Agileday en Cobrief: inschrijvingen op basis van actuele leveringsdata

Tenderteams kunnen nu de lastigste vragen van een aanbesteding beantwoorden zonder de tool te verlaten waarin de inschrijving wordt geschreven. Wie kunnen we aanbieden, zijn ze vrij als het werk begint, en wat hebben ze eerder geleverd? Voor een adviesbureau zijn die antwoorden het product: de mensen en hun expertise zijn wat het bureau verkoopt, aan private en publieke opdrachtgevers. De integratie van Agileday en Cobrief zet die antwoorden in de tool waarin de inschrijving wordt geschreven.

Cobrief is een aanbestedingstool die het hele aanbestedingsproces op één plek samenbrengt. Het waarschuwt je bij elke relevante aanbesteding en verkort de tijd die nodig is om te beoordelen en in te schrijven.

Agileday bevat de waarheid over de levering van een adviesbureau: competenties, cv's, allocaties en projecthistorie.

Tot nu toe schakelden tenderteams handmatig tussen die twee. Ze liepen collega's achterna voor cv's, controleerden beschikbaarheid in spreadsheets en kopieerden referenties uit oude offertes. Met de integratie leest Cobrief AI die gegevens tijdens het hele aanbestedingsproces rechtstreeks uit Agileday. Bureaus nemen betere bid/no-bid-beslissingen, schrijven betere inschrijvingen en houden hun consultants declarabel.

De integratie is live, getest en vanaf vandaag beschikbaar voor klanten van beide platforms.

Wat je vandaag kunt doen

Na het koppelen heeft Cobrief AI toegang tot je Agileday-gegevens over competentieprofielen, allocaties en beschikbaarheid, cv's en eerdere projectreferenties van consultants. Dat verandert drie onderdelen van het tenderwerk.

1. Analyseer de aanbesteding tegen de echte leveringscapaciteit. Cobrief heeft de eisen en gunningscriteria uit de aanbestedingsstukken al gestructureerd. Je kunt ze matchen met de vaardigheden die je hebt en de mensen die in de contractperiode beschikbaar zijn. Je ziet vroeg of de inschrijving winbaar en leverbaar is, en je kunt de verkeerde aanbesteding afwijzen voordat iemand er een dag aan besteedt.
2. Krijg aanbevelingen voor de teamsamenstelling. Cobrief AI stelt alternatieve consultantteams voor de inschrijving voor, op basis van competenties, ervaring en allocatie. Het laat ook zien waar elke consultant al is aangeboden in andere inschrijvingen of op een opdracht zit, zodat je altijd weet wie waar is toegezegd. De bid manager vergelijkt de opties en kiest de sterkste combinatie. Dat telt het zwaarst bij afroepen en minicompetities, waar benoemde consultants het meeste gewicht hebben.
3. Vul aanbestedingsdocumenten in met actuele gegevens. Consultantprofielen, cv's en referentiecases komen rechtstreeks uit Agileday, dus je begint met de nieuwste versie en weet wie beschikbaar is. Elke consultant kent het ritueel: het cv en de referentietekst zijn elke keer hetzelfde, maar moeten worden afgestemd op de eisen in de aanbestedingsstukken. Dat is het deel van Cobrief. Cobrief AI leest de eisen van de hele aanbesteding en plaatst de juiste competentie in het sjabloon van de aanbestedende dienst, afgestemd op wat die vraagt. Geen verouderde cv-versies, geen gezoek naar casebeschrijvingen van vorig jaar en geen handmatig kopiëren.

In de praktijk werkt het tenderteam in Cobrief en vraagt gewoon:

• "Welke van onze consultants voldoen aan de geschiktheidseisen in deze aanbesteding, en wie is daadwerkelijk beschikbaar vanaf de start van het contract?"
• "Stel twee alternatieve teams voor deze afroep voor en markeer iedereen die al is aangeboden in een andere inschrijving of op een opdracht zit."
• "Vul het cv-sjabloon van de aanbestedende dienst in voor deze drie consultants, afgestemd op de gunningscriteria in deze aanbesteding."
• "Wat zijn de boetes als we tijdens het contract een consultant moeten vervangen?"

