Artikel
Bör små företag satsa på offentliga upphandlingar?
Många små företag tror att offentliga upphandlingar bara är för de stora. Vi tar fyra vanliga myter och visar vad som faktiskt gäller, och hur du kommer i gång.
"Upphandlingar är nog mest för de stora aktörerna." Det är ett av de vanligaste skälen små företag anger för att låta bli att lämna anbud i offentliga upphandlingar. Men bilden stämmer sämre än många tror. Här tar vi fyra av de vanligaste myterna och ser på vad som faktiskt gäller.
Myt 1: "Det är för mycket pappersarbete"
Pappersarbetet har varit en reell tröskel, och det är just därför regelverket har ändrats. ESPD, det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet, gör att du slipper lämna alla intyg direkt. Du intygar först att kraven är uppfyllda, och som regel är det bara vinnaren som måste dokumentera allt till slut. Tröskeln för att delta är lägre än den var förr.
Myt 2: "Kontrakten är för stora för oss"
Stora kontrakt finns, men de behöver inte annonseras som ett enda stort paket. Vid upphandlingar över tröskelvärdet har den upphandlande myndigheten en skyldighet att överväga att dela upp kontraktet i mindre delkontrakt, bland annat för att mindre leverantörer ska kunna vara med. Väljer de att inte dela upp måste det motiveras. Regeln kommer från EU:s upphandlingsdirektiv (2014/24/EU, artikel 46) och finns i svensk rätt genom LOU. Det betyder att du oftare än förr kan lämna anbud på en bit du faktiskt har kapacitet för.
Myt 3: "De etablerade vinner ändå"
Det stämmer att vissa leverantörer vinner ofta. Men den upphandlande myndigheten ska välja anbud utifrån de tilldelningskriterier som är satta, inte utifrån vem som är störst eller mest känd. Är du bra på ett delkriterium som väger tungt kan du slå en större aktör. Lokal närvaro, flexibilitet och spetskompetens är ofta fördelar som små företag har.
Myt 4: "Vårt företag är för ungt för att kvalificera sig"
Många upphandlingar ställer kvalificeringskrav på erfarenhet, till exempel att leverantören ska ha genomfört ett visst antal liknande leveranser, eller ha varit verksam inom området ett visst antal år. För ett nystartat bolag kan det se ut som en stängd dörr: företaget har inte historiken, även om människorna i det har arbetat med området i åratal.
Men företagets födelsedatum och kompetensen i företaget är två olika saker, och regelverket är mindre kategoriskt än många tror. Upphandlingsdirektivet låter myndigheten begära bevis på utbildning och yrkeskvalifikationer hos de personer som faktiskt ska utföra uppdraget, inte bara hos bolaget som juridisk person. Kvalificeringskraven ska dessutom vara proportionerliga, alltså inte strängare än vad kontraktet kräver.
Norge ger en användbar illustration. Den norska upphandlingsmyndigheten DFØ skriver i sin vägledning för köp av konsulttjänster att nyetablerade leverantörer kan dokumentera nödvändig erfarenhet genom att hänvisa till erfarenhet som de offererade personerna eller resurserna har byggt upp i tjänst hos andra än leverantören. DFØ rekommenderar också inköparna att låta de anställdas erfarenhet väga lika tungt som företagets egen, eftersom erfarenhetskrav annars kan stänga ute nystartade företag. Det norska klagoorganet för offentlig upphandling, KOFA, har prövat just detta. I ärende 2023/1152 var den valda leverantören en förhållandevis nystartad verksamhet, och nämnden utgick från att ett kvalificeringskrav på erfarenhet inte utesluter möjligheten att lägga vikt vid erfarenhet som de anställda har byggt upp på annat håll. Norska avgöranden binder inte upphandlande myndigheter i Sverige, men de bygger på regler från samma direktiv.
Det betyder inte att allt är fritt fram. Myndigheten kan fortfarande ställa krav på företagets egen erfarenhet, och varje upphandling måste läsas konkret. Men det betyder att ett ungt företag med erfarna människor mer sällan är chanslöst än kravlistan kan ge intryck av. Vårt råd: dokumentera nyckelpersonernas erfarenhet konkret (cv:n och referensprojekt från tidigare arbetsgivare), och är kravet formulerat som absolut företagserfarenhet, ställ frågan till myndigheten före frågefristen: kan de offererade nyckelpersonernas erfarenhet uppfylla kravet? Frågan kostar ingenting, och svaret blir en del av upphandlingsdokumenten för alla.
EU drar åt samma håll
Det här är inte något nationellt särdrag. EU arbetar aktivt för att släppa in små och medelstora företag, bland annat genom just uppdelning i delkontrakt och mindre dokumentation i första rundan. Tänkesättet i den här artikeln gäller därför lika väl för en leverantör som vill lämna anbud i andra länder i Europa.
Vad du bör göra
Känner du igen dig i någon av myterna finns det ingen anledning att vänta på ett perfekt tillfälle. Så här kommer du i gång:
- Se vad som faktiskt annonseras inom ditt område. Sök i Cobrief på det ni levererar. Många blir överraskade över hur många upphandlingar som finns i deras egen bransch och region. Sätt gärna upp upphandlingsbevakning, så slipper du kolla manuellt.
- Läs kraven innan du lägger tid på anbudet. Gå igenom annonseringen och kvalificeringskraven tidigt. Uppfyller ni dem, eller kan de anställdas erfarenhet räknas, som vi beskrev ovan? Är något oklart, ställ frågor till myndigheten före fristen.
- Leta efter delkontrakt. Ni behöver inte ta hela leveransen. Är upphandlingen uppdelad kan ni lämna anbud på den bit ni har kapacitet för.
- Börja i det lilla. Välj gärna en mindre upphandling som första försök. Poängen med den första är lika mycket att lära sig processen som att vinna.
Avslutningsvis
Offentliga upphandlingar är inte förbehållna de stora. Regelverket är tvärtom byggt för att släppa in fler, genom enklare dokumentation i första rundan, uppdelning i delkontrakt och kvalificeringskrav som ska stå i proportion till kontraktet. Den största barriären är ofta tron på att det inte är något för oss.
Vi på Cobrief tar gärna ett samtal om hur ett mindre företag kan komma i gång med offentliga upphandlingar.