Så bygger du ett bra anbudsteam

De flesta leverantörer som arbetar med offentliga upphandlingar har något slags anbudsteam, formellt eller informellt. Det vi ser hos våra kunder är att skillnaden mellan ett team som vinner konsekvent och ett som levererar medelmåttiga anbud, handlar om hur teamet är organiserat.

Roller, rutiner, ansvar och kunskap är byggstenarna. När de saknas blir varje anbud en sorts brandbekämpning. I den här artikeln går vi igenom det vi ser fungerar hos leverantörerna vi pratar med.

Vad ett anbudsteam egentligen är

Ett anbudsteam är inte nödvändigtvis en formell avdelning. I många leverantörsföretag är det snarare ett nätverk av personer som bidrar till varje anbud: en anbudsansvarig som koordinerar, fackspecialister som levererar innehåll, en VD som fattar beslutet om man ska delta, och en kvalitetssäkrare som läser igenom innan det levereras.

Det viktiga är inte att det finns en formell avdelning. Det viktiga är att det finns en tydlig struktur: vem som har ansvar för vad, vem som tar besluten, och hur informationen flödar mellan dem.

Det vi upplever är att de bästa anbudsteamen är små och fokuserade. Det är sällan en stor apparat. Det är ofta en anbudsansvarig med tydligt mandat, en handfull specialister som vet vad som förväntas av dem, och en beslutsfattare som är tillgänglig när det behövs.

Rollerna som måste finnas på plats

De flesta anbudsteam behöver några kärnroller, oavsett hur många personer som täcker dem.

Anbudsansvarig. Den som styr hela processen. Bedömer upphandlingsdokumenten, koordinerar arbetet, håller fristerna och kvalitetssäkrar det färdiga anbudet. I små företag kan det vara VD; i större företag är det en dedikerad roll.

Fackspecialister. De som har djup kunskap om det man ska leverera. De skriver de tekniska sektionerna, levererar exempel, och kan stå för det som skrivs. Utan dem blir anbuden generiska.

KAM (kundansvarig). Hos professionella leverantörer finns ofta en kundansvarig, eller KAM, som har en relation till upphandlaren över tid. KAM kan bidra med kontext om upphandlaren, historik på tidigare upphandlingar, och informell dialog som kan informera strategin. Det är sällan KAM som skriver anbudet, men de är en viktig källa till insikt.

Anbudsskribent. Inte alla har en dedikerad person här, men någon bör ha huvudansvaret för själva textarbetet, alltså struktur, redigering och röd tråd. Det kan vara anbudsansvarig själv, eller en egen roll i större team.

Kvalitetssäkrare. Någon som läser anbudet med färska ögon innan det levereras. Helst inte samma person som skrev det. Kan vara en kollega, en extern, eller en kombination av flera.

Beslutsfattare. Den som har mandat att säga ja eller nej till deltagande, godkänna pris, och signera anbudet. Det är viktigt att den här personen är tillgänglig när beslut måste fattas snabbt.

Det är inte ovanligt att samma person täcker flera roller, särskilt i mindre företag. Men det är viktigt att det är tydligt vem som har vilket ansvar i varje upphandling.

Översikt över alla aktiva upphandlingar

Ett anbudsteam som vinner över tid har alltid översikt över vad som är på gång och vad som kommer. De duktiga anbudsansvariga är inte bara reaktiva på upphandlingar som redan är annonserade. De har också kontroll på vad som är på väg: vilka kontrakt som är på väg att löpa ut hos befintliga leverantörer, vilka upphandlare som överväger att gå ut på marknaden, och vilka segment det finns anledning att förbereda sig på. Reaktiva och proaktiva anbudsprocesser går sida vid sida.

Varje enskild upphandling befinner sig i en eller annan fas: under bedömning, under skrivande, levererat, i förhandling, vunnen eller förlorad.

Det vi ser hos leverantörer som lyckas är att de har en gemensam översikt över var varje upphandling står. Det kan vara ett kalkylark, en tavla på väggen, eller ett dedikerat verktyg. Det viktiga är inte tekniken, utan att det finns ett ställe att se vad som är aktivt och var det står.

Utan denna översikt kan upphandlingar glömmas, frister förbises, eller två personer arbeta med samma anbud utan att veta om varandra. Det vi upplever är att även små team får mycket värde ut av en enkel översikt, så länge den uppdateras regelbundet.

Tydlig uppgiftsfördelning

Inom varje enskild upphandling finns det många uppgifter som måste göras: läsa upphandlingsdokumenten, bedöma kvalifikationer, skriva olika delar av anbudssvaret, hämta referenser, kontrollera pris, kvalitetssäkra, leverera.