"Het meest tijdrovende bij het inschrijven op raamovereenkomsten en afroepen is het vinden van beschikbare consultants die passen bij wat de klant vraagt. Nu we de Agileday-integratie hebben, doet Cobrief die eerste screening voor ons, en dat bespaart ons enorm veel tijd bij de eerste inventarisatie. Zo kunnen we onze tijd besteden aan het aanscherpen en kwalitatief borgen van de juiste consultants, in plaats van op de verkeerde plek." Kine Hjeltnes Ryen, Bid Manager bij Webstep

Aan de slag

Gebruik je beide al? Vraag je Agileday-beheerder om MCP in te schakelen en Cobrief toe te voegen als toegestane client. De installatiehandleiding staat in het helpcentrum van Cobrief.

Nieuw bij Agileday? Praat met een expert en ontdek hoe actuele leveringsdata je winkans vergroot.

Nieuw bij Cobrief? Probeer Cobrief gratis op cobrief.com.

Zo werkt het

Zowel Agileday als Cobrief heeft een MCP-server, gebouwd op het open Model Context Protocol waarmee AI-agents bedrijfssystemen veilig kunnen gebruiken. Vandaag maakt Cobrief AI verbinding met de MCP-server van Agileday en gebruikt het Agileday-gegevens in zijn eigen redeneringen en teksten. De installatie gebeurt één keer per werkruimte.

Beveiliging in het kort: elke gebruiker maakt verbinding met de eigen Agileday-login, en Cobrief AI ziet alleen wat die gebruiker in Agileday mag zien. Het leest gegevens vrij, en alles wat gegevens zou wijzigen, moet in het gesprek worden goedgekeurd. Je Agileday-beheerder houdt de controle: die kiest welke tools Cobrief AI mag gebruiken en wie nieuwe verbindingen mag goedkeuren. Cobrief synchroniseert of spiegelt je Agileday-gegevens niet. Cobrief AI haalt op wat nodig is wanneer een gebruiker erom vraagt. Alleen wat in het gesprek of in de inschrijving terechtkomt, wordt in Cobrief opgeslagen.

Beide bedrijven zijn ISO 27001-gecertificeerd en AVG-conform. Cobrief host klantinhoud in de EU/EER, versleuteld in rust en tijdens overdracht, en Agileday bewaart je gegevens in de regio die je kiest. Zie het Cobrief Trust Center en Agileday Security voor details.

Wat komt er: integratie in twee richtingen

Vandaag stromen gegevens van Agileday naar Cobrief. Hierna kijken we hoe Cobrief gegevens terug kan sturen, zodat een gewonnen aanbesteding het project in Agileday een goede start geeft.

Waarom het ertoe doet

Als de inschrijving wordt geschreven op dezelfde actuele gegevens waarop de levering draait, houden de beloften stand: de mensen die je aanbiedt zijn de mensen die beschikbaar zijn, en de referenties die je laat zien zijn referenties waar je achter kunt staan. Omdat Cobrief ook weet wat de aanbestedende dienst vraagt, zien tenderteams vroeg welke aanbestedingen passen bij de consultants die ze beschikbaar hebben. Tijd gaat naar het winnende argument in plaats van naar knippen en plakken, de levering start vanuit een realistisch plan, en elke consultant blijft declarabel.

Over Cobrief

Cobrief is een aanbestedingstool die het hele aanbestedingsproces op één plek samenbrengt. Het zorgt dat je meldingen krijgt voor elke relevante aanbesteding, werkt als projectmanagementtool voor elke inschrijving waaraan je organisatie werkt, en gebruikt AI om de repetitieve delen van het aanbestedingsproces te automatiseren. Cobrief is gebouwd in Noorwegen en wordt gebruikt door meer dan 3.000 bedrijven in de Noordse landen.

Over Agileday

Agileday is een AI-native platform voor professional services automation (PSA) dat sales, staffing, levering en financiën verbindt voor adviesbureaus en agencies met 50 tot 10.000 medewerkers. Het houdt consultantprofielen, cv's en referentiecases actueel, matcht competenties met openstaande rollen en geeft realtime inzicht in allocaties en bezetting. Agileday is gevestigd in Espoo, Finland, is ISO 27001-gecertificeerd en AVG-conform.