Comment Compass Group garde le contrôle total sur 300 appels d'offres par an

Chaque année, Compass Group et la division de nettoyage Eir Renhold répondent à plus de 300 appels d'offres. Des cantines des bases militaires aux services de nettoyage de certains des plus grands immeubles d'entreprise du pays, en passant par la restauration offshore et le Hard-FM jusqu'à la gestion complète des installations. Avec environ 10 000 collaborateurs répartis sur plus de 630 sites et un chiffre d'affaires global de près de 10 milliards de couronnes, c'est l'un des groupes FM les plus complets de Norvège.

Derrière ce portefeuille impressionnant d'appels d'offres, on trouve notamment Henriette Haugsnes, responsable planification et appels d'offres chez Eir Renhold, et Marcelle Mauritzson, bid manager pour la division food de Compass Group. Eir Renhold répond à elle seule à plus de 120 appels d'offres de nettoyage par an, et au niveau du groupe, le total atteint 300 à 350 réponses.

Cela signifie que les équipes soumettent des offres presque chaque jour.

Un risque élevé de manquer quelque chose dans un processus manuel

Les équipes disposaient d'un système qui fonctionnait : tous les appels d'offres étudiés étaient consignés dans un fichier Excel avec un suivi du statut, des responsabilités et des échéances. Les alertes arrivaient par e-mail depuis différents portails et devaient être déplacées manuellement dans la liste. Le problème se situait une étape plus tôt, dans la couche d'alerte elle-même.

– Le système d'alerte que nous utilisions envoyait parfois le même message plusieurs fois sur quelques jours, dit Haugsnes. – On ne savait alors plus si quelqu'un l'avait déjà pris en charge ou si on était sur le point de lancer un processus parallèle à côté d'un collègue. Si on oubliait d'enregistrer l'appel d'offres dans la liste, il disparaissait pratiquement. Pour nous assurer de ne rien manquer, nous avons mis en place de nombreuses procédures supplémentaires qui n'auraient en réalité pas dû être nécessaires.

En tant que groupe mondial, Compass Group a une approche structurée des appels d'offres qu'il privilégie. L'entreprise évalue chaque appel d'offres de manière globale, pas seulement en fonction de la valeur du contrat, mais aussi de la question de savoir si le cadre et les conditions favorisent une collaboration durable et prévisible dans le temps.

– Ces conditions peuvent être disséminées sur des centaines de pages, et les extraire prenait du temps que nous aurions préféré consacrer à l'offre elle-même, dit Haugsnes. – Il nous est arrivé d'être presque prêts à soumettre, puis de devoir nous retirer parce que les conditions contractuelles n'étaient pas compatibles avec ce dont nous pouvions répondre. C'est une situation que nous voulons éviter, et qu'une bonne visibilité dès le début du processus nous aide à gérer.

Contrôle total et évaluation qualité plus rapide

Avec Cobrief, le quotidien est différent. Toutes les alertes d'appels d'offres sont désormais regroupées dans une seule et même plateforme, qu'elles proviennent de portails de publication publics ou d'acteurs privés disposant de leurs propres portails. Chaque alerte n'apparaît qu'une seule fois, avec une responsabilité claire et un statut.

L'une des équipes d'appels d'offres les plus expérimentées de Norvège dans le facility management : Marcelle Mauritzson et Henriette Haugsnes chez Compass Group.

– Maintenant, nous écartons rapidement ce qui n'est pas pertinent, et ce qui l'est obtient un responsable immédiatement. Nous avons un contrôle total sur ce qui est dans le pipeline et qui est responsable de quoi, dit Haugsnes.

Les fonctions IA de Cobrief analysent automatiquement le dossier de consultation et regroupent en un seul endroit les critères d'attribution, les conditions contractuelles, les exigences documentaires et les éventuels signaux d'alerte. Cela donne à l'équipe une vue d'ensemble complète dès le début du processus et facilite considérablement l'évaluation de l'opportunité de participer, sans passer des heures à fouiller dans les documents.

– Nous obtenons une vue complète immédiatement. Cela nous permet de prendre des décisions éclairées sur notre participation, et nous évitons de découvrir des obstacles critiques à mi-chemin de la rédaction, dit Haugsnes.

Pour Marcelle Mauritzson, qui a rejoint Compass Group avec un parcours de rédactrice, c'est le temps de rédaction libéré qui compte le plus.

– Ce qui prend le plus de temps dans le travail d'appel d'offres, c'est la documentation interne : attestations fiscales, capacité financière, références. Ce que je trouve vraiment plaisant, c'est de rédiger l'offre elle-même. Nous devons construire un récit qui touche le client, et c'est ce qui fait gagner le contrat, dit Mauritzson.

– Maintenant, Cobrief me sort les informations dont j'ai besoin, ce qui me permet de consacrer mon énergie à rédiger une offre soignée et personnelle. Cela fait une grande différence au quotidien, ajoute-t-elle.

Gagner plus, perdre moins

Le volume d'appels d'offres est à peu près le même qu'avant. Mais la qualité est plus élevée, et le risque de manquer des opportunités a été réduit de manière significative.

– Il est plus difficile de perdre des appels d'offres aujourd'hui. Nous avons une vue d'ensemble complète dans Cobrief, et plus rien ne tombe entre les mailles du filet comme cela pouvait arriver avant, dit Haugsnes.

Le temps économisé sur le travail manuel est réinvesti dans de meilleures réponses.

– Le temps que vous libérez se retrouve dans la qualité de ce que vous livrez, dit Mauritzson.

Henriette Haugsnes et Marcelle Mauritzson de Compass Group avec Tellef Tveit, directeur commercial chez Cobrief.

Compass Group souligne également la collaboration avec Cobrief comme un facteur de réussite.

– Vous écoutez réellement nos suggestions. Le chemin entre le retour et les améliorations effectives du produit est très court. Et j'apprécie que vous soyez si proactifs et que vous veniez nous voir directement. Cela compte beaucoup pour la collaboration, dit Haugsnes.