Moeten kleine bedrijven inzetten op aanbestedingen?

"Aanbestedingen zijn toch vooral iets voor de grote partijen." Dat is een van de meest gehoorde redenen die kleine bedrijven geven om niet mee te doen aan een aanbesteding. Maar dat beeld klopt minder goed dan veel mensen denken. We nemen hier vier van de meest voorkomende mythes en kijken wat er werkelijk geldt.

Mythe 1: "Het is te veel papierwerk"

Papierwerk is een reële drempel geweest, en juist daarom zijn de regels aangepast. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) zorgt ervoor dat u niet meteen alle bewijsstukken hoeft in te leveren. U verklaart eerst dat aan de eisen is voldaan, en in de regel hoeft alleen de winnaar aan het eind alles te onderbouwen. De drempel om mee te doen ligt lager dan vroeger.

Mythe 2: "De opdrachten zijn te groot voor ons"

Grote opdrachten bestaan, maar ze hoeven niet als één groot pakket op de markt te komen. Bij aanbestedingen boven de drempelwaarde heeft de aanbestedende dienst de plicht om te overwegen de opdracht op te splitsen in kleinere percelen, onder meer zodat kleinere ondernemers kunnen meedoen. Kiest de dienst ervoor niet te splitsen, dan moet dat worden gemotiveerd. De regel komt uit de Europese aanbestedingsrichtlijn (2014/24/EU, artikel 46) en is in Nederland vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012. Dat betekent dat u vaker dan vroeger kunt inschrijven op een deel waarvoor u wel capaciteit hebt.

Mythe 3: "De gevestigde partijen winnen toch"

Het klopt dat sommige leveranciers vaak winnen. Maar de aanbestedende dienst moet de inschrijving kiezen op basis van de vastgestelde gunningscriteria, niet op basis van wie het grootst of het bekendst is. Bent u sterk op een subcriterium dat zwaar meetelt, dan kunt u een grotere partij verslaan. Lokale aanwezigheid, flexibiliteit en specialistische kennis zijn vaak voordelen die kleine bedrijven hebben.

Mythe 4: "Ons bedrijf is te jong om te kwalificeren"

Veel aanbestedingen stellen geschiktheidseisen aan ervaring, bijvoorbeeld dat de inschrijver een bepaald aantal vergelijkbare opdrachten moet hebben uitgevoerd, of een bepaald aantal jaren in een vakgebied actief moet zijn geweest. Voor een pas opgericht bedrijf lijkt dat een gesloten deur: het bedrijf heeft de historie niet, ook al werken de mensen erin al jaren in het vak.

Maar de oprichtingsdatum van het bedrijf en de kennis in het bedrijf zijn twee verschillende dingen, en de regels zijn minder absoluut dan veel mensen denken. De aanbestedingsrichtlijn staat de aanbestedende dienst toe om bewijs te vragen van de opleiding en beroepskwalificaties van de mensen die het werk daadwerkelijk uitvoeren, niet alleen van het bedrijf als rechtspersoon. Geschiktheidseisen moeten bovendien proportioneel zijn, dus niet strenger dan de opdracht vraagt.

Noorwegen levert een bruikbaar voorbeeld. De Noorse inkoopautoriteit DFØ schrijft in haar handreiking voor de inkoop van adviesdiensten dat pas opgerichte leveranciers de vereiste ervaring kunnen aantonen door te verwijzen naar ervaring die de aangeboden personen of resources hebben opgedaan in dienst van anderen dan de leverancier. DFØ adviseert inkopers ook om de ervaring van medewerkers even zwaar te laten wegen als die van het bedrijf zelf, omdat ervaringseisen anders startende bedrijven kunnen buitensluiten. Het Noorse klachtenorgaan voor overheidsopdrachten, KOFA, heeft precies dit beoordeeld. In zaak 2023/1152 was de gekozen leverancier een betrekkelijk jong bedrijf, en het college ging ervan uit dat een geschiktheidseis over ervaring niet uitsluit dat ervaring meetelt die de medewerkers elders hebben opgebouwd. Noorse uitspraken binden Nederlandse aanbestedende diensten niet, maar ze berusten op regels uit dezelfde richtlijn.

Dat betekent niet dat alles kan. De aanbestedende dienst mag nog steeds eisen stellen aan de ervaring van het bedrijf zelf, en elke aanbesteding moet concreet worden gelezen. Maar het betekent wel dat een jong bedrijf met ervaren mensen minder vaak kansloos is dan de eisenlijst kan doen vermoeden. Ons advies: onderbouw de ervaring van uw sleutelpersonen concreet (cv's en referentieprojecten van eerdere werkgevers), en is de eis geformuleerd als absolute bedrijfservaring, stel de vraag dan vóór de vragentermijn aan de aanbestedende dienst: kan de ervaring van de aangeboden sleutelpersonen aan de eis voldoen? De vraag kost niets, en het antwoord wordt voor iedereen onderdeel van de aanbestedingsstukken.

De EU trekt dezelfde kant op

Dit is geen nationale eigenaardigheid. De EU werkt actief aan het toelaten van kleine en middelgrote bedrijven, onder meer juist via het opsplitsen in percelen en minder documentatie in de eerste ronde. De denkwijze in dit artikel geldt daarom net zo goed voor een leverancier die in andere landen in Europa wil inschrijven.

Wat u zou moeten doen

Herkent u zich in een van de mythes, dan is er geen reden om op het perfecte moment te wachten. Zo komt u op gang:

Kijk wat er in uw vakgebied echt wordt uitgevraagd. Zoek in Cobrief op wat u levert. Veel ondernemers zijn verrast door het aantal aanbestedingen in hun eigen branche en regio. Zet gerust aanbestedingsmeldingen aan, dan hoeft u niet handmatig te kijken.
Lees de eisen voordat u tijd in de inschrijving steekt. Neem de aankondiging en de geschiktheidseisen vroeg door. Voldoet u eraan, of kan de ervaring van uw medewerkers meetellen, zoals hierboven beschreven? Is iets onduidelijk, stel de aanbestedende dienst dan vóór de termijn een vraag.
Let op percelen. U hoeft niet de hele opdracht te nemen. Is de aanbesteding opgesplitst, dan kunt u inschrijven op het deel waarvoor u capaciteit hebt.
Begin klein. Kies voor uw eerste poging gerust een kleinere aanbesteding. Bij de eerste gaat het net zo goed om het leren van het proces als om winnen.

Tot slot

Aanbestedingen zijn niet voorbehouden aan de grote partijen. De regels zijn juist gebouwd om er meer toe te laten: eenvoudiger documentatie in de eerste ronde, opsplitsing in percelen en geschiktheidseisen die in verhouding tot de opdracht moeten staan. De grootste barrière is vaak het idee dat het niets voor ons is.

Wij bij Cobrief praten graag over hoe een kleiner bedrijf kan beginnen met aanbestedingen.