Cobrief comme avantage concurrentiel : – Dans un quotidien chargé, c'est incroyablement efficace

NoA Ignite a été l'un des premiers à adopter Cobrief. Près de deux ans plus tard, l'outil fait partie intégrante du quotidien, et c'est la clé pour à la fois soumettre et gagner plus d'appels d'offres.

– Le simple fait de pouvoir voir rapidement qui a soumis des offres pour l'appel d'offres par le passé, donne une bonne image de la concurrence. Cela nous fait gagner énormément de temps, dit Øyvind Aak, Senior Bid Manager et Partner Manager chez NoA Ignite.

Il explique qu'avant, il pouvait falloir des heures pour identifier qui avait soumis par le passé. Aujourd'hui, c'est fait en quelques minutes, voire quelques secondes, dans Cobrief.

NoA Ignite ayant une force commerciale « lean », il est important de bien prioriser les ressources. Chaque appel d'offres doit être évalué soigneusement : cela vaut-il la peine de soumettre ? Quelle est la probabilité de gagner ? – Cobrief nous aide à y arriver.

Nous gagnons beaucoup de temps dans les phases initiales, du temps que nous pouvons consacrer à ce qui compte vraiment : préparer et soumettre une offre gagnante, dit Aak.

Une contribution au développement

NoA Ignite a été l'un des premiers à se lancer avec Cobrief. Depuis le début de l'année 2024, l'entreprise a fourni des retours réguliers sur les fonctionnalités et les axes d'amélioration. L'équipe Cobrief a accueilli ces propositions à bras ouverts.

– C'était sympa de suivre l'évolution et de voir à quel point l'outil s'est amélioré en peu de temps, dit Henriette Vien, Client Operations Manager chez NoA Ignite.

Øyvind Aak acquiesce et ajoute : – Il s'est passé énormément de choses, et cela a été rapide. L'outil a évolué plus vite que nous n'avons réussi à adopter toutes les fonctionnalités, dit-il avec un sourire.

NoA Ignite est passé de processus lourds et manuels à la qualification, et à la disqualification, des appels d'offres en une fraction du temps. – Il est difficile d'imaginer comment nous travaillions avant, dit Øyvind Aak. Ici avec Henriette Vien.

Bâtir des solutions numériques pour toute la Norvège

NoA Ignite est un cabinet de conseil nordique avec environ 400 collaborateurs répartis entre Oslo, Stockholm, Copenhague, Helsinki et Wroclaw. L'entreprise fait partie de The North Alliance (NoA). NoA Ignite est spécialisée dans les produits et services numériques centrés sur l'utilisateur.

Parmi les solutions livrées par NoA Ignite, on trouve l'application Ruter, de nouveaux sites web, un nouveau parcours immobilier et une plateforme de services numériques pour Studentsamskipnaden i Oslo (SiO), et le projet AMK pour Vestre Viken helseforetak, qui permet aux opérateurs du 113 de voir les situations d'urgence en temps réel via la caméra du mobile.

NoA Ignite a aussi livré des projets lourds pour des sites comme Regjeringen.no et BaneNor.no, avec des solutions CMS avancées, des modèles de contenu et des intégrations complexes. – Regjeringen.no est en fait l'un des plus grands portails d'information au monde, et nous y travaillons à la fois sur la technologie et la structure du contenu, dit Vien.

Cobrief facilite l'évaluation et la contribution aux processus d'appel d'offres pour davantage de personnes chez NoA Ignite, et permet ainsi de saisir des opportunités qui auraient pu passer inaperçues.

– Pouvoir soumettre sur plus d'appels d'offres pertinents

Avant que Cobrief ne fasse partie du quotidien de l'équipe commerciale de NoA Ignite, le travail d'appel d'offres était marqué par des processus manuels et chronophages : les documents devaient être téléchargés, transférés, re-téléchargés et mis à disposition de plusieurs personnes.

L'équipe commerciale finissait par devenir une sorte de « gatekeeper » pour toute l'information relative aux appels d'offres publics. Ils consacraient beaucoup de temps à partager divers documents et fichiers entre les services en permanence.

– Maintenant, tout est partagé dans Slack via l'intégration Cobrief, donc tous ceux qui le souhaitent peuvent suivre, dit Aak satisfait. Le fait que davantage de personnes puissent désormais évaluer rapidement et de manière indépendante les appels d'offres fait que les opportunités potentielles sont toujours saisies.

– Ce n'est pas toujours l'équipe commerciale qui voit tout. Maintenant, un expert métier peut rapidement voir le potentiel d'un appel d'offres que nous aurions peut-être manqué. Cela nous permet en pratique de soumettre sur plus d'appels d'offres pertinents, dit-il.

– Incroyablement efficace

Il y a particulièrement deux fonctionnalités que le duo de NoA Ignite met en avant. – La page d'atterrissage de chaque appel d'offres est devenue un outil clé. On y obtient les critères d'évaluation, les informations clés et la valeur du contrat rapidement, sans avoir à ouvrir et lire tout le dossier d'appel d'offres, dit Vien.

Les fonctionnalités IA donnent aussi un gain concret en temps économisé. Le chatbot est utilisé pour trouver des détails dont la recherche pouvait auparavant prendre du temps, comme les exigences de présence locale, le type de contrat, les délais et dates ou les conditions particulières.

– Nous utilisons l'IA pour poser des questions concrètes. Dans un quotidien chargé, c'est incroyablement efficace. Maintenant, nous pouvons évaluer un appel d'offres rapidement. Peu de temps est gaspillé à se demander si c'est pour nous ou non, dit Vien.

– Des appels d'offres que l'on gagne réellement

Bien que NoA Ignite utilise aujourd'hui surtout Cobrief pour la qualification et la collecte d'informations, ils voient de plus grandes possibilités à l'horizon, en particulier dans l'IA et la réutilisation de réponses précédentes.

– Nous testons actuellement des suggestions de texte basées sur l'IA, à partir d'appels d'offres antérieurs. C'est une voie prometteuse, mais la qualité doit être au top. Vous ne gagnez pas avec quelque chose de « suffisamment bon », dit Aak.

Pour lui, il ne s'agit pas d'économiser du temps en phase de rédaction, mais d'utiliser le temps plus intelligemment. Il s'agit de couper tout ce qui est inutile au début, et d'investir l'énergie là où cela compte : rédiger une offre qui fait mouche.

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