Det vi ser fungerar bäst är att varje uppgift har en ansvarig och en frist. Inte "vi måste jobba med detta", utan "Per skriver sektionen om miljö, klart senast onsdag". När ansvaret är otydligt blir uppgifterna gjorda i sista stund eller inte alls.

För större anbud kan det vara värt att bryta ner arbetet i ett uppgiftsark från start till slut, som teamet kan arbeta sig igenom. Det minskar stressen i slutfasen och gör det enklare att se var det stockar sig.

Fristkalender med buffertar

Alla anbudsteam jobbar mot frister. Det är något av det som skiljer anbudsarbete från mycket annat. Men det är stor skillnad på ett team som har en överskådlig fristkalender med inbyggda buffertar, och ett team som ägnar sig åt konstant brandbekämpning.

Det vi ser fungerar är en kalender som inte bara visar leveransfristen, utan också interna milstolpar: när första utkastet ska vara klart, när kvalitetssäkringen börjar, när den faktiska leveransen sker. Helst med god marginal innan den formella fristen.

Buffertar är underskattat. När något går fel, som en fel filtyp, en saknad bilaga eller en server som hänger, är det skillnaden på ett färdigt anbud och ett som var tvunget att lämnas in i sista minuten.

Ett strukturerat dataunderlag teamet kan bygga på

En av de största skillnaderna mellan ett anbudsteam som växer i kvalitet och ett som inte utvecklas, är hur kunskap delas och återanvänds.

Varje anbud ni skriver innehåller värdefull information: bra formuleringar av vad företaget levererar, uppdaterade referensprojekt, kvalitetssäkrade beskrivningar av hur ni hanterar säkerhet, miljö eller leverans. Om detta ligger spritt på filer på folks egna hårddiskar, måste det skrivas på nytt varje gång.

Det vi ser hos de bästa teamen är att de har byggt ett strukturerat och kvalitetssäkrat dataunderlag där färdiga texter, dokument, referenser, case och kundinformation är samlade på ett ställe. I praktiken blir det ett pålitligt ställe att hämta fakta från om vad företaget kan, har gjort, och kan stå för. Ett sådant underlag kallas ofta en kunskapsbas.

Det betyder inte att varje anbudssvar blir lika. Det betyder att teamet startar varje upphandling från en solid grund, och använder tiden till att anpassa i stället för att skriva allt på nytt.

Det är också här vår funktion för att skriva anbud med AI får mycket av sitt värde: den jobbar mot kunskapsbasen och kan dra ut relevant innehåll för varje upphandling, så att teamet inte börjar med blanka ark.

Rytm: veckovisa och månatliga rutiner

Ett bra anbudsteam har en bra rytm. Den här rytmen sätts inte upp en gång för att sedan glömmas; den kräver regelbundet underhåll.

Det vi ser fungerar är några fasta rutiner: en kort veckovis genomgång av aktiva upphandlingar, en månatlig bedömning av nya möjligheter, och en grundligare marknadsanalys för ledningen med jämna mellanrum. Det kan låta som mycket, men det är detta som gör att inget faller mellan stolarna.

Dessutom är det värt att ha några rutiner runt själva upphandlingsprocessen som teamet följer. Hur startar ni ett nytt anbud? Hur avgörs Go/No-go? Vem signerar på vad, och när? Rutinerna ger förutsägbarhet och gör att ni slipper börja från blanka ark varje gång.

AI som förstärker, inte ersätter

Ett välorganiserat anbudsteam med solida rutiner får mycket mer ut av AI än ett team utan struktur. Det är för att AI förstärker befintlig kompetens. Den ersätter den inte. AI fungerar bäst när den får bygga på en existerande process med tydliga roller, bra dokument och en disciplinerad kvalitetssäkring.

För ett team som har kunskapsbasen och rutinerna på plats, kan AI hantera mycket av det tidskrävande arbetet: dra ut krav ur upphandlingsdokumenten, göra första utkast, bedöma upphandlingar i Go/No-go-fasen, och kvalitetssäkra att alla krav är adresserade.

Mer om hur AI passar in i rollen som anbudsansvarig kan du läsa i vår artikel om AI-anbudsansvarig. Vi har också skrivit om vad som skiljer anbud som vinner från resten.

Men det är fortfarande teamet som vinner, inte AI:n. Det är fortfarande människorna som tar de strategiska besluten och äger affärsförståelsen.

Avslutningsvis

Ett bra anbudsteam byggs över tid. Roller, rutiner, kunskap och rytm förstärker varandra när de är på plats, och från den grunden blir varje enskilt anbud bättre.

Det vi ser är att de leverantörer som gör bäst ifrån sig i upphandlingar, organiserar sig bra först. Därefter fokuserar de på verktygen.

Vi på Cobrief pratar gärna med dig om hur vår AI-anbudsansvarig kan bli en bra lösning i era anbuds- och offertprocesser.