfarande vara en upphandling värd att delta i. Fråga er själva: är viktningen till vår fördel? Om svaret är nej, kan det vara klokt att använda tiden på en annan upphandling i stället.

4. Anbudsfristen och tidsfönstret ni har

Anbudsfristen handlar inte bara om när ni måste leverera, utan också om hur mycket tid ni realistiskt har på att skriva ett bra anbud. En kort frist betyder en kamp om tid och folk lika mycket som om fackmässig styrka.

Kolla också när informationsmöten eller eventuella frågefrister är. De är ofta tidigare än man tror, och om ni har frågor till upphandlaren måste de in före frågefristen. Det vi ser fungera bra är att sätta en intern frist i god tid före den formella, så att ni har en buffert mot tekniska överraskningar i sista minuten.

5. Vilka bilagor och dokument som är obligatoriska

Upphandlingsdokumenten listar vad som måste följa med anbudet. Det kan vara mer än ni först tror: ESPD, intyg, referenslistor, CV:n, ritningar, prisformulär, och ibland ganska specifika formulär som upphandlaren vill ha ifyllda.

Det vi ofta hör är att leverantörer upptäcker saknade bilagor tätt inpå leveransfristen. Det är en onödig stressituation. Skapa en kort checklista över alla obligatoriska bilagor så snart ni bestämt er för att delta. Då vet ni vad som måste samlas in, och vem som har ansvar för varje dokument.

6. Kontraktsperiod, optioner och volym

Det räcker inte att vinna upphandlingen. Ni måste också vinna ett kontrakt som är värt arbetet. Annonseringen anger vanligen kontraktsperiod (till exempel två år med option på två extra), förväntad volym eller uppskattat kontraktsvärde, och om det är ett ramavtal eller ett fast kontrakt.

Det vi upplever är att många leverantörer fokuserar så mycket på själva upphandlingen att de glömmer att bedöma om kontraktet faktiskt är attraktivt. Ett litet ramavtal utan garanterad volym kan vara mindre lönsamt än ett mellanstort fastpriskontrakt med tydlig leverans. Bedöm kontraktet som om ni hade vunnit, innan ni börjar skriva anbudet.

7. Speciella krav och förbehåll som kan avgöra om ni ska delta

Många annonseringar har detaljer som lätt förbises, men som kan vara avgörande. Exempel: krav på säkerhetsprövning, närvaroplikt på leveransplatsen, begränsningar på användning av underleverantörer, exklusivitetsbestämmelser, eller specifika dataskyddsåtgärder.

Det vi ser är att det är dessa små detaljer som ofta avgör om ni kan delta överhuvudtaget. Gå över punkterna i upphandlingsdokumenten och lägg märke till allt som verkar ovanligt eller restriktivt. Om ni är osäkra på något, skicka en fråga till upphandlaren innan frågefristen. Det är bättre att avklara tidigt än att upptäcka ett stopp mitt i anbudssvaret.

Avslutningsvis

Dessa sju punkter täcker inte allt som står i en annonsering, men det är hörnstenarna i en bra första bedömning. Det vi upplever är att leverantörer som har en enkel checklista lägger mindre tid på Go/No-go än de som läser allt från början till slut.

För er som vill ha en hjälpande hand med att hämta ut dessa punkter ur upphandlingsdokumenten, gör vår funktion för att utvärdera upphandlingar med AI mycket av det manuella arbetet. Mer om vad som skiljer anbud som vinner från resten kan du läsa i vår artikel om anbud som vinner offentliga upphandlingar.

Vi på Cobrief sparrar gärna om hur ni kan bedöma annonseringar mer effektivt. Bara ta kontakt om ni undrar över något.