Lyreco répond aujourd'hui à plus d'appels d'offres que jamais : – Un outil qui nous donne un solide avantage

– Pour nous, le marché des appels d'offres est extrêmement important. C'est pourquoi nous dépendons d'outils qui nous permettent de mieux travailler les processus d'appel d'offres, dit Patricia Patoka, bid manager chez Lyreco Norge.

Avec Cobrief à leurs côtés, Lyreco peut maintenant répondre à plus d'appels d'offres qu'avant. Avec Cobrief, ils ont aussi automatisé jusqu'à 50 pour cent de la sélection des produits.

– Nous pouvons consacrer plus de temps à des évaluations qualitatives et répondre à plus d'appels d'offres. Nous tenons régulièrement des réunions où nous faisons le point sur ce sur quoi nous travaillons, et de nouvelles demandes d'appels d'offres arrivent en permanence. Maintenant, nous pouvons travailler sur encore plus de dossiers en parallèle, livrer plus, mieux répondre aux besoins des clients, et gagner plus, dit Patricia Patoka.

Patoka fait partie de l'équipe Lyreco qui travaille sur les processus d'appel d'offres. Avec son collègue Bjørn Ove Asprem, elle explique qu'il n'est pas rare que l'équipe travaille sur un nombre à deux chiffres d'appels d'offres en parallèle, le marché public représentant une grande partie de cette activité.

– Les organismes publics sont des clients stables, et quand nous gagnons un contrat, il peut s'étendre sur quatre ans. Cela nous donne de la prévisibilité et une vision long terme, dit Bjørn Ove Asprem.

L'équipe bid de Lyreco veut être à la pointe de l'utilisation de l'IA dans le travail d'appel d'offres. Cobrief est absolument central pour y parvenir, expliquent les bid managers Patricia Patoka et Bjørn Ove Asprem.

Un groupe milliardaire

Lyreco est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de produits et services pour le lieu de travail. En Norvège, Lyreco a réalisé en 2024 un chiffre d'affaires de près de 2 milliards de couronnes.

Avec 21 magasins répartis dans le pays, beaucoup associent Lyreco aux magasins traditionnels de fournitures de bureau. Mais le grand moteur de l'activité norvégienne du groupe est le marché des entreprises, et les livraisons au secteur public.

Au siège norvégien de ce groupe familial à capitaux français se trouve une équipe dédiée qui ne travaille que sur les processus d'appel d'offres. Les marchés publics représentent l'essentiel de cette activité.

Ce sont des spécialistes qui connaissent à la fois la réglementation et les clients, et qui ont un objectif clair : gagner autant de contrats que possible.

– Nous livrons à des entreprises, des communes et des conseils régionaux dans tout le pays. Cela peut aller des cahiers et stylos aux produits d'entretien, mobilier de bureau ou solutions café. Tout ce qui est nécessaire pour faire fonctionner un lieu de travail ou une entreprise, dit Patricia Patoka.

Le souhait d'avoir plus de temps pour des analyses de risque approfondies

Le chemin vers un contrat signé est long. Gagner un appel d'offres, c'est bien plus qu'une question de prix.

Pour chaque consultation, Lyreco doit constituer une offre complète où ils ne montrent pas seulement les produits et les prix, mais documentent aussi les actions environnementales, la capacité de livraison, la qualité et le niveau de service.

L'avantage de ces contrats est qu'ils sont stables et de long terme, souvent quatre ans. En même temps, cela accroît la complexité. Il faut réaliser des analyses de risque approfondies. Beaucoup de choses peuvent se passer côté fournisseurs, évolution des prix et autres au cours d'une période contractuelle de plusieurs années.

Dans le même temps, il n'est pas toujours facile de libérer du temps dans un quotidien chargé pour effectuer ce

travail aussi en profondeur qu'on le souhaite toujours. Avec Cobrief, en revanche, du temps est libéré.

– Cela nous fait gagner énormément de temps

Chaque appel d'offres contient souvent entre 150 et 1 000 lignes de produits qui doivent être rapprochées des produits et des prix de Lyreco.

– C'est un travail énorme de sélectionner les bons produits et de les renseigner dans les formats demandés par l'acheteur, dit Asprem.

Ce processus était auparavant manuel et chronophage. Tout devait être rapproché et documenté à la main, ce qui prenait du temps précieux au détriment d'évaluations plus stratégiques. Pour rendre le processus d'appel d'offres plus efficace et garantir une meilleure qualité, Lyreco a adopté Cobrief à l'été 2024.

Cobrief nous aide à sélectionner automatiquement les bons produits, en s'appuyant sur des appels d'offres précédents et nos propres données produit. Il peut aussi proposer des réponses textuelles aux questions du dossier de consultation à partir de nos propres textes, dit Patricia Patoka.

– Nous évitons de passer des heures à refaire un travail déjà accompli. Cela nous fait gagner énormément de temps et nous permet de consacrer notre énergie à ce qui compte vraiment : la stratégie et la manière de gagner l'appel d'offres, ajoute Asprem.

Voir les appels d'offres disponibles pour fournitures de bureau.

– Un outil qui nous donne un solide avantage

Avec Cobrief à leurs côtés, Lyreco peut désormais répondre à plus d'appels d'offres qu'avant. Auparavant, l'équipe devait faire des arbitrages difficiles et écarter souvent certaines consultations. Il s'agissait peut-être d'appels d'offres qu'ils auraient pu gagner, mais la charge de travail globale faisait qu'ils étaient mis de côté.

Avec Cobrief, Patricia Patoka, Bjørn Ove Asprem et le reste de l'équipe qui travaille sur les appels d'offres ont automatisé jusqu'à 50 pour cent de la sélection des produits.

– Maintenant, nous pouvons faire une première évaluation plus rapidement et voir si un appel d'offres est pertinent ou non. Nous obtenons aussi une indication de prix plus précise tôt dans le processus, dit Patoka.

Pour Lyreco, la technologie et les solutions innovantes, dont Cobrief est un exemple, font partie d'une stratégie plus large pour faire évoluer l'entreprise.

– Les contrats issus d'appels d'offres sont stables et relativement long terme. De plus, nous voyons une attention environnementale toujours plus forte dans les appels d'offres, ce qui nous correspond bien puisque nous travaillons activement sur la durabilité. Avec Cobrief, nous gagnons à la fois plus de temps et une meilleure qualité dans nos réponses, ce qui nous renforce dans la concurrence, dit Asprem.

Lui et Patoka sont tous deux convaincus que l'usage intelligent de l'IA sera décisif à l'avenir.

– Nous devons utiliser les outils existants. Si nous ne le faisons pas, nous nous retrouvons soudain à deux longueurs derrière nos concurrents. Aujourd'hui, nous avons un outil qui nous donne un solide avantage, dit Patoka.