Construire des alertes marchés précises sur les bonnes opportunités

De bonnes alertes marchés doivent vous faciliter le travail sur le BOAMP, le JOUE, PLACE et leurs équivalents nordiques comme Doffin, pas vous le rendre plus pénible. Pourtant, nous voyons régulièrement des fournisseurs abandonner leurs alertes au bout de quelques semaines, non pas parce qu'elles ne fonctionnent pas, mais parce qu'elles signalent trop. Les notifications saturent la boîte de réception, et les opportunités vraiment pertinentes se noient dans le bruit.

Nous avons vu beaucoup de configurations au fil des années, celles qui marchent bien et celles qui partent en vrille. Dans cet article, nous partageons ce que nous voyons fonctionner chez les fournisseurs qui ont construit des alertes réellement utiles.

Ce qu'une bonne alerte marchés doit vraiment faire pour vous

À la différence d'une recherche d'appels d'offres, où vous allez vous-même chercher des avis pertinents quand vous avez le temps, l'alerte est un outil passif qui pousse vers vous ce que vous avez demandé. Il est utile d'être au clair sur ce que vous voulez en tirer avant de commencer à configurer quoi que ce soit.

Une bonne alerte combine en général trois ou quatre filtres : des codes CPV et des mots-clés qui captent les avis pertinents, une zone géographique quand cela compte, et un score de pertinence basé sur le profil de l'entreprise. Il est utile de comprendre comment ces filtres interagissent : les codes CPV et les mots-clés élargissent la prise, car un avis est remonté s'il correspond soit à l'un de vos codes, soit à l'un de vos mots-clés. La géographie et le score de pertinence font l'inverse et resserrent. C'est le jeu entre ce qui élargit et ce qui resserre qui apporte la justesse, pas un filtre isolé.

Commencez par les codes CPV, mais ne vous arrêtez pas là

Les codes CPV sont la fondation de la plupart des configurations d'alertes, et il y a une raison à cela. Ils sont normalisés, et les acheteurs les utilisent sur tous les avis de marché. Mais ils sont aussi plus "grossiers" que vous ne le pensez.

Ce que nous voyons chez les fournisseurs avec lesquels nous échangeons, c'est qu'ils partent d'un ou deux codes qu'ils "croient" pertinents, puis ils sont surpris de ce qui passe à travers. Il existe environ dix mille codes CPV, et la même prestation peut se trouver sous plusieurs branches assez différentes. Un fournisseur de sécurité informatique peut trouver ses cibles aussi bien sous les services de conseil (codes 72) que sous les services aux entreprises (codes 79).

Cela peut valoir le coup de prendre un peu de temps pour parcourir l'arborescence CPV. Regardez ce qui se trouve à côté des codes auxquels vous aviez pensé en premier, et testez si certains donnent aussi des résultats pertinents.

Mots-clés et texte libre sont de bons outils de précision

Si les codes CPV vous donnent la largeur, les mots-clés vous donnent la précision. C'est là que vous pouvez attraper les projets spécifiques qui n'ont pas forcément reçu un code évident.

Par exemple : si vous travaillez dans le "bâtiment intelligent" ou "l'automatisation des bâtiments", vous pouvez attraper des avis tagués CPV comme des marchés de travaux classiques, alors que le contenu porte en fait sur l'automatisation. Il n'y a rien de fautif dans le codage de l'acheteur, mais le mot-clé tape souvent plus juste que le code seul.

Il vaut la peine de savoir comment fonctionnent réellement les mots-clés, car cela surprend beaucoup de monde. Chaque mot-clé est évalué séparément, et un avis remonte si le texte contient au moins un de vos mots. Vous ne pouvez donc pas exiger que "automatisation" et "intelligent" figurent tous les deux dans le même avis en les saisissant comme deux mots-clés : au contraire, vous recevez alors des alertes sur tout ce qui mentionne l'un ou l'autre. Cela signifie aussi que davantage de mots-clés élargissent l'alerte, ils ne la resserrent pas. Pour être plus précis, l'astuce est d'utiliser des mots ou expressions plus spécifiques, par exemple "automatisation du bâtiment" comme un seul mot-clé plutôt que "intelligent" et "automatisation" séparément (un mot-clé composé de plusieurs mots correspond lorsque ces mots se suivent). Le resserrement lui-même vient de la géographie et du score de pertinence, que nous abordons plus bas.

