Het UEA-formulier: zo voorkomt u de meest gemaakte fouten

Vroeg in de meeste aanbestedingen boven een bepaalde omvang komt u een formulier tegen met een wat cryptische naam: het UEA. Vrijwel iedereen moet het invullen, en een flink deel van de verder sterke inschrijvingen valt af als het slordig wordt gedaan. Hier zetten we uiteen wat het formulier eigenlijk is, wanneer u het tegenkomt en welke fouten steeds terugkeren.

Wat de eigen verklaring werkelijk is

UEA staat voor Uniform Europees Aanbestedingsdocument, in Europese context bekend als ESPD (European Single Procurement Document). Het is een voorlopige verklaring dat u voldoet aan de geschiktheidseisen van de aanbesteding en dat er geen uitsluitingsgronden op u van toepassing zijn.

Geschiktheidseisen zijn de eisen die de aanbestedende dienst aan u als inschrijver stelt om überhaupt aan de aanbesteding mee te mogen doen, bijvoorbeeld met betrekking tot financiële en economische draagkracht, ervaring en technische bekwaamheid. Met het UEA verklaart u eerst alleen dat u aan de eisen voldoet. De feitelijke bewijsstukken volgen later.

Het formulier is EU-breed gestandaardiseerd. Het is gebaseerd op een gemeenschappelijk EU-model, zodat een inschrijver in Nederland, Duitsland of Noorwegen hetzelfde formulier met dezelfde velden invult. Het is dus geen Nederlandse uitvinding, maar een Europese regeling. Handig om te weten als u aanbestedingen in andere landen overweegt.

Waarom het bestaat

Het doel is iedereen papierwerk te besparen. In plaats van dat elke inschrijver bij aanmelding een stapel certificaten aanlevert, verklaart u eerst dat aan de eisen wordt voldaan.

Vervolgens hoeft in de regel alleen de inschrijver aan wie de opdracht daadwerkelijk gegund wordt de volledige bewijsstukken over te leggen, voordat het contract getekend wordt. Dat verlaagt de drempel om mee te doen, zeker voor mkb-bedrijven die anders veel tijd zouden steken in documentatie voor een opdracht die ze misschien niet winnen.

Wanneer u het UEA daadwerkelijk tegenkomt

Het UEA is verplicht bij aanbestedingen boven de Europese drempelwaarde, de grotere aanbestedingen die EU-breed via TED moeten worden aangekondigd. In Nederland worden deze via TenderNed gepubliceerd en vallen ze onder de Aanbestedingswet 2012. De drempel wordt periodiek herzien.

Voor 2026–2027 liggen de EU-drempelwaarden voor leveringen en diensten op 140.000 euro voor de centrale overheid en 216.000 euro voor decentrale overheden. Voor werken is de drempel 5.404.000 euro. Ligt de opdrachtwaarde daarboven, dan bevindt u zich vrijwel zeker in UEA-gebied.

Onder die grenzen wordt het UEA doorgaans niet gebruikt, maar de aanbestedende dienst kan ook bij kleinere aanbestedingen om een lichtere eigen verklaring vragen. Kijk altijd in de aanbestedingsstukken wat er in uw specifieke aanbesteding wordt gevraagd.

Waar velen struikelen

Dit zijn de fouten die we steeds weer zien:

• Onvolledig invullen. Velden blijven leeg, of vragen worden overgeslagen. Een half ingevuld formulier kan op zichzelf al leiden tot uitsluiting.
• Vergeten van partijen waarop u een beroep doet. Doet u een beroep op een onderaannemer of moederbedrijf om aan eisen op het gebied van bijvoorbeeld financiële draagkracht of ervaring te voldoen, dan moeten ook zij hun eigen UEA indienen. Dit wordt vaak vergeten, en dan sluit de inschrijving niet meer op zichzelf.
• Verouderde informatie. Cijfers, functies en certificaten die niet meer kloppen. De verklaring moet de situatie beschrijven zoals die nu is.
• Wachten tot het laatste moment. Het formulier kost de eerste keer meer tijd dan mensen denken, zeker als u nog verklaringen van andere partijen moet ophalen.

Hoe u het veilig aanpakt

Lees de geschiktheidseisen voordat u begint met invullen, zodat u weet wat u werkelijk verklaart. Het gaat om de eisen achter het formulier, niet om het formulier zelf.

Houd de bewijsstukken op de achtergrond klaar, ook al levert u ze nog niet in. Wint u de opdracht, dan moet u actuele certificaten snel kunnen overleggen, en het scheelt enorm als ze al verzameld zijn.

Doet u een beroep op andere partijen, zorg er dan voor dat zij hun eigen UEA tijdig invullen en ondertekenen. En trek voor de allereerste keer meer tijd uit dan u denkt nodig te hebben. De volgende keer gaat het sneller.

Tot slot

De eigen verklaring is niet moeilijk, maar wordt makkelijk onderschat. Het is een Europees formulier met een simpele logica: eerst verklaren, later bewijzen. Besteed er wat tijd aan, dan voorkomt u dat een verder sterke inschrijving sneuvelt op een formaliteit.

Wij van Cobrief praten graag met u over hoe u het aanbestedingswerk vanaf het eerste formulier eenvoudiger kunt maken.