Géographie : faut-il filtrer beaucoup ou peu ?

Pour beaucoup de fournisseurs, la région compte. Si vous devez livrer physiquement sur place, il y a peu d'intérêt à recevoir des avis de régions où vous n'intervenez pas. Posez le filtre géographique dès le départ.

Il y a ici un point facile à mal comprendre : le filtre géographique dans Cobrief porte sur le lieu d'exécution, c'est-à-dire l'endroit où la prestation sera réellement livrée, et non l'adresse du siège de l'acheteur. Un acheteur situé en Île-de-France peut publier un marché à exécuter à Marseille, et inversement. Vous choisissez donc le lieu de la livraison, pas l'implantation de l'acheteur.

Pour d'autres, la géographie est presque sans objet. Services numériques, prestations de conseil et accords-cadres à portée nationale ne devraient pas être filtrés. Ces avis ne sont souvent rattachés à aucun lieu précis, il faut donc penser à inclure l'option "Sans localisation" dans le filtre géographique, sinon ils disparaissent. C'est l'un des pièges les plus fréquents que nous voyons : une entreprise se limite à sa propre région, oublie les avis sans localisation, et découvre plusieurs mois plus tard qu'elle a laissé passer un accord-cadre national.

Un bon point de départ est d'être large sur la géographie au début, puis de resserrer une fois que vous avez vu quel type de résultats arrive réellement.

Les pièges les plus fréquents

Quand nous passons en revue des configurations d'alertes avec des fournisseurs, les mêmes choses reviennent.

Le premier est trop de codes CPV. Quand la liste devient très longue, l'alerte devient si large qu'elle perd son objet. Vous recevez des avis sur tout ce qui se rattache à la même catégorie générale, et l'important se noie.

Le deuxième est l'inverse : un seul ou deux codes. Cela rassure, mais cela signifie presque toujours que vous passez à côté d'opportunités réelles codées un peu différemment de ce que vous supposiez.

Le troisième est que les filtres ne sont jamais mis à jour. Un fournisseur qui a lancé un nouveau service, ou qui s'est étendu à une nouvelle zone, garde souvent une alerte qui reflète encore sa situation d'il y a un bon moment.

Et le quatrième, sans doute le plus sous-estimé : ils ne testent jamais les filtres avant de les activer. Cela vaut la peine de regarder les avis publiés sur la période récente qui auraient été remontés, avant de laisser l'alerte tourner. Vous voyez vite si les filtres sont trop larges, trop étroits, ou juste un peu décalés.

Comment l'alerte s'améliore dans la durée

Vous n'aurez jamais les filtres parfaits dès le premier essai, et ce n'est pas le but. Ce que nous voyons fonctionner, c'est de considérer l'alerte comme quelque chose qui s'affine dans la durée.

Un geste simple est de noter brièvement quels avis vous ouvrez et exploitez, et lesquels vous écartez immédiatement. Après une période d'usage réel, vous avez une petite base de données qui vous dit où les filtres tapent juste et où ils manquent. Les ajustements deviennent alors concrets.

Pour ceux qui veulent un chemin plus facile, les alertes d'appels d'offres dans Cobrief sont construites autour d'un profil d'entreprise. Elles attribuent à chaque marché un score de pertinence selon sa correspondance avec votre profil, c'est-à-dire les codes CPV, les mots-clés et les acheteurs que vous avez priorisés. Le score s'utilise de deux façons : pour trier les marchés en plaçant les plus pertinents en haut, et pour fixer un seuil minimal afin que les marchés en dessous d'un certain score ne déclenchent aucune alerte. Vous pouvez ainsi atténuer le bruit sans avoir à modifier les codes et les mots eux-mêmes.

De la même manière, notre fonctionnalité de recherche d'appels d'offres reprend les mêmes filtres que l'alerte, ce qui vous permet de tester une configuration sur des données historiques avant de mettre l'alerte en production.

En conclusion

Une alerte marchés bien construite est l'un des rares investissements en travail d'offres qui paie chaque semaine pendant longtemps. Il faut juste un peu d'effort pour la mettre en place correctement, et un peu de réglage en cours de route. En Norvège spécifiquement, vous pouvez aussi suivre Doffin, l'équivalent du BOAMP côté norvégien, dont nous parlons plus en détail dans notre article sur Doffin.

Chez Cobrief, nous échangeons volontiers avec ceux qui veulent passer en revue leur configuration ensemble. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.